Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов - [21]
Данный годичный срок установлен для целей государственного контроля, осуществляемого Федеральной антимонопольной службой России[10] и ее территориальными органами.
Обратите внимание: Закон о рекламе не дает определения рекламных материалов. Представляется, что рекламный материал – это вещи и предметы, в которых содержится непосредственно рекламная информация (она на них изображена, записана и тому подобное). К ним относятся баннеры, пленки и диски с аудио– или видеозаписями, плакаты, листовки, иные печатные издания: каталоги, проспекты, брошюры – и иные явно носящие рекламный характер вещи.
Рекламные материалы хранятся преимущественно в виде подлинников. Однако это не обязательно. Закон о рекламе предусматривает возможность сохранять их копии.
Любой рекламный материал при его изготовлении или выпуске в обращение для потребления информации подлежит согласованию сторонами или утверждению организацией. Любое изменение, вносимое в него, является волеизъявлением рекламодателя и рекламораспространителя, организационным шагом и техническим исполнением. В каждом случае, когда первоначальное статическое или подвижное изображение, а также звуковой ряд рекламы дополняется, сокращается или иным способом преображается, этот факт должен быть зафиксирован документально. Варианты рекламного материала до и после утвержденных изменений должны храниться вместе с остальными документами и предметами.
Договоры на производство, распространение и размещение рекламы – это документальное оформление деятельности рекламодателей и рекламораспространителей.
Все вышеуказанные предметы и документы предназначены для временного хранения, т. е. в отношении их установлен срок хранения, по истечении которого они подлежат уничтожению.
Согласно ч. 6 и 7 ст. 38 Закона о рекламе за нарушение сроков хранения рекламных материалов и договоров отвечают рекламодатели и рекламорас-пространители. Отсылочный характер норм об ответственности заставляет искать наказание виновных в административном законодательстве. Но здесь поиски заходят в тупик. Кодекс РФ об административных правонарушениях не предусматривает наложения взыскания за это правонарушение. Не установлена такая ответственность и другими нормативными актами. Ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ наступает для должностных лиц и граждан-пользователей за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Поэтому эффективность действия ст. 12 Закона о рекламе практически сведена к минимуму.
Статья 12 допускает также возможность существования иных сроков хранения документов, если они предусмотрены иными федеральными законами. Например, в соответствии с под п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Таким образом, нормы Налогового кодекса РФ устанавливают иные сроки хранения документов.
Поэтому указанный в ст. 12 Закона о рекламе срок хранения рекламных материалов, их копий и договоров на производство, размещение и распространение рекламы (один год) не должен служить ориентиром в целях бухгалтерского учета и налогообложения для бухгалтеров организаций – заказчиков рекламы. Ведь перечисленные в законодательстве о рекламе документы будут являться одним из оснований для признания расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В то же время необходимо иметь в виду, что согласно п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 вышеуказанного Закона).
Статья 15.11 КоАП РФ определяет, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения (строка 150 Перечня типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000).
Таким образом, в целях снижения налоговых рисков и во избежание наложения административных штрафов рекомендуем как организациям-рекламодателям, так и организациям-рекламораспространителям сохранять рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
