Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [40]

В поле Стиль меню и панели инструментов из раскрывающегося списка выбирается стиль оформления меню и инструментальных панелей программы «Бухгалтерские документы». Возможен выбор одного из пяти вариантов: Стандартный, Улучшенный, Плоский, ХР и Office 11. Под раскрывающимся списком демонстрируется образец того, как будут выглядеть элементы интерфейса при установленных в данный момент настройках.

Настройка формата представления НДС

Как известно, в платежных документах обязательно должна выделяться сумма налога на добавленную стоимость, входящая в состав платежа. В программе «Бухгалтерские документы» пользователь может самостоятельно определить формат представления ставки и суммы НДС в платежных документах. Это осуществляется в настройках программы на вкладке Дополнительно (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Настройка формата представления НДС

На данной вкладке в поле Формат НДС в платежках следует из раскрывающегося списка выбрать подходящий формат представления НДС. Возможен выбор одного из двух вариантов: в т. ч. НДС (18 %)=200-00 руб. или в т. ч. НДС (18 %)=200 руб. 00 коп.

Замена ставки НДС

В процессе работы может возникать необходимость замены ставки налога на добавленную стоимость товаров, которые были внесены в справочник номенклатуры (описание данного справочника приводится ниже). Если необходимо заменить ставку НДС в одном-двух товарах, то это можно сделать, в общем-то, и вручную. Но когда такую замену необходимо сделать в большом количестве товаров (например, было введено 20 или 50 товаров, в которых вместо ставки НДС 18 % была указана ставка НДС 10 %, или наоборот). Очевидно, что внесение необходимых корректировок займет слишком много времени. Поэтому разработчиками программы реализована возможность автоматической замены ставки НДС в уже внесенных в справочник товарах.

Для замены ставки НДС следует выполнить команду главного меню Сервис ▶ Дополнительно ▶ Смена ставки НДС. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Смена ставки НДС

В данном окне в поле Предыдущая ставка НДС следует ввести ставку, которая должна быть заменена другой ставкой; другая (правильная) ставка указывается в поле Новая ставка НДС. Каждое из этих полей можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Выполненные изменения вступят в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Ввод исходных данных в каталоги и справочники

После того, как выполнена настройка программы, можно приступать к к вводу исходных данных. Далее мы рассмотрим наиболее востребованные каталоги и справочники программы.

Справочник номенклатуры

Справочник номенклатуры является одним из основных справочников, используемых в программе «Бухгалтерские документы». Он предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о товарно-материальных ценностях, с которыми работает данное предприятие (предприниматель). Информация, хранящаяся в справочнике номенклатуры, используется, в частности, при формировании приходных и расходных товарно-сопроводительных документов, товарных чеков, и др.

Для перехода в режим работы со справочником номенклатуры следует выполнить команду главного меню Справочники ▶ Номенклатура. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое представлено на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Справочник номенклатуры

В верхней части окна содержится инструментальная панель, кнопки которой предназначены для работы со справочником. Некоторые из этих кнопок продублированы также в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши в правой части окна.

ВНИМАНИЕ

Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Это относится также и к другим окнам и режимам работы программы.

На рисунке видно, что данное окно разделено на две части: левую и правую. В программе «Бухгалтерские документы» реализована возможность объединения однотипных товаров в группы (например, группа Соки, группа Сигареты, и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой части – список товарно-материальных ценностей той группы, которая в левой части выделена курсором. Таким образом, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, можно быстро просмотреть содержимое каждой группы.

Для каждой номенклатурной позиции в соответствующих колонках отображается ее код, полное наименование и артикул.

Чтобы добавить в справочник новую товарную группу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в левой части окна и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить группу), после чего с клавиатуры ввести название товарной группы и нажать клавишу Enter.

Для добавления в справочник новой номенклатурной позиции нужно выделить курсором товарную группу, в которую его необходимо поместить, и нажать в инструментальной панели кнопку Добавить описание товара. Также можно воспользоваться командой контекстного меню Добавить (напомним, что контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна). При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.8.