Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться - [47]

Вторая должность – ответственный гонец. На собрании он законспектирует сказанное, а после составит план и разошлет участникам собрания концентрированную выжимку. Благодаря этому сотрудники ничего не забудут, и на следующей встрече вы легко оцените прогресс коллектива.

Третья должность – контролер. Он проследит за исполнением решений, принятых на встрече.

В компании «Эппл» такого сотрудника называют НОЛ – непосредственно ответственное лицо. После совещания его фамилия появляется в электронной таблице напротив всех запланированных решений.

Он следит за выполнением и помогает сотрудникам подготовиться к следующему собранию. На следующем совещании ответственный отчитывается о проделанной работе и назначает нового НОЛа.

Все должности обязательно должны быть сменные. Примерив разные роли, люди быстрее поймут, что от них требуется во время обсуждения. А еще такие меры объединяют и дисциплинируют коллектив.

Совет: назначайте помощников. Три переменных должности, как три кита, дадут руководителю опору для проведения встречи и воплощения идей в жизнь.

Ведущий отловит хронофагов, секретарь составит краткий отчет, а контролер проследит, чтобы все решения воплотились в жизнь. Иначе произнесенные в переговорной слова могут так и остаться словами, не принеся ни денег, ни результата.

Сумма слагаемых

Плохие кадровые работники считают, что только приемы тимбилдинга укрепляют чувство товарищеского плеча. Я знаю компании, где совещание начинают с пения корпоративного гимна.

Cовещание само по себе тимбилдинг, без всяких дополнительных мер. Цель собраний не только в решении конкретных вопросов, но и в личном общении сотрудников.

Психолог Кевин Данбар наблюдал работу четырех микробиологических лабораторий и пришел к выводу, что мифы об одиноких гениях-ученых сильно преувеличены.

Открытия и прорывы, сделанные за время эксперимента, – результат собраний. Сотрудники делились опытом и описывали возникшие трудности, а их коллеги предлагали решения, исходя из своих работ.

Исследования Данбара доказали, что человек гораздо продуктивнее работает в коллективе единомышленников, чем в одиночестве. Наедине с собой мы прокручиваем в голове одну и ту же мысль и никак не можем остановить этот бег по кругу.

Коллега дает толчок к повороту рассуждений. Его идея может и не быть истиной в последней инстанции, но подтолкнет к новому ходу мыслей.

Для этого на совещании люди не должны бояться высказывать свое мнение. Помочь сотрудникам расслабиться, чувствовать себя нормально – задача организатора совещания. Один из способов – провести совещание не в переговорной, а на кухне за чашкой чая.

Ричард Брэнсон приглашает сотрудников на прогулку, назначает встречи во внутреннем дворике компании или в ресторане с необычной кухней. Брэнсон считает, что новизна окружения помогает расслабиться. В таком состоянии человек предлагает нестандартные решения на максимуме своих способностей.

Чем сильнее мы боимся неудач, тем старательнее ограничиваем производительность. Для эффективного обсуждения надо просто забыть, что вас оценивают. Задача руководителя – слушать и не критиковать.

Совет: позвольте сотрудникам почувствовать себя командой. На совещании объедините их общим ребячеством – веселой шуткой или маленькой корпоративной традицией.

Меняйте место проведения встречи: привычка к родным стенам только мешает движению мысли. Сотрудник смотрит на знакомый стул и вспоминает то, о чем думал на прошлом собрании. Не критикуйте идеи, просто выбирайте среди них лучшие. Тогда никто не будет бояться высказать слишком смелое решение.

Проверка на практике

Многие думают, что главное для удачного совещания – особая комната. Там все необходимые игрушки: веб-камеры, большие экраны, медиадоски и микрофоны. Все это иллюзия. Задача совещания – совещаться, неважно, где и с какими вспомогательными средствами.

Доклады-презентации сейчас уходят в прошлое. Живой рассказ эффективнее комментариев к слайдам. Пусть сотрудник расскажет своими словами и кратко. А данные можно раздать участникам в распечатанном приложении.

«Амазон» отказался от использования презентаций на совещаниях. На их создание сотрудник тратит много времени, а нужны они больше докладчику, чем слушателям.

Генеральный директор «Амазон» Джефф Безос не против фотографий, схем, графиков или рисунков, нарисованных тут же на доске, но к презентациям в модных программах относится отрицательно.

Это не значит, что нужно вовсе отказаться от визуальных материалов. Просто помните, что техника поддерживает выступление, а не наоборот. Если у вас чудесная презентация, но вы толком не можете объяснить мысль, дело провалится.

Часто от работы отвлекают телефоны. Корзина для телефонов решает проблему: складываем туда аппараты до конца собрания и посвящаем всего себя проблеме. Желание лишний раз проверить почту только придаст дискуссии ускорение. Вместо телефонов лучше выдать участникам бумагу и ручки.

Совет: улучшайте, но не переусердствуйте. Нет смысла тратить деньги компании на последние технические новинки. Иногда интерактивный экран или огромный монитор вам просто не нужны. Их легко заменят магнитная доска и проектор. Главное не то, каким инструментом вы пользуетесь. Важно, чтобы он помогал на совещании, а не перетягивал на себя все внимание.