Компьютер для бухгалтера - [40]
Если суммируются ячейки, которые расположены в разных столбцах, удобнее воспользоваться мастером функций:
1. Откройте окно мастера функций (рис. 10.3), выберите категорию Математические, затем выберите функцию СУММ и щелкните на кнопке ОК.
2. В открывшемся диалоговом окне наберите адрес ячейки или выберите ее щелчком мыши на рабочем листе.
3. Для того чтобы лист стал доступным, щелкните на кнопке справа в поле ввода.
4. Выделите ячейки листа и вернитесь в окно мастера функций, щелкнув на кнопке справа в свернутой строке ввода.
5. Щелкните на кнопке ОК.
Функция ЕСЛИ
Данная функция относится к разряду логических и применяется, когда заранее неизвестно, какой результат будет в ячейке. Функция имеет следующий формат:ЕСЛИ(логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)
Например, можно использовать эту функцию, если требуется выводить только положительные результаты расчетов в некоторой ячейке (к примеру, А1). В этом случае вместо аргумента логическое_выражение подставляется условие А1 >0, вместо значение_если_истина – А1 (то есть значение ячейки А1), а вместо значение_если_ложь – пустая строка " ":
=ЕСЛИ(А1>0;А1;" ")
Вместе с этой функцией можно использовать функции логических операций И и ИЛИ. Эти функции позволяют объединять несколько условий.
В том и только в том случае, если все условия, заданные в виде аргументов функции И, выполнены, сама функция принимает значение «истина». Если хотя бы одно условие не выполнено, она принимает значение «ложь».
Функция ИЛИ также позволяет задать несколько условий. Если хоть одно из условий, приведенных в качестве аргумента ИЛИ, выполнено, то функция принимает значение «истина». Если же все заданные условия неверны, функция получит значение «ложь».
В обеих функциях может быть указано до тридцати аргументов-условий.
Наиболее часто используемые функции
Перечислим некоторые наиболее часто используемые функции:
• МАКС(число1; число2,…) – возвращает максимальное число из значений перечисленных аргументов;
• МИН(число1; число2,…) – возвращает минимальное число из значений перечисленных аргументов;
• СЕГОДНЯ() – возвращает значение текущей даты;
• СУММ(число1; число2;…) – суммирует значения аргументов;
• СУММПРОИЗВЕД(массив1; массив2; массив3;…) – возвращает суммы произведений соответствующих элементов массивов;
• ОКРУГЛ(число; количество_цифр) – округляет число до указанного числа десятичных разрядов;
• СРЗНАЧ(число1; число2; числоЗ;…) – выполняет расчет среднего арифметического указанных аргументов; аргументы могут быть числами или именами, массивами или ссылками на ячейки с числами.
Приведем примеры использования некоторых функций:
• Суммирование чисел из диапазона C3:F5:
CYMM(C3:F5)
• Вычисление среднего значения чисел из указанных диапазонов:
СЗНАЧ(А1:АЗ;ВЗ:В5)
• Округление значения ячейки М10 до второго знака после запятой:
ЭКРУГЛ(М10;2)
Относительная и абсолютная адресация
Полезной особенностью электронной таблицы является возможность автоматического изменения адресов ячеек при копировании и перемещении формул.
Вернемся к примеру с накладной (см. рис. 10.1). Скопируем формулу из ячейки D4 в ячейки D5 и D6. Самым быстрым способом копирования является копирование с помощью маркера в нижнем правом углу выделенной ячейки: подведите указатель мыши к маркеру и, удерживая левую кнопку, перетащите формулу в соседние ячейки (рис. 10.4). Обратите внимание: при копировании в формулах автоматически изменяются адреса ячеек.
Рис. 10.4. Копирование формул
В строке формул после копирования показана формула, в самой ячейке – результат выполнения формулы.
Бывают случаи, когда не нужно изменять ссылки (адреса ячеек), используемые в формуле. Тогда применяется специальное имя, которое называется абсолютным. В этом случае в адрес ячейки вносится знак абсолютной адресации $:
• $С$7 – абсолютная адресация: при копировании адрес ячейки не меняется;
• В$4 – частичная абсолютная адресация: при копировании не меняется номер строки;
• $В4 – частичная абсолютная адресация: при копировании не меняется номер столбца.
Вернемся к примеру с накладной. Допустим, необходимо подсчитать сумму в долларах и при этом учесть возможность изменения курса.
Добавьте еще один столбец и введите в нем формулу =D4/$B$1.Примечание
Абсолютный адрес ячейки можно получить, указав в формуле ячейку и нажав затем функциональную клавишу F4. При последующих нажатиях F4 будут выведены частичные абсолютные адреса.
При копировании формулы в графе Сумма в долларах адрес ячейки В1 не изменится (рис. 10.5).
Рис. 10.5. Расчет суммы в долларах
Защита ячеек, листов и книг
Иногда необходимо защитить данные от несанкционированного доступа или скрыть формулы, по которым производится расчет. Рассмотрим, как устанавливается защита.
Защита листа от изменения
Защита листа от внесения изменений выполняется с помощью команды Сервис → Защита → Защитить лист. В открывшемся окне (рис. 10.6) установите необходимые варианты защиты, выбрав одно из положений переключателя: Содержимое, Объекты, Сценарии. Затем, если необходимо, введите пароль и подтвердите его.