Культура административной деятельности - [68]

Конечно, хорошо, если на предприятии складывается система личностных товарищеских взаимоотношений руководителей подразделений, сотрудников друг с другом, позволяющая быстро и эффективно без документирования и документооборота выявлять и разрешать многие проблемы, а также вести дело. Но современное производство, НИОКР, характер взаимодействия с внешней средой таковы, что без документирования и документооборота они невозможны, поскольку требуют ознакомления с одной и той же информацией разных людей, в разное время, подчас вне возможностей прямого личностного общения носителей той или иной информации. Такого рода потребности в информации участников дела в состоянии обеспечить только документирование и документооборот.

Необходимость документирования деятельности и документооборота — ещё одна причина, обязывающая к тому, чтобы оргштатная структура обладала архитектурой, соответствующей и потребностям управления как такового и потребностям ведения профильной деятельности предприятия, поскольку в документообороте информация разпространяется соответственно тому, как это предусматривает оргштатная структура и весь набор «Положений о …» (каждом из подразделений). Вся информация технико-технологического характера (реже организационного) носит персонально обезличенный, безадресный характер; а если она носит адресный характер, то адресуется должностным лицам персонально на основе соотнесения их должностных обязанностей и полномочий с характером информации.

И если оргштатная структура как инструмент управления и носитель документооборота обладает дефектами, то больший вред делу наносят не те случаи, когда до того или иного руководителя доводится не нужная ему в деле информация. Очевидно, что такое разпространение информации представляет собой «собственные шумы» системы управления и хотя в каких-то случаях они могут способствовать разширению кругозора людей, но просеивать горы информационного мусора для того, чтобы в них найти что-то полезное, — это потери времени, от которых подавляющее большинство персонала должно быть избавлено принципами построения и функционированием системы управления предприятием. Однако менее очевидно и менее понятно, что:

Больший вред делу наносят те случаи, когда информацию требуют с тех, кто её не может предоставить вследствие каких-то дефектов в оргштатной структуре; а также, когда оргштатная структура такова, что информация систематически не доходит до тех, кому она действительно необходима в их работе.

Если такое произходит вследствие управленческой (по её существу — информационно-алгоритмической) дефективности оргштатной структуры, то люди могут хорошо работать только, если они своими силами и на основе хороших личностных взаимоотношений и доверия[184] успешно преодолевают систему организации управления и профильной деятельности, сложившуюся на предприятии[185]. При этом неизбежно, что почти все они разценивают как профессионально не состоятельных идиотов и вредителей высших руководителей предприятия[186], которые создали и поддерживают управленчески дефективную оргштатную структуру.

Если же оргштатная структура не содержит дефектов такого рода (либо содержит их достаточно мало), то система личностных взаимоотношений руководителей подразделений, сотрудников всё равно складывается в коллективе. Но в этом случае система личностных взаимоотношений свободна от задачи преодолевать сложившуюся на основе оргштатной структуры систему организации работ, и потому сотрудники предприятия в их личной и коллективной деятельности могут не преодолевать систему организации работ, а эффективно работать, опираясь на неё.

При этом для обеспечения успешности работы коллектива на основе системы личностных товарищеских взаимоотношений оргштатная структура, «Положения о…» (каждом из подразделений) и должностные инструкции не должны строиться в соответствии с принципом «как можно более детально описать, что и кому можно делать, а что нельзя». Для обеспечения успешности работы коллектива на основе системы личностных товарищеских взаимоотношений, кроме того, что в «Положениях о…» (каждом из подразделений) и должностных инструкциях должны быть определены только самые общие вопросы разпределения должностных полномочий, ответственности и взаимодействия подразделений и должностных лиц, названные и другие руководящие документы должны прямо указывать, что не оговорённые в них вопросы должны решаться в творчески-инициативном порядке в русле «Стратегии предприятия» в её развитии соответственно общественной пользе и действующему законодательству.

Иными словами, отсутствие в «Положении о…» (том или ином подразделении) или в должностной инструкции прямого предписания делать или не делать что-либо, отвечающее профилю подразделения, а так же специализации тех или иных сотрудников персонально,не может быть основанием для отказа от выполнения каких-то работ, выполнение которых необходимо для совершенствования дела, если профессионализм сотрудников позволяет выполнить эти работы или их образовательный и квалификационный уровень достаточен для того, чтобы войти в эти виды деятельности и наработать в них соответствующие профессиональные навыки.