Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе - [5]

Второстепенные бизнес-процессы обслуживают базовые процессы: АХО, маркетинг, бухгалтерский учет и т. п.

Описание и моделирование бизнес-процессов осуществляют при помощи нотаций [2] .

Пример 1. Схема бизнес-процесса

Для разработки всех бизнес-процессов фирмы необходимо в такой форме описать все цепочки действий, которые будут совершаться при функционировании фирмы.

В некоторых системах бизнес-процессы делят на несколько уровней – верхний отражает макропроцессы, самый нижний описывает конкретные операции.

Результатом описания процессов будет альбом бизнес-процессов. Основная польза от его наличия заключается в том, что его можно будет использовать в качестве технического задания для автоматизации бизнес-процессов и дальнейшей постановки системы управленческого учета.

Использовать схемы бизнес-процессов для повседневной работы проблематично.

Дело в том, что схема бизнес-процессов в нотациях воспринимается как какая-нибудь принципиальная электрическая схема какого-нибудь устройства (например, стиральной машины) – понятная для специалистов, но абсолютно неинформативная для участников самих процессов.

Чтобы пользоваться стиральной машиной, не обязательно знать, как она устроена. Поэтому к бытовой технике обычно прикладывают инструкцию для пользователя в картинках. Так и описание бизнес-процессов должно быть интуитивно понятным сотруднику – человеку, который «стирает».

По этой причине для построения модели бизнес-процесса мы предпочитаем использовать оперограмму – таблицу, в которой в одной колонке указаны исполнители, а в другой операции, выполняемые исполнителями (пример 2).

Каждая операция, как правило, сопровождается оформлением какого либо документа (бумажного или электронного).

Существует довольно распространенное мнение, что «все документы должны оформлять бухгалтеры». Если бы это было так, то фирма на 90 % должна была бы состоять из бухгалтеров. Это заблуждение происходит из тех времен, когда не было автоматизации и правильно оформлять счета на оплату или отгрузочные документы действительно умели и могли только сотрудники бухгалтерии.

Пример 2 . Технологическая цепочка продаж в ООО «Петрол» Продажи с АЗС (безналичные расчеты, топливные карты)

В наше время автоматизация процессов позволяет осуществлять операции и оформлять документы там, где это необходимо: счета на оплату выписывают в коммерческой службе, отгрузочные документы оформляют на складе и т. п. Такой подход уменьшает трудозатраты и экономит время покупателей/контрагентов фирмы.

На практике приходится сталкиваться с сотрудниками коммерческих служб, не желающих, например, оформлять счета на оплату и требующих «освободить их от несвойственных обязанностей». Им, видите ли, «некогда продавать», пока они «бумаги оформляют».

Продажа товара есть бизнес-процесс. Любой бизнес-процесс в идеале должен быть оптимальным: без лишних операций и с минимальным количеством участников.

Взаимодействие с покупателем осуществляют менеджеры, они доводят информацию о свойствах, количестве и стоимости товара до покупателя, заключают с ним договор, оформляют счет на оплату, контролируют поступление денег и отгрузку товара. Такой подход логичен и правильно закрепляет область ответственности.

Таким образом, оформление счета на оплату есть составляющая понятия «продажа».

У бухгалтерии же совершенно другая область ответственности – на основании первичных документов осуществлять бухгалтерский и налоговый учет.

Чем более четко будут обозначены границы ответственности подразделений и сотрудников, тем лучше будут функционировать бизнес-процессы и сама фирма.

Какой бизнес-процесс считается оптимальным?

Состоящий из одной операции и выполняемый одним человеком. Конечно, это почти утопия. Но стремиться нужно именно в эту сторону – сокращать количество участников и операций.

Для наглядности рассмотрим две оперограммы одного бизнес-процесса:

Вариант 1

Вариант 2 (после оптимизации):

Результат бизнес-процесса одинаков, но эффективность разная. Очевидно, что во втором случае времени затрачивается в разы меньше, чем в первом, не отвлекаются от основной работы сотрудники бухгалтерии и директор.

Что необходимо сделать, чтобы первый бизнес-процесс трансформировать во второй?

1. Оформить приказ на право менеджера выставлять счета на оплату от имени фирмы.

2. Изготовить печать «Для финансовых документов» или «Для счетов на оплату» и передать менеджеру.

3. Зафиксировать факт передачи печати под ответственность менеджера актом передачи печати с образцом оттиска.

Рассмотрим доводы в пользу такой оптимизации процесса.

В счете на оплату имеются два важных блока – реквизиты фирмы и информация о товаре. Реквизиты фирмы (номер расчетного счета и др.) внесены в программу однократно ответственным лицом и не могут быть изменены менеджером. Таким образом, участие бухгалтерии не требуется – деньги от покупателя поступят на расчетный счет, указанный в счете на оплату.

Информацию о товаре лучше всего знает менеджер – наименование, количество и сроки поставки, поэтому логично, что он вправе под этим поставить свою подпись.

Для обеспечения юридических условий необходимо оформить приказ на право подписи менеджером счетов на оплату. Некоторые покупатели требуют предоставлять копию такого приказа вместе со счетом на оплату.