Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой - [107]

Обычно специальные мероприятия для прессы проводят в начале или конце дня, а также в перерывах.

Журналисты должны иметь четкую программу на каждый день работы конференции. Тогда у них будет возможность собрать максимум необходимой информации и подготовить высококачественный материал.

Семинары

Работа с журналистами на семинарах схожа с тем, что приходиться делать на конференции. Отличие в том, что семинар – это менее масштабное мероприятие. Однако, многие семинары могут представлять даже больший интерес для журналистов, чем конференции. Связано это с тем, что на последних, как правило, обсуждаются глобальные, широкие проблемы. На семинарах центром внимания часто становятся отдельные технологии, тенденции, виды товаров, услуг, исследований. Т. к. темы более конкретизированы, то они, как правило, более понятны, близки конечной аудитории СМИ. Соответственно ими могут больше интересоваться и журналисты.

Многие представители прессы принимают приглашение на семинар, если видят в программе имена экспертов, с которыми им будет полезно пообщаться.

На семинары стоит приглашать не только опытных, разбирающихся в обсуждаемых вопросах журналистов, но и новичков, только «входящих» в специализированную тему. Для них посещение такого мероприятия – это прекрасная возможность получить новые знания, познакомиться с экспертами. Новички будут благодарны за приглашение. Эта благодарность может отозваться благоприятными для компании публикациями, когда начинающие журналисты профессионально «заматереют».

Выставки

Основная цель проведения выставок – представление новых товаров или технологий своим партнерам или клиентам. Вместе с тем эти мероприятия также стоит использовать для работы с прессой. Многие журналисты посещают выставки, чтобы узнать о новых товарах и услугах, о передовых технологиях, о перспективных компаниях и т. д.

При всей своей традиционности выставки по-прежнему высокоэффективны. Одно из многочисленных подтверждений тому – спецакция, проводившаяся компанией Department 56 – производителем коллекционных сувениров в «кантри» стиле – совместно с агентством Carmichael Lynch Spong в 1996 году. Так в марте того года Department 56 провела у себя в выставочном зале компании в Нью-Йорке встречи с редакторами 15 общенациональных журналов. Общий тираж этих журналов составлял более 20 млн. экземпляров. Встречи с редакторами позволили разместить сообщения в 12 общенациональных журналах, в том числе в Woman’s Day, Country Living, Colonial Homes и Modern Bride.

Сложность работы с журналистами на выставках заключается в том, что обычно это очень большие мероприятия и работники прессы не всегда могут составить для себя четкую программу действий: посещения, интервью, знакомства и т. д. Сложностей добавляет и то, что многие компании одновременно ведут работу с журналистами, и тем приходиться весьма тщательно выбирать, кого предпочесть для общения.

Первое впечатление о компании на выставке будет составлено из того, как выглядит ее стенд (дизайн, свет, чистота, оборудование, персонал и т. д.). Также важно место, где размещается представительство компании. Центральное место, где проходит много людей, будет стоить дороже. Однако, в таком случае и шансов на то, что клиенты, партнеры и журналисты не смогут пройти мимо, значительно больше, чем если бы стенд стоял в боковом проходе или тупике.

Представитель компании на выставке в первую очередь настроен на общение с потенциальными партнерами и клиентами. Вместе с тем, он должен быть готов к тому, что к нему с каким-либо вопросом обратиться журналист. Под рукой всегда необходимо имет медиакит, бланк ответов на возможные вопросы прессы, а также координаты «палочки-выручалочки» в лице специалиста по медиарилейшнз.

На выставках обычно есть пресс-центры, где можно организоваться работу компании с журналистами, провести пресс-конференцию или брифинг. Из-за обычной общей неорганизованности, высокой конкуренции с другими компаниями в некоторых случаях возможно будет проще назначать встречи, проводить брифинги прямо на стенде, в комнате для переговоров или в одном из выставочных баров, кафе, ресторанов.

На каждый день работы выставки нужно подготовить программу мероприятий в пресс-центре (пресс-конференция, брифинг, презентация, фуршет) и на стенде компании (демонстрация, выступление). Эту программу можно распространить и через пресс-центр выставки, и напрямую в СМИ. Журналистов разных газет, радио, телевидения могут привлечь разные демонстрации или выступления различных представителей компании, независимых экспертов и т. д.

В конце общения с журналистами кроме медиакита стоит предоставить образцы товаров, демонстрируемых на выставке, или, по крайней мере, фирменные сувениры.

Основные мероприятия для прессы лучше проводить в первый день выставки, т. к. многие журналисты будут на ней только в это время.

Специальные мероприятия для партнеров и клиентов

Компании нередко проводят для своих партнеров и клиентов специальные мероприятия – приемы или вечерники (business-party), посвященные всенародному празднику или дню рождения компании и т. д. Также организуют выезды на природу, на спортивное соревнование или концерт.