Компьютер для бухгалтера - [45]
Программа редактирования объекта откроется автоматически после двойного щелчка на объекте.
Связывание объектов
Этот способ позволяет обеспечить актуальность документов. Дело в том, что изменения, сделанные в файле-источнике, автоматически отражаются в файле-приемнике. Вставку связанных объектов выполняют двумя способами: командой Правка → Вставка → Объект или путем копирования объекта в буфер обмена и последующей вставки его в документ командой Правка → Специальная вставка. Вторым способом можно вставить в документ связь с частью данных исходного файла.
Для связывания объекта путем специальной вставки выполните следующие действия:
1. Выделите данные объекта в исходном файле и выберите команду Правка → Копировать.
2. Откройте документ, в который необходимо вставить связанный объект, и выберите команду Правка → Специальная вставка.
3. В диалоговом окне Специальная вставка в списке Как выберите формат представления объекта в документе. В области Результат приводится краткое описание выбранного типа объекта.
4. Установите переключатель Связать и щелкните на кнопке ОК.
При использовании команды Объект меню Вставка связывание объекта выполняется следующим образом:
1. Поместите курсор в то место документа, куда требуется вставить объект (файл, вставляемый как объект, не обязательно открывать).
2. Выберите команду Вставка → Объект. В диалоговом окне Вставка объекта перейдите на вкладку Создание из файла.
3. Введите имя связываемого файла в поле или выберите файл, воспользовавшись кнопкой Обзор.
4. Установите флажок Связь с файлом. Обратите внимание на то, что описание в поле Результат изменяется, отражая различие внедренных и связанных объектов. Щелкните на кнопке ОК.
Редактирование объектов производится по правилам работы с приложением, в котором был создан связанный объект.
Для редактирования данных связанного объекта необходимо открыть исходный файл в соответствующей программе. Для этого дважды щелкните на объекте.
Данные, которые являются связанными и входят в состав приложения, обновляются сразу после изменения исходного файла либо сразу после указания на необходимость обновления. Это зависит от того, установлен ли режим автоматического обновления связи. Вы можете изменить режим обновления связи или разорвать связь. Для изменения связи выбирают команду Правка → Связи, которая приводит к открытию диалогового окна Связи.
В диалоговом окне Связи приводятся список и адреса исходных файлов для всех связанных объектов в документе, указываются типы объектов и режимы обновления связи. Эти параметры можно изменять. Ручной режим обновления, позволяющий контролировать обновление данных, включают установкой переключателя По запросу в группе Обновление. Теперь для обновления данных потребуется открыть диалоговое окно Связи, выделить соответствующую связь в списке и щелкнуть на кнопке Обновить.
Связывание объекта делает редактирование невозможным лишь в том случае, если файл-источник удален. В этом случае в файле-приемнике будет находиться последнее обновление, а при попытке редактирования будет выдано сообщение о том, что это невозможно.
Режим автоматического обновления можно временно отключить – заблокировать связь. Данные связанного объекта не будут обновляться вплоть до особого распоряжения. Когда вновь требуется обновить данные, блокировку отключают.
Задание 2
Свяжите таблицу расчетно-платежной ведомости с файлом Отчет, о котором говорилось в задании 1:
1. Откройте документ Ведомость, выделите таблицу и выберите команду Правка → Копировать в строке меню (или щелкните на кнопке Копировать на панели инструментов Стандартная).
2. Откройте документ Отчет и выберите команду Правка → Специальная вставка.
3. В открывшемся окне Специальная вставка установите переключатель Связать.
4. В поле Как выберите Лист Microsoft Excel (объект). Щелкните на кнопке ОК.
Проверьте, что внесение изменений в документ Ведомость вызовет обновление документа Отчет.
Таким образом, использование технологии связывания и внедрения объектов позволяет создавать связанные документы, причем обновление данных в одном документе приводит к их обновлению и в другом.
Обработка массовых почтовых рассылок
Поставим задачу разработать образец серийных писем для рассылки задолжникам по оплате телефонных переговоров. Данные о задолжниках следует взять из таблицы Excel.
Подготовка сведений о должниках
1. Создайте таблицу, которая показана на рис. 11.6.
Рис. 11.6. Документ, содержащий список должников
2. Поместите рамку выделения в начало таблицы и выберите команду Данные → Фильтр → Автофильтр.
3. В заголовке каждого столбца появятся кнопки раскрывающихся списков. Щелкните на кнопке в столбце Е. Раскроется список Автофильтр.
4. Щелкните в списке на элементе Условие. Появится окно Пользовательский автофильтр (рис. 11.7). В группе Признак оплаты выберите пункт Равно и укажите, чему должен быть равен этот признак (1). Щелкните на кнопке ОК.
Результат фильтрации приведен на рис. 11.8. Скопируйте документ в новый файл и сохраните его под именем Ведомость.