Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [43]

Многие владельцы мелкого бизнеса, фактически имея один склад (плюс торговая точка), ведут учет таким образом, как будто у них имеется несколько складов. Например, весь товар хранится в гараже, но при этом сигареты лежат в одном месте, соки – в другом, моющие средства – в третьем, и т. п. И в учете предприниматель ведет отдельно склад сигарет, склад соков, склад моющих средств, и т. п. Такой подход заметно повышает наглядность данных учета и облегчает сам процесс ведения учета.

Для ввода, редактирования и хранения информации о складах в программе «Бухгалтерские документы» предусмотрено ведение справочника складов. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Справочники ▶ Склады – в результате на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Справочник складов

В данном окне представлен список введенных ранее складов с указанием названия каждого склада. Как нетрудно догадаться, при первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками инструментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы добавить в справочник новый склад, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить описание склада либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Добавление склада в справочник

В данном окне нужно с клавиатуры ввести произвольное название склада и нажать кнопку ОК.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник складов любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

Чтобы изменить название введенного ранее склада, нужно выделить его в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить описание склада, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования склада, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления склада (см. рис. 4.14).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить описание склада либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

При необходимости можно вывести список складов, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка. Печатная форма документа содержит ту же информацию, которая представлена в окне справочника складов (см. рис. 4.13).

Справочник стран

Справочник стран предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о странах мира, которые являются, например, производителями либо импортерами товаров, либо в которые поставляются товары, и т. п. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники ▶ Страны.

Порядок работы со справочником стран точно такой же, как и со справочником складов, описание которого приведено в предыдущем разделе.

Справочник сотрудников

При ведении даже небольшого бизнеса (уровня одного киоска или торговой палатки) очень трудно обойтись без помощников, т. е. наемных работников. В зависимости от вида деятельности предпринимателям приходится нанимать разных сотрудников: продавцов (без этого вообще не обойтись), грузчиков, водителей, и др. Поскольку многие из них являются материально-ответственными лицами, и могут фигурировать в разных документах (товарно-сопроводительных, и др.), очень желательно иметь о них полную информацию.

Для ввода, редактирования и хранения информации о наемных работниках в программе «Бухгалтерские документы» предусмотрено ведение справочника сотрудников. Переход в режим работы с данным справочником осуществляется с помощью команды главного меню Справочники ▶ Сотрудники – при активизации данной команды на экране открывается окно, которое представлено на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Справочник сотрудников

В данном окне представлен список введенных ранее сотрудников (физических лиц) с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника. При первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками инструментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом сотруднике, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.16.

Рис. 4.16. Регистрация нового сотрудника в справочнике

В данном окне в полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры следует ввести соответствующие данные сотрудника. В области настроек Паспорт вводится информация о документе, удостоверяющем личность: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт, и т. п.). Все поля области настроек Паспорт заполняются с клавиатуры, а поле Дата выдачи можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.