Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [44]

Завершается ввод данных о сотруднике нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник сотрудников любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

Если возникает необходимость отредактировать те либо иные реквизиты введенного ранее сотрудника (например, продавщица вышла замуж и сменила фамилию), нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором, и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования данных сотрудника, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления сотрудника (см. рис. 4.16).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств сотрудника, см. рис. 4.16, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список сотрудников, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка.

Для экспорта списка сотрудников во внешний файл нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, соответствующую требуемому формату файла. В окне Сохранить как, которое открывается на экране при активизации любой команды данного подменю, нужно по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла отчета.

Описание режимов работы

После настройки программы и ввода исходных данных в справочники и каталоги можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим основные приемы и методы работы в программе «Бухгалтерские документы».

Формирование накладной на приход товара

Поступление товаров на склад предприятия должно оформляться соответствующим товарно-сопроводительным документом (по крайней мере, таково требование отечественного законодательства). На большинстве российских предприятий, в том числе относящихся к малому бизнесу, таким документом является накладная на приход товара (или приходная накладная). Порядок формирования и вывода на печать приходной накладной средствами программы «Бухгалтерские документы» мы рассмотрим в данном разделе.

Для перехода в режим формирования приходной накладной следует выполнить команду главного меню Документы ▶ Приходная накладная. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.17.

Рис. 4.17. Формирование накладной на приход товара

В данном окне осуществляется ввод накладной на приход товаров.

В первую очередь в полях № и От следует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле От по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле От требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Контрагент указывается наименование организации-поставщика товаров по данному документу. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

В поле Склад следует указать номер или название склада, на который будут оприходованы поступившие по данному документу ценности. Требуемое значение выбирается в окне справочника складов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.

В поле Основание при необходимости можно указать, на каком основании сформирован данный документ. Это может быть, например, заключенный ранее договор или контракт, или произведенная предоплата, и т. п. В качестве значения данного поля обычно вводится номер и дата соответствующего документа (контракта, платежного поручения, и т. д.).

В нижней части окна, в области настроек Спецификация, формируется перечень поступивших по данному документу товарно-материальных ценностей. Для работы со спецификацией документа предназначены кнопки инструментальной панели, расположенные над таблицей. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы добавить в спецификацию документа новый товар, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно Добавление товара в спецификацию, изображенное на рис. 4.18.

Рис. 4.18. Окно добавления и редактирования товара в спецификации

В данном окне в поле Товар следует указать название товара. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника номенклатуры товаров (см. рис. 4.7) в левой части выбрать курсором товарную группу, а в правой части дважды щелкнуть мышью на требуемой товарной позиции (можно также выделить товар курсором и нажать клавишу Enter).