Компьютер для бухгалтера - [35]

Автозаполнение

Предположим, вам необходимо ввести данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой – 1, 2, 3 и т. д., текстовый – январь, февраль, март и т. д. или смешанный – например, 1-й год, 2-й год, 3-й год и т. д. Для этих целей удобно использовать автозаполнение. Автозаполнение позволяет выполнять много полезных операций: вводить повторяющиеся данные, продолжать начатые ряды, расширять списки. Эта функция Excel работает с числами, днями недели, месяцами, датами.

1. Выделите на листе ячейку с начальным значением будущего списка. Обратите внимание на нижний правый угол рамки, выделяющей ячейку. В нем находится небольшой квадратик, именуемый маркером заполнения.

2. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Указатель превратится в черный крестик. Нажмите левую кнопку мыши и протащите указатель в нужную сторону (рис. 9.2).

Рис. 9.2. Автозаполнение ячеек

3. По мере протаскивания маркера выделяемый диапазон увеличивается и включает все больше ячеек. Когда вы отпускаете кнопку мыши, все ячейки выделенного диапазона заполнятся значениями. Какими именно – зависит от того, что находится в первой ячейке.

4. Если вы выделили большее число ячеек, чем это необходимо, протащите маркер заполнения назад до намеченной ячейки, не отпуская кнопку мыши. Автозаполнение удалит лишние данные и очистит соответствующие ячейки.

В памяти Excel хранятся несколько списков, допустимых для автозаполнения. Для просмотра всех последовательностей, имеющихся в списке автозаполнения в данный момент, выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните на вкладке Списки.

В распоряжении пользователя имеются следующие режимы автозаполнения:

• Для того чтобы продублировать значение, введите его в первую ячейку диапазона (например, слово Доходы), а затем выделите с помощью маркера заполнения весь требуемый диапазон. Введенное значение будет продублировано в этом диапазоне. В данном случае в списке автозаполнения не определена последовательность, содержащая слово «Доходы», поэтому слово просто дублируется.

• Для того чтобы создать простую последовательность чисел, введите первое число этой последовательности в первую ячейку диапазона. Захватите маркер заполнения, нажмите клавишу Ctrl и перетащите маркер до конца диапазона. Список будет продолжен, начиная с введенного числа. Каждая следующая ячейка будет содержать число на единицу большее, чем предыдущая.

• Для того чтобы получить список месяцев (или дней недели), введите в первую ячейку диапазона название месяца (дня) в полном или сокращенном виде и перетащите маркер заполнения до конца диапазона.

• Для того чтобы построить список дат, введите первую дату в любом формате и выделите необходимый диапазон путем перетаскивания маркера заполнения. Например, после ввода даты 10.01.2004 и выделения диапазона вы увидите в выделенных ячейках значения 11.01.2004, 12.01.2004 и т. д.

Автоввод и автозамена

При заполнении таблиц часто возникает необходимость ввода больших объемов данных. Ввод данных с клавиатуры – это всегда долгая операция, а повторяющийся ввод одних и тех же данных – тем более. Вот почему в Excel предусмотрены два эффективных средства экономии сил пользователя: автоввод и автозамена.

Как только будет введено несколько символов, повторяющих уже введенный ранее текст, механизм автоввода сразу заполнит ячейки соответствующим текстом. Например, если вы несколькими строками ранее ввели Ветров Иван Петрович и сейчас начали вводить Be, остальная часть фамилии и имя с отчеством будут введены автоматически. При этом нет необходимости заботиться о заглавных буквах – они будут изменены автоматически. После появления полного варианта значения достаточно нажать клавишу Enter или клавишу – I, чтобы согласиться с предложенным вариантом и вставить этот текст в ячейку. Если результат автоввода не соответствует необходимому значению, просто продолжайте вводить текст, и текст автоввода исчезнет.

...

Внимание!

Обратите внимание на то, что механизм автоввода работает только с текстом, на числа он не реагирует.

Механизм автозамены работает точно так же, как аналогичное средство редактора Word. Подготовьте аббревиатуры тех фрагментов текста, которые вам приходится вводить очень часто. После этого, например, вводя текст ВИП, с помощью автозамены вы будете получать Ветров Иван Петрович.

Задание 2

Вернитесь на лист 1 документа Опыт и заполните графу №, использовав автозаполнение. Введите несколько наименований товара. Укажите несколько сумм.

Форматирование листа

Внешний вид введенных вами данных можно изменить. Изменение внешнего вида документа называется форматированием листа или ячеек. Для форматирования используется панель инструментов Форматирование, расположенная под заголовком окна программы, или команда Формат → Ячейки из строки меню. Предварительно ячейки должны быть выделены. Для вызова диалогового окна Формат ячеек можно также использовать команду контекстного меню Формат ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок, предоставляющих различные возможности для форматирования:

• На вкладке Число можно задать количество десятичных знаков, которое будет отображаться у числа в формируемой ячейке. Можно также дать указание отображать это число в виде даты или в виде процентов либо выводить рядом с числом знак денежной единицы и т. п.