Организация работы совета директоров: Практические рекомендации - [27]

В соответствии с Кодексом корпоративного управления РФ (в новой редакции) корпоративный секретарь является должностным лицом Общества, обеспечивающим соблюдение Обществом требований действующего законодательства, устава и внутренних документов Общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров. Деятельность корпоративного секретаря направлена на повышение эффективности управления компанией в интересах ее акционеров, повышение инвестиционной привлекательности Общества, рост его капитализации, увеличение доходности бизнеса.

В Казахстане, в соответствии с п. 12 ст. 1 Закона РК об АО, дано следующее определение: «корпоративный секретарь – работник акционерного общества, не являющийся членом совета директоров и (или) исполнительного органа общества, который назначен советом директоров общества и подотчетен совету директоров общества, а также в рамках своей деятельности контролирует подготовку и проведение заседаний собрания акционеров и совета директоров общества, обеспечивает формирование материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров общества, ведет контроль за обеспечением доступа к ним. Компетенция и деятельность корпоративного секретаря определяются внутренними документами общества».

Кроме того, в ст. 4–1 Закона РК об АО указано, что уставом публичной компании должно быть предусмотрено наличие должности корпоративного секретаря.

В Законе РК «О Фонде национального благосостояния» также имеется норма о том, что деятельность совета директоров Фонда национального благосостояния обеспечивается корпоративным секретарем, в том числе формирующим повестку дня заседания совета директоров и направляющим уведомления членам совета директоров о проведении заседания, и Фондом национального благосостояния.

В международной практике корпоративный секретарь играет роль представителя и защитника интересов акционеров. Его деятельность направлена не только на защиту прав, но и на обеспечение имущественных интересов акционеров, выражающихся в заинтересованности любого акционера как в росте капитализации компании, так и в повышении эффективности управления бизнесом. Именно акционеры в первую очередь заинтересованы во введении в своей компании должности корпоративного секретаря.

Статус должностного лица говорит о необходимости наделения корпоративного секретаря определенным объемом властно-распорядительных полномочий в отношении сотрудников и руководителей компании. При этом во избежание конфликта интересов корпоративный секретарь должен быть максимально независим от исполнительных органов. Независимость корпоративного секретаря обеспечивается отнесением к компетенции совета директоров следующих вопросов:

• утверждение кандидатуры на должность корпоративного секретаря и принятие решения о прекращении его полномочий;

• утверждение положения о корпоративном секретаре;

• оценка работы корпоративного секретаря и утверждение отчетов о его работе;

• выплата корпоративному секретарю дополнительного вознаграждения (включение корпоративного секретаря в систему мотивации менеджмента компании).

Поскольку компетенция совета директоров определяется Федеральным законом РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и уставом компании, подобное расширение компетенции совета директоров требует внесения соответствующих изменений в устав Общества. Международные стандарты лучшей практики корпоративного управления рекомендуют вводить в документы компаний требование о том, что корпоративный секретарь подчиняется в своей деятельности совету директоров (председателю совета директоров). Однако на практике полной независимости сотрудника компании от менеджмента добиться сложно: правила трудового распорядка, порядок направления в командировки или на конференции, материального обеспечения рабочего места сотрудника, как правило, едины для всех сотрудников компании. Принято считать, что корпоративный секретарь находится в двойном подчинении: административно он подчиняется единоличному исполнительному органу Общества, а функционально – председателю совета директоров. Корпоративный секретарь несет ответственность за результаты своей деятельности именно перед советом директоров и акционерами компании.

В то же время, в российских и казахстанских компаниях исторически роль совета директоров была не так очевидно значима по сравнению с ролью генерального директора, поэтому у многих из них сложилась иная корпоративная культура, в которой функционал корпоративного секретариата распределяется между несколькими функциональными подразделениями. Например, организационной работой по обеспечению функционирования совета директоров занимается аппарат совета директоров, который зачастую является и аппаратом правления. Правовую экспертизу выходящих из компании документов зачастую проводит персонал юридического отдела, раскрытием информации перед регулятором и биржами занимается отдел по работе с инвесторами.

Отсутствие единого ответственного за все эти вопросы подразделения нередко приводит к неэффективной координации действий, нарушениям требований корпоративного законодательства в установленные сроки, что чревато штрафными санкциями, особенно по вопросам своевременного и полного раскрытия информации. С другой стороны, чрезмерная централизация функций, связанных с реализацией процедур корпоративного управления у одного подразделения не должна рассматриваться как обязательное требование. Все зависит от масштаба организационной структуры компании и сложившихся в ней процедур взаимодействия между участниками управленческого процесса.