Компьютер для бухгалтера - [21]
Получение сообщений
После запуска почтовой программы щелкните на папке Входящие и выберите в меню команду Сервис → Получить все. Поступающие сообщения помещаются в папку Входящие. Выберите полученное сообщение и дважды щелкните на нем. Если сообщение содержит вложение, в заголовке сообщения появится соответствующий значок. Открыть вложение можно двойным щелчком на его значке.
Внимание!
Вложенные файлы могут иметь разные расширения, а также могут быть запакованы. Для того чтобы их можно было открыть, соответствующий тип файла должен быть зарегистрирован, а на компьютере должен быть установлен архиватор.
С помощью команды меню Сервис → Адресная книга можно зарегистрировать в адресной книге организации и людей, с которыми вы ведете переписку. В дальнейшем данные из адресной книги можно будет использовать для установки контакта. При получении сообщения от нового адресата можно занести данные о нем в адресную книгу командой Сервис → Добавить отправителя в адресную книгу. Теперь эту запись можно использовать при создании почтового сообщения.
Распечатать сообщение можно, щелкнув на нем правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Печать.
Задание 4
1. Запустите почтовую программу.
2. Щелкните на папке Входящие.
3. Выберите команду Сервис → Доставить почту → Получить все. Почтовое сообщение с содержанием «Первое почтовое сообщение» окажется в папке Входящие.
Как удалить сообщения, которые больше не нужны? Для этого удобно использовать контекстное меню. Выделите папку, с которой собираетесь работать, например, щелкните на папке Входящие. Щелкните правой кнопкой мыши на удаляемом сообщении и в открывшемся контекстном меню выберите команду Удалить. Сообщение окажется в папке Удаленные.
Часть II Офисные программы
В этой части мы ознакомимся с программами, входящими в состав пакета Microsoft Office. Это программы Word и Excel. Редактор Word незаменим, если необходимо составить отчет, создать справку, оформить таблицу. Программа Excel может использоваться для создания документов, в которых необходимо проводить расчеты с помощью формул. Использовав Excel, бухгалтер сможет составить счет, провести расчет заработной платы, выполнить анализ данных с помощью сводных таблиц.
Глава 6 Работа с программой Word
Обычно работа с редактором Word не вызывает трудностей: текст набирается в нем так же, как и в редакторе Блокнот. Трудности начинаются тогда, когда приходится вносить в созданный документ исправления и добавления. К удивлению пользователя, текст рассыпается, принимает неаккуратный вид и требует новых усилий по оформлению. Это происходит оттого, что первоначально он не был правильно отформатирован. О некоторых тонкостях работы в редакторе Word вы и узнаете в этой главе.
• Внешний вид программы
• Работа с текстом
• Добавление графических объектов
• Работа со списками
• Печать документа
Внешний вид программы
К редактору текстов Microsoft Word бухгалтер обращается довольно часто. Это происходит тогда, когда необходимо подготовить отчет, объединить результаты деятельности предприятия в таблицу, подготовить договор.
Редактор Word используют для создания и оформления текстов. Кроме текстов и таблиц с помощью редактора Word можно создавать веб-страницы для размещения их во Всемирной паутине. Любой документ, созданный в редакторе Word, можно сохранить в формате HTML, то есть использовать язык гиперссылок. Познакомимся с программой Word.
Запустите программу Word командой Пуск → Все программы → Microsoft Word главного меню.
Окно редактора содержит стандартные элементы: строку заголовка, строку меню, панели инструментов, строку состояния и рабочее поле программы.
В заголовке окна редактора Word кроме названия программы отражается и имя редактируемого файла. Каждый пункт меню в строке меню имеет свое подменю. Чтобы выполнить команду меню, щелкните на ее имени. Для просмотра текста, который не помещается на экране, служат вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Здесь же расположены кнопки для перехода к следующей странице документа. Не забудьте, что для перехода по страницам можно использовать клавиши PageUp и PageDown. Если необходимо просмотреть разные части документа, нужно изменить размеры открытого окна. Подведите указатель мыши к границе окна. При этом указатель превратится в двунаправленную стрелку. Захватите таким указателем границу окна и, удерживая левую кнопку мыши, переместите его. Вид окна после изменения размеров приведен на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Окно редактора Word после изменения размеров
Вернуть первоначальное состояние окна можно тем же способом. Управлять изменением размеров окна и их перемещением можно и с клавиатуры. Для этого используйте команду Размер системного меню. После выбора команды измените клавишами управления курсором размер окна и нажмите клавишу Enter.
Панели инструментов
Под строкой меню находятся так называемые панели инструментов. Кнопки на этих панелях предназначены для ускоренного (по сравнению с выбором в меню) выполнения команд. При первом запуске после установки на компьютер в окне Word видимы только две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, – на самом деле их гораздо больше. Вывести другие панели инструментов на экран можно соответствующей командой подменю Панели инструментов меню Вид. Для вывода панелей удобно использовать и контекстное меню. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов. Появится меню с названием панелей. На экране присутствуют те панели, около названий которых в меню стоит галочка. Не старайтесь запоминать назначение кнопок панелей инструментов: если вы подведете указатель мыши к любой кнопке, то увидите всплывающую подсказку.