Организация выставочной деятельности - [44]

Известную роль играет и тип стенда. Классификация стендов предполагает существование двух групп:

а) стенды, расположенные в закрытом помещении (павильоне);

б) стенды, расположенные на открытом воздухе. Стенды в закрытом помещении представлены следующими типажами:

1. Линейный стенд, наиболее распространенный. У такого стенда имеется лишь одна лицевая сторона. Он выходит лицом только на один проход, что не способствует концентрации внимания клиентов.

2. «Визави» состоит из двух расположенных друг против друга стендов. Его компоненты – как правило линейные стенды. Это обеспечивает два выхода в один проход и усиленное воздействие на публику. Однако при неправильном поведении стендистов оба стенда могут восприниматься как экспозиции от разных фирм. А кроме того, при плохо спланированной работе стендистов понадобится вдвое больше людей, чем для обслуживания любого другого стенда.

3. Угловой стенд. Обладает двумя сторонами для размещения экспозиции, легко встраивается в пространство павильона и обеспечивает доступ сразу к двум проходам.

4. «Полуостров». Имеет три лицевые стороны, но лишен стен, в силу чего более удобен для презентаций и иных рекламных акций.

5. «Остров». Обеспечивает полный контроль над окружающей территорией, поскольку все его стороны открыты для работы с посетителями.

6. «Сквозной». Не имеет двух стен, в силу чего дает два выхода на проходы и предоставляет неплохой обзор.

Стенды на открытом воздухе образуют два типажа, одинаково выгодных при демонстрации крупного оборудования, инструментов в работе и т. д. Такие стенды являются открытыми либо закрытыми (с прозрачными и непрозрачными стенами).

Размер и тип стенда влияют на число задействованных в проекте сотрудников фирмы-экспонента и степень их активности. Принято считать, что для успешного функционирования экспозиции в радиусе 2 м от центра экспозиции необходимы два стендиста, затем еще один на каждые последующие 3 м, а также по человеку на каждые 12 кв. м общей площади.

От активности стендистов, пожалуй, на 50 % зависит способность стенда привлекать посетителей. Одним из трюков, который позволяет стендистам собрать толпу, является «работа с куклой».[54] Это означает, что фирма нанимает двух достаточно зрелых и представительных промоутеров, которые по сценарию изображают посетителей, оживленно беседующих со стендистом-консультантом. Тот охотно отвечает на вопросы «посетителей», отдавая указания остальным стендистам продемонстрировать те или иные экспонаты, в том числе показать товары в действии. Эти двое послужат своеобразной «затравкой», которая привлечет настоящих посетителей: именно с такой «затравки» растет толпа вокруг стенда. Поведение промоутеров должно служить эталоном для гостей стенда: посетители в присутствии раскрепощенных и вместе с тем деловитых «гостей», станут живее интересоваться экспозицией и смелее задавать больше вопросов, причем – вопросов по существу.

8.2. Деятельность референта

Круг задач секретаря-референта охватывает следующие сферы выставочного общения между экспонентом и клиентурой:

а) стенография выступлений (с помощью звукозаписывающей техники или конспективно, посредством авторучки);

б) подготовка и сортировка речей экспонента;

в) внесение импровизационной правки в речи экспонента, составление новых высказываний в зависимости от развития ситуации на выставке;

г) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний посетителей, гостей и организаторов выставки;

д) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний руководства и сотрудников стенда, чтобы улучшить работу экспозиции и/или оптимизировать послевыставочный процесс;

е) подготовка и сортировка иной документации, в том числе юридической (тексты предварительных договоров), технической (инструкции), деловой (коммерческие предложения), рекламной (буклеты и т. д.);

ж) прием от посетителей визиток, иных опознавательных знаков и документов, хранение полученного и предъявление его руководству по первому требованию;

з) раздача визиток, фиксирование контактной информации, суфлирование руководства и стендистов, иное участие в переговорном процессе;

и) обеспечение сохранности всех наличествующих документов, их сортировка по клиентам и заказам, доставка в офис компании ответственному лицу для последующей работы.

8.3. Технический персонал

Обязанности технического персонала кратко перечислялись выше: это демонстрация техники в рабочем состоянии, контроль за исправностью функционирования оборудования на стенде и экспонатов, диагностика и ремонт возможных неисправностей, техническое консультирование клиентов. Наибольший объем работ ложится на технический персонал в подготовительный период, когда сотрудники данной категории принимают активное участие в застройке стенда, монтаже рекламных и прочих конструкций, пуско-наладке демонстрационных образцов, проверке исправности электросетей питания и телекоммуникационных сетей. Детально задания для техников и инженеров оговариваются во временной должностной инструкции, выписываемой на период выставки и формулируемой в соответствии с трудовым договором между данным сотрудником и организацией-экспонентом.