Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете - [41]

Делегировать другим. Если у вас или вашей команды из двух-трех человек есть преданный ассистент, это замечательно. Найдите такого, который сможет не просто выполнять административные задачи, но и разрешать проблемы, и поставит своей целью максимальное содействие вам.

Однако в нынешней высокотехнологичной и экономной экономике такие ситуации встречаются реже, чем раньше. Раньше у Харрис была ассистентка, но она переехала в Индию. Освободившиеся фонды было решено потратить на программирование, а не на помощников. Если люди считают нормальным оставлять сообщения на автоответчике, не так важно иметь человека, который будет отвечать на звонки. Сегодня мы все печатаем собственные письма. Так или иначе, в нынешней реальности делегирование — это не просто отказ от работы, которую вы вообще не хотите делать. Если это по-настоящему тупая работа, может быть, ее не надо делать вообще. Может быть, процессы можно автоматизировать. Например, задача забронировать столик в ресторане прямо перед ужином раньше доставалась трудолюбивому ассистенту, но в эпоху сайтов, на которых можно ввести время, количество человек и посмотреть, где есть места (например, OpenTable.com), гораздо легче воспользоваться ими.

Для рационального делегирования надо помнить: «Если я могу что-то сделать, не факт, что мне следует это делать, — говорит Харрис. — Очень важно вкладываться в профессиональное развитие людей». Если вы управляете фондом по борьбе с неравенством, то скоро заметите, что кругом масса несправедливости и относительно несложных способов с ней бороться, что может привести к «смерти из-за тысячи возможностей». Воспользоваться всеми просто невозможно. И дело не только в том, чтобы защитить свою личную жизнь, — дело в том, что надо понять: у вас не получится потратить достаточно времени на самую важную профессиональную деятельность, если вы будете заняты другими вещами.

Соответственно, если вы хотите извлечь максимум из 168 часов, вам нужны команда на работе и команда дома, и они должны быть сосредоточены на своих ключевых компетенциях, а вы — на своих. Если говорить о работе, то кто-то из этих людей может работать в вашей организации, а кто-то — нет. Стараясь разнообразить мир благотворительности, Харрис создала блог «Новые голоса филантропии», который существует отдельно от фонда Headwaters. Она нашла дизайнера на сайте eLance, а потом подключила виртуального ассистента к поиску материалов. Это помогло ей расширить сферу влияния и одновременно сэкономить время. Когда ее приглашают выступить на конференциях, на секциях, где, по ее мнению, она не будет оптимальным оратором, то Харрис порой ищет подходящих людей за пределами организации и предлагает тех, кто с радостью возьмется за такую возможность. «У меня по-настоящему широкая сеть профессиональных контактов», — говорит она, и создание возможностей для этих людей означает, что Headwaters и она сама укрепляют свою деловую репутацию.

С ее желанием развивать навыки и умения сотрудников, она, конечно, поручает им какие-то вещи. Ее приглашают на массу внешних встреч и общественных мероприятий, которые могут привести к отличным проектам, просто потому, что она возглавляет фонд. Но некоторые мероприятия посвящены вещам, в большей степени соответствующим деятельности других сотрудников, и она хочет, чтобы эти сотрудники полностью отвечали за свою тему. Тогда она спрашивает себя, нет ли кого-то более подходящего, посылает одного из своих подчиненных и пытается сопротивляться искушению тоже пойти на встречу, потому что там будет влиятельное лицо или, если на то пошло, потому что она может хорошо справиться с задачей. Закон сравнительных преимуществ из экономической теории утверждает, что даже если одна из сторон обладает абсолютным преимуществом во всем, иногда все равно имеет смысл специализироваться, поскольку время и ресурсы всегда будут ограниченными.

Что интересно, некоторые из этих принципов она применяет дома при взаимодействии с двумя детьми. В день, когда мы беседовали, ее десятилетняя дочь забыла дома домашнее задание, и эта проблема обнаружилась, когда они давно уже ехали в машине к школе. В прошлом Харрис могла развернуться и потратить 45 минут, чтобы забрать забытое задание. Она говорит: «Я не хочу, чтобы дети были разочарованы», но на сей раз решила, что это хорошая возможно научить дочь быть ответственной за свою работу, а не полагаться на маму. Харрис стала обсуждать с дочерью, что можно сказать учителю и как решить проблему. Этот разговор позволил использовать ее ключевую компетенцию матери, а не менее ценный навык — вернуться и привезти задание.

Повышайте производительность, развивайте свои навыки

Взяв под контроль расписание и избавившись от деятельности, не связанной с вашими ключевыми компетенциями, вы экономите немало часов, но в долгосрочной перспективе лучшим способом увеличить количество свободного времени будет повышение профессионального мастерства.

Мне не нравится идея поощрять людей за «многолетний опыт», поскольку многие годами остаются на одном и том же месте, никак не развиваясь. Тем не менее очень приятно осознать, что со временем можно лучше овладеть своей работой. Иногда вам начинают лучше удаваться мелочи, которые сильно влияют на производительность, хотя сами вы этого не осознаете. У повара, который жарит глазунью, яйцо всегда растекается в идеальный круг. Когда я только пришла в журналистику, мне поручали написать статью, например, на 1000 слов. Я выдавала черновик, нажимала на «количество слов», получала 1600, и текст было очень трудно обрезать, никак не повлияв на главную мысль. Восемь лет спустя этого больше не происходит. Если мне надо написать 1000 слов, в первом наброске будет от 900 до 1100. Я не считаю, пока пишу, — просто теперь я чувствую, сколько слов в любом моем тексте. Я знаю, сколько материала уместится в эту длину, если писать сжато, и сколько информации мне необходимо найти предварительно.