Корпоративный тайм-менеджмент - [40]

Великие администраторы добиваются успеха не ограничениями и ужесточением правил. Они предоставляют людям возможности. Хорошее руководство состоит в том, чтобы стимулировать людей к достижению высочайшего уровня, предлагая им возможности, а не обязательства. Жизнь – это возможность, а не ограничение.

Джон Хэйдер

Перед тем как выводить ТМ на корпоративный уровень, я опробовал все сам – прошел курс по «Учебному органайзеру». Я убедился в пользе ТМ для себя лично и сделал вывод: нормальному человеку такая система в любом случае будет полезна. И мы начали распространять ТМ по всей организации, сделали так, что он стал основным инструментом повышения личной эффективности: сначала провели ТМ-обучение всего персонала банка, затем стали осваивать более сложные технологии – ТМ-стандарты, ТМ-диагностику, ТМ-аттестацию, контроль поручений, Outlook.

Космическая ракета имеет ступени, которые по мере отработки отпадают, и это позволяет ей подниматься все выше, преодолевая силу земного тяготения. Точно так же действует любая развивающаяся компания: в своем стремлении вверх она отрабатывает многие практики, постоянно использует что-то новое… Мы не стоим на месте. Три-четыре года назад у нас было 70 сотрудников, а теперь 700. Банк растет, растут и требования к их эффективности. Мы находимся в постоянном контакте с «Организацией Времени» и совершенствуем свою систему управления временем. Растем вместе.

Эффективность – это показатель, стремящийся к бесконечности. На уровне организации у нас есть мощные управленческие инструменты – ISO 9000, стандарты управления проектами. На уровне персональной эффективности людей мы используем ТМ: здесь важен эффект «бациллы», потому что невозможно быть эффективным, если все вокруг работают плохо. Банк развивается стремительно, потому что общее и частное, эффективность корпоративная и личностная практикуются у нас совместно.

ТМ-стандарты и ТМ-аттестация

Ряд правил и техник ТМ был внедрен в банке в качестве корпоративных стандартов в рамках системы ISO. Рассказывает Борис Дьяконов:

– Банк – организация, объединяющая людей творческих (казначейство или программисты) и тех, кто подчиняется строгому, почти военному регламенту (все, связанное с кассой). И надо смотреть, как, где что «играет», где-то одни элементы приносят больше пользы, где-то другие. В творческих областях надо выделять больше времени на проработку новых концептов, где-то надо проявить гибкость, где-то, наоборот, всех построить…

Но в стандарте ТМ есть базовые вещи. Вот ключевые моменты нашего корпоративного тайм-стандарта:

– недопустимость опозданий;

– фиксация результативности (например, для совещаний как главных «пожирателей времени»);

– адекватное использование электронной почты: только по делу, ясно и четко;

– соблюдение принципов прозрачности при выполнении поручений;

– однозначное понимание того, что такое «завтра» и что такое «срочно».

Это то, что мы все соблюдаем. Просто, но эффективно.

При этом есть ряд навыков, связанных с личной эффективностью и являющихся обязательными. Например, на уровне фронт-офисного персонала существуют нормы скоропечати (обучение методу набора вслепую тоже входит в стандарт) – при этом мы каждый год увеличиваем нормативы и в зависимости от результатов индексируем зарплату сотрудника.

Здесь важно не наказать, а создать стимул быть эффективнее. Набор вслепую повышает скорость печатания в два-три раза, а это значит, что мы вновь выигрываем в самом ценном – во времени.

В ежегодную аттестацию была добавлена ТМ-диагностика топ-менеджеров и ТМ-аттестация персонала по методикам компании «Организация Времени». Реакция сотрудников была разной, от «зачем это надо» до полного приятия. Вообще-то, все здравомыслящие люди понимают, что ТМ полезен. И что нам, работающим в одной компании, нужно говорить на одном языке… Конечно, стандарт можно попросту «впихнуть» в головы. Но, боюсь, так ничего не выйдет. Здесь самый лучший инструмент – наглядность, личный пример.

Недостаточно только получить знания: надо найти им приложение.

Иоганн Гете

Для этого и была проведена аттестация. В результате ее мы поняли, какие из основных принципов ТМ уже внедрены, что еще нужно… Мы посмотрели, насколько у нас выполняются базовые постулаты ТМ: например, элементарное решение задач в срок.

А аттестация необходима в том случае, когда в компании появляется новый сотрудник. Можно, конечно, вручить ему пачку инструкций, но, боюсь, писанина делу не поможет. Вновь пришедший сам понимает, что банк – это однородная структура с собственной корпоративной культурой, в рамках которой система ТМ действует как органичный элемент. И тогда новый сотрудник сам обучается эффективности в работе.

Времени становится больше

Каковы результаты корпоративного тайм-менеджмента? Времени становится больше! Время – самый ценный ресурс; его излишки всегда можно использовать с еще большей пользой. Повысилась эффективность менеджеров – и появилась возможность больше делать, больше зарабатывать. Для экономии времени клиентов мы перешли на круглосуточное обслуживание.

ТМ позволяет не только эффективно работать – эта система предусматривает разумное и оптимальное распределение всего времени сотрудника. Мы научились ценить свое время и можем теперь показать клиентам, что нам дорого и их время тоже. И мы делаем все для того, чтобы они могли получать наши услуги круглосуточно. Мы экономим их время. Мы ориентированы на любого человека, в том числе и на того, кто живет в нестандартном часовом режиме.