Компьютер для бухгалтера - [32]
На рабочем поле выделенная ячейка (или диапазон ячеек) обведена темной рамкой. Различные способы выделения ячеек приведены в табл. 8.1.
Таблица 8.1. Способы выделения ячеек
Чтобы снять выделение, щелкните в любой ячейке рабочего листа. Для того чтобы применить изложенные приемы выделения, выделите шапку таблицы, которую вы создали во время выполнения предыдущего задания, а затем отформатируйте ее, выбрав размер шрифта 12 пт, начертание – полужирное, цвет заливки – желтый. Вот в какой последовательности необходимо выполнять действия: 1. Выделить ячейки А1:С1 любым из указанных в табл. 8.1 способов. 2. Выбрать размер шрифта 12 пт в раскрывающемся списке Размер на панели форматирования. 3. Щелкнуть на кнопке Полужирный. 4. Щелкнуть на кнопке Цвет заливки и выбрать нужный цвет. Вид документа после форматирования приведен на рис. 8.5. Рис. 8.5. Вид таблицы после форматирования Имена листов и ячеек Продолжим знакомство с интерфейсом программы. Каждый лист имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, и ими удобно пользоваться при поиске. Ярлычки расположены слева в нижней части окна приложения. После создания новой книги на экране открывается лист с именем Лист1. Чтобы перейти к следующим листам с именами Лист2, Лист3 и т. д., щелкните на соответствующем ярлычке. Если в книге очень много листов и все ярлычки не помещаются в строке, можно перемещаться по ней с помощью кнопок со стрелками, расположенных слева от ярлычков. С помощью контекстного меню ярлычка можно изменить название листа, удалить лист, скопировать его и добавить новые листы. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке и выберите соответствующую команду в появившемся контекстном меню. Рабочий лист представляет собой таблицу. Столбцы таблицы помечаются латинскими буквами, а ее строки – числами. Так как в латинском алфавите всего 26 букв, для начальных столбцов в качестве имен используются отдельные буквы от А до Z, а для последующих столбцов – пары букв: АА, АВ, АС…, AZ, ВА, ВВ…, BZ и т. д., вплоть до IA, IB…, IV. Ячейки идентифицируются с помощью адресов. Адрес ячейки определяется именем столбца и номером строки, пересечением которых образуется ячейка. Например, адресом левой верхней ячейки рабочего листа является А1, а адресом последней ячейки – IV65536. Адрес ячейки также называется ссылкой на ячейку. Изменение имен ячеек и диапазонов Имя ячейки определяется ее расположением, но оно ничего не говорит о ее содержании. Чтобы установить смысловую связь между именем ячейки и ее значением, имя можно поменять. Например, если в ячейке А2 будет храниться значение дохода фирмы, можно назвать эту ячейку Доход. Изменить имя ячейки или диапазона ячеек можно следующим образом: 1. Выделите ячейку или диапазон. 2. Щелкните мышью в поле имени (крайнее левое поле в строке формул). 3. Удалите старое и введите новое имя ячейки или диапазона. 4. Нажмите клавишу Enter.
Примечание
Первым символом в имени ячейки обязательно должна быть буква, например: Налог2004. Слово 2004Налог в качестве имени недопустимо, равно как и имена, содержащие пробелы (последние можно заменить символом подчеркивания: Налог_2004). При попытке дать имя Налог 2004 прозвучит звуковой сигнал и появится предупреждающее сообщение. Имя ячейки также не должно превышать 256 символов.
Имена облегчают понимание данных и формул, когда вы используете таблицу, созданную очень давно. Как правило, когда вы создаете таблицу, вы знаете и помните, что означает, например, выражение = А2 – В2, однако если ею долго не пользоваться, вы вполне можете это забыть. Но если формула была введена как = Доход – Налоги, ее значение вы поймете всегда.
Рис. 8.6. Переименование ячейки
Другое преимущество именования ячеек в том, что уменьшается вероятность ошибок при перемещении ячеек. Программа Excel автоматически отслеживает изменения расположения поименованных ячеек и диапазонов.
Наконец, благодаря именам облегчается перемещение по листам. Укажите имя ячейки или диапазона в поле имени (можно выбрать его в раскрывающемся списке, щелкнув на стрелке справа от поля имени), и вы автоматически попадете в нужное место.
Итак, всем важным ячейкам следует давать имена. В первую очередь это относится к ячейкам, в которых планируется часто изменять данные, используемые в формулах. Как будет выглядеть рабочий лист после изменения имен ячеек, показано на рис. 8.7.
Рис. 8.7. В формуле используются измененные имена ячеек
Приемы копирования информации
Часто для ускорения набора текста прибегают к таким приемам, как копирование и перемещение информации.
Копирование отличается от перемещения тем, что при копировании содержимое исходной ячейки не изменяется – оно просто дублируется в той ячейке, куда было вставлено. При перемещении данные из исходной ячейки удаляются.
Копировать и перемещать можно не только одну ячейку, но и диапазон ячеек. Для копирования и перемещения используются команды Правка → Копировать и Правка → Вырезать. Намного удобнее и быстрее пользоваться кнопками на панели инструментов Стандартная (кнопки Копировать, Вырезать, Вставить).