Компьютер для бухгалтера - [58]

После оформления документ надо сохранить. При сохранении документа появляется диалоговое окно с вопросом, следует ли провести документ. В зависимости от ответа производится или не производится проводка документа.

Документ сохраняется в журнале операций и в одном из журналов документов (табл. 14.1).

Таблица 14.1. Распределение документов по журналам

По документу будут сформированы проводки, если при сохранении документа вы подтвердите это в диалоговом окне. Проводки по документу фиксируются в журнале проводок.

Каким образом проверить наличие проводок? Можно открыть журнал проводок и просмотреть проводки там или открыть журнал операций (команда Журналы → Журнал операций) и выбрать команду Действия → Показывать проводки. В нижней части окна будут показаны проводки выбранной вами операции.

Провести документ можно позже, открыв его в журнале операций. Для проводки можно также воспользоваться режимом обработки документов (Сервис → Обработка документов) и провести однотипные документы или документы за определенный промежуток времени.

Чтобы распечатать документ, щелкните на кнопке Печать в окне документа, а затем выберите команду Файл → Печать.

Таким образом, при оформлении документа придерживайтесь следующей последовательности действий:

1. Откройте документ.

2. Внесите данные в поля формы документа.

3. Сохраните документ.

4. Ответьте на вопрос о его проведении.

5. При необходимости убедитесь, что документ действительно сохранен в журнале операций и в соответствующем журнале документов.

Перепроведение документа

Проведенный документ помечается в журнале галочкой. Для изменения содержания документа откройте его в журнале двойным щелчком. В проведенном документе нельзя изменить дату. Для изменения даты надо сделать документ непроведенным.

Проделайте следующее:

1. Выберите документ в журнале.

2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сделать не проведенным.

3. Галочка, сообщающая о проведении документа, снимается. Откройте документ и измените дату.

Задание 1

Оформите приходный кассовый ордер. Содержание операции – «Получено с расчетного счета»:

1. Откройте форму нового документа командой Документы → Приходный кассовый ордер.

2. В поле Корр. счет (корреспондирующий счет) укажите 51 (получено с расчетного счета) – это счет, который корреспондируется в операции «Получено с расчетного счета» со счетом 50 (касса).

3. Введите сумму, заполните остальные поля документа. В поле Основание по данной проводке внесите чек и укажите номер чека из банка (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Приходный кассовый ордер

4. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

5. Проведите документ.

В журнале операций появится запись Приходный кассовый ордер (рис. 14.2). Проводка по документу, сформированная в журнале проводок: дебет 50.1, кредит 51 – также отражается в журнале операций. Документ будет также зафиксирован в журнале Касса (рис. 14.3). Этот журнал открывается автоматически после сохранения документа.

Рис. 14.2. Окно журнала операций с проводками

Рис. 14.3. Журнал Касса

Работа с журналами

Все журналы, которые можно открыть и использовать в программе, находятся в строке меню Журналы. Журналы – это аналог бухгалтерских журналов операций и документов. В программе есть несколько журналов:

• журнал операций;

• журнал проводок;

• общий журнал;

• касса;

• банк;

• товары, реализация;

• учет материалов;

• учет товаров и т. д.

Все журналы имеют вид таблицы. Записи о документе или операции выглядят как строки в журнале. Записи с более ранней датой находятся в начале таблицы, с более поздней – в конце. По графам таблицы можно перемещаться, используя мышь и клавиши управления курсором. Клавиша Home быстро перемещает курсор в начало таблицы, End – в конец.

...

Примечание

Установка значения интервала по умолчанию производится командой Сервис → Параметры, вкладка Журналы.

В журналах фиксируются все документы, но не всегда они все выводятся на экран. Это зависит от выбранного промежутка времени, который указан в заголовке окна журнала. Чтобы изменить этот промежуток, щелкните на кнопке Интервал на панели инструментов открытого журнала.

Для просмотра проводок операции или документа в полном объеме нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на строке с записью. Можно добавлять записи в журнал, копировать, помечать на удаление:

• Для добавления новой записи в любой журнал используется кнопка Ввод новой строки на панели инструментов журнала или клавиша Insert.

• Для копирования записи используется кнопка Копировать строку на панели инструментов журнала или клавиша F9.

• Для пометки на удаление можно использовать клавишу Delete или кнопку Пометить на удаление на панели инструментов.

Начинающим пользователям наиболее удобно работать в журнале операций, так как в нем отражаются все документы: и которые формируют проводки, и которые проводок не формируют, например доверенность или счет. Это происходит потому, что по умолчанию включен режим Все документы включать в журнал операций. Настройка режима производится в окне, которое можно открыть командой Сервис → Общая настройка.

Понятие операции