Компьютер для бухгалтера - [13]

2. В строке меню выберите команду Файл → Создать → Папку.

На правой панели появляется изображение папки, а рядом с ней курсор вставки и название новой папки по умолчанию: Новая папка. Удалите ненужные символы и наберите на клавиатуре ваше название папки, например Бухгалтерия.

3. Для окончания ввода нажмите клавишу Enter.

Сохранение документов в папке

Пока вы набираете текст на компьютере, за его сохранность отвечает оперативная память. После окончания работы файл с текстом следует сохранить на жестком диске, иначе при закрытии программы он пропадет. Ваш файл будет сохранен в том месте жесткого диска, которое вы сами укажете. При необходимости документ можно будет быстро найти.

Сохранение документа проводится по следующему алгоритму:

1. Создайте документ, использовав какой-нибудь текстовый редактор, например Word или Блокнот.

2. В окне редактора выберите команду Файл → Сохранить как. Выбор данной команды говорит о том, что вы собираетесь дать документу новое название.

3. В диалоговом окне Сохранение документа (рис. 3.3) выберите из раскрывающегося списка в поле Папка: ту папку, в которой надо сохранить документ. Ее название должно появиться в поле (на рис. 3.3 открыта папка Бухгалтерия). Если это так, значит, нужная папка открыта.

4. Дайте название файлу (документу). Для этого щелкните в поле Имя файла и наберите имя файла.

5. Щелкните на кнопке Сохранить.

...

Внимание!

Обратите внимание на разницу между командами Сохранить и Сохранить как. Команда Сохранить как позволяет дать документу новое имя и по шагам проследить, где вы его будете сохранять, то есть позволяет полностью ориентироваться в файловой структуре. Для нового документа команда Сохранить работает аналогичным образом, и, если у документа нет имени, будет открыто диалоговое окно Сохранение документа. Если же имя уже есть, измененный документ будет сохранен под старым именем. Обычно при первом сохранении используют команду Сохранить как, а затем периодически производят сохранение изменений командой Файл → Сохранить.

Рис. 3.3. Окно сохранения документа

Задание 2

Для закрепления полученных знаний выполните следующее упражнение:

1. Откройте редактор Блокнот, наберите в нем предложение «Я сохраняю текст.».

2. Сохраните документ в папке Мои документы на диске С:.

3. Откройте программу Проводник и найдите документ, который вы только что сохранили.

4. Откройте документ, дважды щелкнув на нем, затем закройте и перетащите в корзину.

Создание ярлыка

Теперь, когда мы познакомились с программой Проводник, мы можем создавать ярлыки необходимых нам для работы программ, документов и папок. Создадим ярлык для папки Бухгалтерия:

1. Найдите в окне проводника свою папку.

2. Удерживая правую кнопку мыши, перетащите папку на рабочий стол и отпустите кнопку.

3. В появившемся меню выберите команду Создать ярлыки.

...

Внимание!

Если удерживать левую кнопку мыши, то произойдет перемещение на рабочий стол самой папки.

Можно создавать ярлыки к любым папкам, файлам и программам. Когда ярлык уже не нужен, его можно удалить с рабочего стола, выделив его и нажав клавишу Delete. Самый быстрый способ удаления – удерживая левую кнопку, перетащить изображение ярлыка на значок Корзина.

Задание 3

Создайте ярлык созданной вами папки, поместите его на рабочий стол, а затем удалите. Убедитесь, что сама папка по-прежнему осталась на диске, а ярлык оказался в корзине.

Поиск информации и печать файлов

Часто бывает так, что вы не можете найти нужные документ или папку. Для поиска потерянных документов используется команда Поиск в меню Сервис программы Проводник. Выберите эту команду и введите в открывшемся окне имя файла, который следует отыскать, затем щелкните на кнопке Искать. В окне будут показаны файлы с такими именами и путь к ним.

Чтобы распечатать документ из проводника, нужно выделить документ и выбрать в меню команду Файл → Печать.

...

Примечание

Для печати файлов предварительно должен быть установлен и настроен принтер.

Архивация

Архивный файл – это файл, содержащий в сжатом виде один или несколько файлов, которые могут быть извлечены из него в первоначальном виде. Так как архивация уменьшает размеры файлов, ее использование особенно полезно, если у вас мало свободного места на дисках – носителях информации, например, при работе с дискетами.

Для архивации файлов используются специальные программы – архиваторы. Среди наиболее известных программ такого рода можно назвать WinRAR, WinZIP, ARJ. Нельзя сказать наверняка, какая из этих программ лучше: одни из них выигрывают за счет скорости архивации, другие – за счет высокой степени сжатия.

При создании архива необходимо иметь в виду, что файлы разных типов имеют разную степень сжатия. Например, размер текстовых файлов Word может уменьшиться на 90 %, а некоторые графические файлы бесполезно архивировать, так как их размер не изменится вовсе.

Современные архиваторы имеют удобный интерфейс для добавления и извлечения архивных файлов. В большинстве случаев для работы достаточно выбрать из меню необходимую команду или щелкнуть на кнопке на панели инструментов.

В качестве примера мы рассмотрим архиватор WinRAR. Чтобы создать архив, выполните следующие действия: