Организуй себя - [51]

В данной главе мы порассуждаем над тем, как избежать потенциальных проблем и наиболее эффективно воспользоваться возможностями, предоставляемыми этим продуктом. Данная книга не ставит своей целью полное ознакомление с работой Интернета тех, кто только желает вступить в широкие ряды его пользователей. Но новичкам не стоит пугаться. Инсталляция программного обеспечения Интернета требует минимальных компьютерных знаний и действий со стороны пользователя; а такие программные пакеты, как «Internet Explorer» (браузер Интернет) и «Outlook Express» (электронная почта) обеспечат вас всеми необходимыми справочными сведениями по использованию своих возможностей. Для тех, кто захочет пойти дальше, существует целая библиотека справочников и учебников по работе с Интернетом.

Электронная почта

Если вы еще не используете электронную почту для ведения деловой переписки, то вам, наверное, пора об этом подумать. Электронная почта представляет собой одну из самых простейших прикладных программ. Даже новичок может овладеть ею за час или два. Она обладает следующими качествами:

· Быстрота. Вы можете отстучать электронное сообщение и доставить его до места назначения в считанные секунды, при этом нет нужды беспокоиться о принтере, конвертах и почтальоне. Вспомогательные документы, электронные таблицы, чертежи и даже видео можно отправлять по электронной почте как приложения к сообщению при условии, что у получателя имеется программное обеспечение, позволяющее их открыть.

· Неформальноть. С электронной почтой вы можете забыть о правилах написания писем и составления служебных записок, так как базовая структура составления служебных записок составным элементом входит в пакет электронной почты. Теперь вам не стоит волноваться о том, исписана или не исписана вся страница. Сколько слов в сообщении: три или триста, значения не имеет.

· Простота операций по хранению или удалению. При условии, что вы правильно настроили свою систему, вы можете тут же сохранить ваше сообщение, если оно того заслуживает. Те сообщения, которые не требуют сохранения, гораздо легче бесследно удалить, так как никто не видел их на бумаге.

Разницы между работой электронной почты в сети компании (интрасеть) или Интернете практически нет. Программное обеспечение вашего компьютера связывается с программным обеспечением удаленного компьютера (то есть сервером сети компании или почтовым сервером Интернет-провайдера) с тем, чтобы передать сообщение, которое вы желаете отправить или получить с адресом почтового ящика вашей электронной почты. Конечно, для того, чтобы связь не была односторонней, вы должны знать адреса других пользователей электронной почты. Если ею большинство ваших респондентов еще не обзавелись, ее освоение вряд ли принесет вам большую пользу. Однако в наше время это становится все менее вероятным; а все большие и большие массы народу и организаций проникаются предоставляемыми электронной почтой преимуществами.

Десять советов по эффективному использованию электронной почты

1. Относитесь к входящим электронным сообщениям в соответствии с рекомендациями, изложенными в главе 4 в отношении входящих бумажных документов. Сразу же как только вы ознакомитесь с содержимым своего почтового ящика, предпримите нужные действия в отношении входящих сообщений (отправьте в мусорную корзину, примите к обработке, отошлите, отправьте на хранение, определитесь в отношении дальнейших действий).

2. Не позволяйте входящим электронным сообщениям становиться источником отрыва вас от выполнения задач, которыми вы занимаетесь в настоящее время. Тот факт, что электронная почта является средством установления незамедлительной связи, еще не значит, что вы должны немедленно все бросить и начать отвечать на поступившее сообщение. В отличие от телефонной связи или других помех, сообщения электронной почты могут оставаться в ящике входящих сообщений до тех пор, пока вы не будете готовы заняться ими. Опытные пользователи эффективно используют такой аспект электронной почты, как независимость от времени. Они отключают все сигналы автоматического извещения о входящих сообщениях и занимаются их разборкой раз или два в день, когда у них нет более приоритетных задач.

3. Поиск электронных адресов — дело утомительное. Конечно, существуют специальные директории и поисковые средства, но они несовершенны, так как регистрация адреса электронной почты — дело добровольное и зависит от каждого индивидуума, ей пользующегося. Звонить кому-то по телефону, чтобы узнать его электронный адрес, представляется просто насмешкой над этим замечательным технологическим достижением, поэтому возьмите себе за правило регистрировать каждый электронный адрес, который может пригодиться вам в будущем. Прикладная программа «Outlook Express» предоставляет в ваше распоряжение поисковое средство с несколькими онлайновыми директориями, а также возможность автоматического запоминания каждого электронного адреса, на сообщения которого вы отвечаете.

4. Нормальный вариант пользования электронной почтой предполагает наличие только одного адреса. С ростом числа бесплатных Интернет-провайдеров возросла и тенденция заводить более одного адреса электронной почты. Здесь есть рациональное зерно, если один адрес вы будете использовать для делового общения, а другой для личной переписки. Однако наличие двух или более адресов для делового общения нежелательно; это может привести к тому, что вы будете тратить уйму времени, перескакивая из одного почтового ящика в другой, в поисках важных для вашей работы сообщений. Кроме того, наличие нескольких почтовых ящиков будет вводить в заблуждение ваших партнеров.