Корпоративный тайм-менеджмент - [41]
И вот наглядное свидетельство того, что мы действуем правильно: за два года мы стали вторым по прибыльности банком в регионе, обогнав конкурентов.
Тимур Щербаков, советник генерального директора ОАО «Казанский завод синтетического каучука»
Планировать свои дела и задачи я начал давно, в 1990 г., когда учился на третьем курсе института. Правда, тогда пользовался ежедневниками. Они, конечно, помогали сохранять всю необходимую информацию, но, чтобы найти ее, нужно было перетряхнуть все записи. Это было неудобно. Позже, начав работать инженером-программистом в строительной компании, я узнал о программе MS Outlook и попробовал вести календарь, записывать задачи. Подчиненных у меня не было, заданий было мало, поэтому интерес к возможностям MS Outlook быстро угас.
Но через четыре года меня назначили начальником организационно-правового управления на химическом предприятии, и тогда вопрос управления своими задачами и подчиненными встал остро. Вот тогда я и вспомнил о несправедливо забытом мной Outlook. Летом 2004 г., случайно увидев в Интернете объявление о семинаре «Организации Времени» «Тайм-менеджмент на базе Microsoft Outlook», решил сходить на него и не прогадал – узнал много нового. В частности, в дополнение к своему календарю и задачам создал контакты, которые собирал из записных книжек, старых ежедневников и телефона.
Первой задачей для MS Outlook стал контроль исполнительской дисциплины. Бюро внутреннего контроля начало вводить задания, поставленные на контроль, в виде задач MS Outlook, с использованием категорий и контактов.
Два месяца ушло на полный переход на Outlook и еще месяц – на убеждения, но я добился того, что все мои подчиненные стали им пользоваться. Однако тут возникла проблема: применять Outlook в корпоративных целях без MS Exchange оказалось затруднительно. Например, не было возможности реализовать общий календарь.
Сейчас, когда проблема с установкой MS Exchange решена, мы смогли создать общие календари, контакты и задачи. Общие календари помогли нам планировать совещания и работу с учетом занятости всех руководителей. Общие контакты служат своеобразным внутренним справочником для всех сотрудников компании, а общие задачи упростили контроль за исполнением.
Лично я получил возможность с помощью Outlook регулярно планировать все свои совещания до конца года, встречи и задачи до года вперед, никогда не забываю поздравлять с днем рождения друзей, коллег и знакомых. А это бывает немаловажно в нашей жизни.
Методика ТМ-диагностики компании
Базовые ТМ-навыки
К базовым навыкам персональной эффективности, которые можно уверенно рекомендовать для внедрения в компании или подразделении, относятся:
• навыки собственно тайм-менеджмента – планирования, целеполагания, самомотивации и т. д.; соответствующие навыкам инструменты должны быть формализованы в рамках корпоративных ТМ-стандартов;
• навыки печатания вслепую десятипальцевым методом;
• навыки эффективной работы с популярными офисными компьютерными программами;
• навыки скорочтения.
Собственно тайм-менеджерские навыки, подлежащие диагностике и аттестации, будут описаны далее. Здесь остановимся на «пограничных» навыках, уже не относящихся напрямую к персональному тайм-менеджменту, но позволяющих существенно повысить эффективность работника и сэкономить для компании сотни и тысячи часов времени.
Безусловно, стоит рекомендовать как обязательный для всех сотрудников, чья работа проходит в основном за компьютером, навык печатания вслепую десятипальцевым методом. Существует множество компьютерных тренажеров, позволяющих освоить этот навык в течение двух-трех недель. Некоторые заказчики, планируя корпоративное ТМ-обучение, просят включить печатание десятью пальцами в программу самоподготовки участников тренинга, а соответствующий экзамен – в программу посттренинга. Эту практику можно только приветствовать.
Благодаря печатанию десятипальцевым методом у любого специалиста или менеджера, активно работающего на компьютере, высвобождается от одного до двух-трех часов дополнительного времени в день. Не говоря уже о повышении эффективности коммуникаций за счет того, что создание письменного текста (имейла, служебной записки) становится таким же простым и быстрым делом, как звонок по телефону.
Навыки работы с популярными офисными программами также нужны всем активно работающим на компьютере. Привычные Word, Excel, PowerPoint большинство людей используют, как и свой мозг, всего на 5 %. Как правило, невостребованными остаются даже простейшие возможности, позволяющие тем не менее сэкономить много рабочих часов, – например, автоматическое изменение стиля всех заголовков в документе или распечатывание сотни одинаковых писем с автоматической подстановкой имени-отчества адресата. Анекдотическая история о бухгалтере, складывающем цифры из двух колонок Excel на калькуляторе и вписывающем в третью колонку, к сожалению, очень близка к реальности.
Наконец, третий навык, позволяющий повысить персональную эффективность, – скорочтение. Его можно рекомендовать определенным категориям сотрудников, чьи функции связаны с обработкой больших массивов информации. Вводить его как обязательный для всех менеджеров и специалистов, как правило, нецелесообразно.
