Организуй себя - [52]

5. Наличие таких аспектов электронной почты, как неформальность и возможность немедленно отвечать на входящую корреспонденцию, может привести к тому, что вы начнете пользоваться ею необдуманно и опрометчиво. Если вы не до конца уверены в том, что хотите сообщить, или же вас рассердило чье-то сообщение, возьмите себе за правило составлять ответное сообщение в автономном режиме и отправляйте его только в том случае, если полностью удовлетворены его содержанием. Следует также помнить о том, что та легкость, с которой можно отправлять сообщение, может привести к тому, что оно попадет не к тому адресату, которому оно первоначально предназначалось, что само по себе представляет собой потенциальный источник расстройств для неосмотрительного человека.

6. Тема сообщения должна быть четкой и ясной, чтобы адресату не составило труда понять смысл сообщения еще до его открытия. Если тема сообщения будет четко изложена в предметной строке, то, возможно, что ваше сообщение войдет в разряд тех, которые будут прочитаны адресатом в первую очередь.

7. Если вам кажется, что для оформления более сложных сообщений ваш текстовый редактор с его обширными возможностями подходит больше, чем средства оформления текста электронной почты, то вы смело можете воспользоваться им. Для этого в автономном режиме составьте сообщение с помощью текстового редактора и, убедившись, что оно полностью удовлетворяет вашим требованиям, скопируйте его в программу электронной почты. В качестве альтернативы этому методу вы можете отправить сообщение в текстовом редакторе как приложение к вашему электронному сообщению, если вы уверены, что ваш адресат имеет текстовый процессор, совместимый с вашим, и сможет открыть и прочитать это приложение.

8. Работая с электронной почтой, вы можете отправлять некоторые сообщения в мусорную корзину, не читая. Если содержимое заголовка сообщения позволяет вам считать, что оно не стоит прочтения, просто щелкните мышкой по кнопке «Удалить». Не надо тратить время на ненужные вам сообщения. Однако хочу вас предупредить, что некоторые современные версии электронной почты оснащены функцией уведомления о прочтении. Благодаря этой функции, отправитель сообщения при открытии его адресатом получает уведомление о его прочтении; и если вы не хотите обидеть его, то вам следует перед удалением сообщения хотя бы открыть его.

9. Создайте у себя на жестком диске четко индексированные папки для хранения тех сообщений, которые могут понадобиться вам в будущем с тем, чтобы при необходимости их можно было легко отыскать.

10. При посылке сообщений укажите, требуется ли на них ответ. Если ответ не требуется, то так об этом и напишите. В противном случае, получатели будут приписывать свой ответ в оригинал вашего сообщения, и отправлять его вам назад. По получении этого сообщения, на котором будет стоять уже не ваш адрес, а адрес вашего корреспондента, вам придется его открыть, что при наличии большого числа корреспондентов ведет к огромным потерям времени.

Как избавиться от «мусорной» электронной почты

Электронная почта еще хороша тем, что отправка сообщений 100 лицам едва ли будет стоить дороже отправки сообщения одному лицу. Когда вы поймете, что отправка одного краткого электронного сообщения стоит не намного дороже, чем отправка пространного письма, вы начнете понимать привлекательность рассылок. Существует две категории почты, от которых вы, возможно, захотите избавиться. К первому типу относятся так называемые рассылки. Это законные почтовые отправления, на которые вы когда-то подписались, но сейчас, по каким-то причинам решили отказаться от их дальнейшего получения. Как правило, данная категория включает в себя предварительно заготовленное сообщение на отказ от рассылки, которое вы можете использовать, чтобы исключить себя из списка подписчиков.

Ко второй категории относятся более вредные и назойливые почтовые отправления, которые вы получаете, не подписываясь на них. Здесь возникает вопрос, каким образом ваш адрес попадает в список получателей таких рассылок. Все очень просто, адреса пользователей Интернета автоматически собираются специальной программой с телеконференций или сайтов всемирной сети. Эта категория носит название «спам» и представляет собой все более усугубляющуюся проблему. Попытки удалить свой адрес из списка получателей этой «мусорной» почты, когда вы уже в нем находитесь, бесполезны.

Однако, руководствуясь нижеизложенной стратегией, вы сможете максимально сократить ущерб, ею причиняемый:

· Примите меры к тому, чтобы ограничить доступ к адресу вашей электронной почты. По возможности сократите область его использования. Если вы посылаете сообщения на телеконференции, постарайтесь за маскировать адрес вашей электронной почты таким образом, чтобы он успешно распознавался человеком, а автоматические сборщики адресов не могли его идентифицировать. Таким образом, имея первоначальный адрес [email protected], вы могли бы, например, трансформировать его в [email protected].

· Используйте программное обеспечение вашей электронной почты с тем, чтобы отфильтровывать нежелательные для вас сообщения. В программе «Outlook Express» есть средство, которое позволяет блокировать электронные адреса, от которых вы не желаете получать почтовые отправления. При совпадении адреса сообщения с одним из адресов в списке блокируемых отправителей данное сообщение будет автоматически отправляться в папку «Удаленные». Таким же образом вы можете настроить свою почту в отношении сообщений, содержащих в предметной строке слово, входящее в составленный вами список нежелательных слов. Полная версия Outlook содержит более совершенные средства блокировки (рис. 9. 1).