Организованный ум - [20]
Человек с жадностью ищет знания, и эта страсть может оказываться причиной фантастических успехов и громких провалов. Случается, что это отвлекает от дел – или увлекает и затягивает на всю жизнь. Иногда знания обогащают жизнь, иногда оказываются бесполезными и только сбивают с толку: скажем, истории из бульварной газетки чаще всего относятся ко второму типу (может быть, за исключением случаев, когда вы журналист и работаете в подобном издании).
Успешные люди мастерски отделяют важные знания от бесполезных. Но как они это делают?
Разумеется, зачастую используют целую армию ассистентов, обеспечивающих им возможность концентрироваться на текущем моменте и достигать успеха. Смартфоны и разнообразные программы отлично помогают организовывать информацию. Однако чтобы категоризировать ее в максимально полезном формате, соответствующем устройству нашего мозга, необходима скрупулезная работа, которую способен выполнить только человек.
Большинство успешных людей ежедневно тратят время на так называемую активную сортировку; медсёстры скорой помощи, особенно в медицине катастроф, называют подобную работу «триаж[75] пациентов», или определение приоритетов. Термин происходит от французского trier, что значит «сортировать, просеивать, классифицировать». Наверняка и вы регулярно делаете нечто подобное, хотя и не называете это активной сортировкой. Речь об умении отделять то, что актуально в эту минуту, от всего, что пока не так важно. Это реализуется множеством разных способов, и вряд ли можно выделить какой-то один, самый правильный. Число категорий может меняться; кому-то приходится заниматься такой сортировкой чаще, кому-то реже, может, даже не каждый день. Так или иначе, этот процесс крайне важен для каждого стремящегося быть организованным, эффективным и продуктивным.
Несколько лет я работал личным ассистентом одного успешного бизнесмена, Эдмунда Литтлфилда. Он был СЕО[76] компании Utah Construction (позже переименованной в Utah International), которая построила плотину Гувера и многие другие сооружения по всему миру, включая половину туннелей и мостов к западу от Миссисипи. Во время моей работы у Литтлфилда он был также членом советов директоров General Electric, Chrysler, Wells Fargo, Del Monte, Hewlett-Packard. Это был человек фантастического интеллекта, он прекрасно разбирался в бизнесе и удивлял скромностью. Литтлфилд был щедрым ментором. Наши взгляды не всегда совпадали, но он неизменно с уважением относился к чужому мнению и старался вести обсуждение, опираясь на факты, а не на эмоциональные оценки. В самом начале моей работы ассистентом он научил меня делить входящую почту на четыре категории:
1. Все, что требует немедленных действий и решений. Сюда относится корреспонденция из офиса, от партнеров, а также счета, юридические документы и пр. Затем он сортировал эту группу документов по степени срочности и решал, чем займется сегодня же, а что можно отложить до завтра.
2. Важные дела, но не срочные. Мы называли эту группу «открытые вопросы». Сюда попадали, к примеру, инвестиционные отчеты, которые нужно было просмотреть; статьи, которые стоило прочесть; напоминания об очередном плановом техосмотре автомобиля, приглашения на вечеринки или мероприятия, запланированные не на ближайшие дни, и тому подобное.
3. Вещи не особенно важные, которые можно отложить, но все же нельзя игнорировать. В основном это каталоги продукции и журналы.
4. Мусор.
Время от времени Эд просматривал то, что накапливалось в каждой из стопок, и снова сортировал. Разумеется, в разных случаях число групп и подгрупп может быть другим. У одного из успешных людей система классификации состояла всего из двух категорий: оставить и выбросить. У другого система распространялась вообще на всю информацию, от полученных по почте материалов до рабочей переписки, как в электронной, так и в бумажной форме. Категории, созданные Литтлфилдом, можно подразделить на подгруппы для отдельных проектов, хобби, домашних дел и так далее.
Некоторые материалы хранились в стопках на столе, другие в папках или в памяти компьютера. Сортировка информации – мощный инструмент, помогающий не отвлекаться от важных дел, добиваться лучшей эффективности, причем и в практических делах, и в интеллектуальных. Определив приоритеты, начав работу и твердо зная, что сейчас вы заняты тем, что важнее всего, вы серьезно выигрываете: остальное может подождать, а вот на этом нужно сейчас сфокусироваться, и теперь нет опасений, будто что-то важное забыто.
Существует убедительное и понятное объяснение причин, по которым активная сортировка дает такие результаты. Фундаментальный принцип организации умственной деятельности, помогающий не забыть и не упустить ничего существенного, заключается в том, чтобы перестать занимать мозг задачами по организации работы и переложить это на внешние ресурсы. Если удается частично или полностью освободить его, мы начинаем делать существенно меньше ошибок. И дело не в ограниченных возможностях мозга, а в самих принципах работы механизмов хранения информации в памяти и извлечения при необходимости: эффективность этих механизмов может снижаться, когда приходится иметь дело сразу с несколькими задачами, относительная важность которых не определена. Активная сортировка – один из прекрасных способов использовать внешний мир для организации умственной деятельности: нужные сведения хранятся вот
