Организация выставочной деятельности - [15]

Если известность важна, но фирма ориентирована на территориально ограниченный рынок, то предпочтение отдается выставкам престижным, но региональным или даже местным. Следует отметить, что в обозримом будущем именно региональные и местные выставки окажутся в наибольшем фаворе у экспонентов. Дело в том, что посетители в основной своей массе (порядка 46 %) предпочитают именно местные и региональные мероприятия, причем по вполне банальной причине – сюда проще добраться. Между тем экспоненты пока не обращают внимания на данную тенденцию и, продолжая упорствовать, стремятся демонстрировать свой товар в столице (до 54 %).[32] Отчасти такое близорукое упорство объясняется отсутствием в регионах приличных выставочных центров и развитой выставочной инфраструктуры. Однако подавляющее большинство заказчиков сосредоточено в регионах.

Эту мысль подтверждают результаты маркетинговых исследований. Ежегодно число российских экспонентов распределяется следующим образом: в Москве – 22 %, в регионах – 62 %, в зарубежье (ближнем и дальнем) – 16 %. Число посетителей распределяется иначе: в Москве – 18 %, в регионах – 69 %, в зарубежье (ближнем и дальнем) – 13 %. То есть ставка делается именно на регионы.[33]

Единственное, в чем экспоненты и посетители единодушны, – это размер выставки. Экспоненты находят удобными и престижными крупные выставки (82 % от общего числа). Посетители тоже предпочитают крупные выставки (63 %), но несколько по иной причине: таковые удобны, интересны и информативны. И тем не менее в 48 % случаев посетителями отдается предпочтение близлежащим крупным выставкам, нежели столичным. Отметим также тот парадоксальный факт, что 5 % посетителей все равно, в каких выставках участвовать, если только это мероприятие может продемонстрировать нужную продукцию на выгодных условиях. А вот число экспонентов, одинаково лояльных к любому виду выставок, если только мероприятие обещает большую публику, составляет лишь 3 %.[34] Перевес свидетельствует о некотором снобизме экспонентов, а отчасти и о безразличии их к проблеме привлечения новых клиентов.

4.4. Оценка экономической отдачи от участия в выставке

С выбором выставки тесно связана процедура оценки тех выгод, которые сулит участие в ней. Существуют три вида оценки:

а) желаемая ожидаемая выгода;

б) прогнозируемая заложенная в бюджет будущих доходов предприятия сумма;

в) найденная по бухгалтерским документам совокупная величина фактически полученных доходов. В настоящем пункте речь пойдет исключительно о желаемой ожидаемой выгоде. Ее величина выясняется не путем прогнозирования (то есть не из потребностей выставки), а исходя из насущных потребностей предприятия.[35]

Сказанное означает, что руководство фирмы – пока еще без учета грядущих затрат – задается вопросом, какое увеличение чистой прибыли следует получить в конце нынешнего (вариант: следующего) финансового года, чтобы сохранить устойчивое положение на рынке при известных условиях. Под известными условиями подразумеваются конкретные обстоятельства, в которых оказался бизнес. Сюда относятся:

• темпы инфляции;

• стабильность/нестабильность национальной валюты;

• стабильность/нестабильность иностранной валюты (евро, доллар), в которой деноминирована часть активов компании;

• степень изношенности основных производственных фондов;

• уровень конкуренции и т. д.

Анализ перечисленных выше факторов дает основания полагать, что фирма нуждается для достижения стабильности и процветания в повышении чистой прибыли на Х%, что составляет Y рублей. Следовательно, от задуманного выставочного мероприятия требуется обеспечить контракты, доходность которых покроет некую оптимальную долю суммы Y рублей и составит Z рублей. Сумма Z рублей и является желаемой ожидаемой выгодой.

Впоследствии финансовые аналитики компании должны провести исследование (прогнозирование), которое покажет, какую реально выгоду способно принести данное мероприятие. Одновременно будет составлена рабочая смета выставки. Разность между прогнозируемым доходом и запланированной себестоимостью мероприятия дает величину предвычисленной прибыли. Руководству остается сличить желаемую ожидаемую выгоду (сумму необходимую) и предвычисленную прибыль (сумму, которую с наибольшей вероятностью удастся получить).

Целью выставочного мероприятия (одной из многих) является достижение такого уровня доходов, при котором желаемая ожидаемая выгода равняется либо даже несколько превосходит прогнозируемую прибыль. Стало быть, выбирать нужно такую выставку, которая – при старании, компетентности и потребных трудозатратах экспонента! – обеспечит заключение выгодных контрактов на сумму, достаточную для получения из нее в виде остатка желаемой ожидаемой выгоды.

4.5. Заявка на участие в выставке

Чтобы фирма смогла продемонстрировать свои образцы на ожидающейся в положенные сроки выставке, необходимо подать организатору выставки заявку с просьбой зачислить данное предприятие в состав участников (экспонентов). На основании принятой заявки производится регистрация нового участника.

Стоит заметить, что слово «заявка» использовано здесь несколько условно, поскольку в большинстве случаев экспонент имеет дело с пакетом заявочной документации. Последняя являет собой совокупность следующих документов: