Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете - [40]

Вторая стратегия — сократить время, доступное для не самых ценных видов деятельности. Чтобы этого добиться, надо установить разумный лимит на общее количество рабочих часов. Триста Харрис стремится к 40 часам. Харрис Брукс, директор многопрофильной больницы Пало-Пинто, старается уходить в пять вечера каждый день, так же поступает Кэрол Фассбиндер-Орт. Джон Эннер, глава фонда East Meets West, ориентируется на 17:30. Работать по 30–50 (максимум 60) часов в неделю — абсолютно разумно, какую бы должность вы ни занимали.

Потом, ограничив свои рабочие часы, старайтесь заполнить большую часть доступного времени более ценной работой. Триста Харрис выделает большие промежутки времени в понедельник, среду и пятницу на разработку стратегий. Но прежде чем запланировать это время, она выбирает вопрос, который будет обдумывать, и собирает все необходимые материалы. В эти часы ее дверь закрыта, как и электронная почта. Она размышляет о новых стратегиях привлечения средств, тенденциях в благотворительности на десять лет вперед или о сферах, которые Headwaters стоит охватить или исключить. Если вы работаете в офисе с общим электронным расписанием, в которое люди могут вставлять встречи, пометьте то время, когда вы занимаетесь особенно ценной работой, как занятое. Если вопрос будет достаточно важным, вас найдут. Но обычно он не настолько важен.

Можно сделать еще один шаг и запланировать время для «хозяйственных» дел на работе, которые необходимо выполнить. Харрис обычно разбирается с электронной почтой с 14:30 до 15:30. Она проверяет ящик и в другое время, чтобы посмотреть, не пришло ли чего-нибудь срочного, но не отвечает сразу. Недавно я познакомилась с женщиной, которая сказала мне, что выделяет временной промежуток в пятницу утром, чтобы сделать необходимые, но не самые важные звонки. Когда кто-то просит назначить ему время, она подключает ассистентку и говорит: «Мы обязательно свяжемся. Подойдет ли вам пятница?» Для ассистентки это код — значит, дело не относится к приоритетным, и такие звонки можно запланировать на пятничный блок один за другим.

Есть и другие способы минимизировать дела, которые не относятся к ключевым компетенциям. Не надо никуда ездить, если в этом нет абсолютной необходимости. Я уверена, что общаться с вами — одно удовольствие, но, возможно, клиенты не жаждут видеть вас так часто, как вам кажется, особенно если поездки оплачивают они. Возможно, они даже подозревают, что в самолете по дороге в их офис вы смотрите кино, а не работаете над порученным вам проектом. Попробуйте программное обеспечение для телеконференций. Люди, которые пользовались самыми продвинутым версиями, утверждают, что это невероятно похоже на встречу вживую в одной комнате. Работайте из дома при любой возможности и не поддавайтесь искушению пойти на не очень важное лично для вас собрание только потому, что там будет ваш босс и предложат пончики. Больше того, последуйте примеру Джона Эннера из фонда East Meets West Foundation и постарайтесь установить правила для личных встреч — у каждой такой встречи должен быть смысл, повестка, крайне ограниченный срок, вывод и тенденция задействовать скорее больше, чем меньше народу. Измените свой подход. Вас пригласили на собрание не потому, что вы важны, а потому, что, по мнению других, вам больше нечем заняться!

При всем при этом надо стараться добиться баланса и достаточно вкладываться в вещи, которые имеют значение. Иногда в попытках быть сверхэффективной я слишком мало времени трачу на чтение с целью найти идеи, которые могла бы предложить издателям, или выйти на новые, более широкие рынки. Я пропускаю отраслевые мероприятия, потому что стесняюсь вести разговоры на фуршетах и мне почти никогда не удается найти на конференциях секции, где можно получить достаточно полезной информации, чтобы оправдать потраченное на них время. Я откладываю отправку сообщений с вопросом «как дела?» другим авторам и редакторам, с которыми какое-то время не общалась. Потом я выделяю два часа на подобные вещи или прихожу на обед, где в конце концов получаю потрясающую и непредвиденную возможность для нового проекта или другого предприятия. Я пытаюсь вести себя разумно — выбирать несколько самых многообещающих мероприятий, или ставлю себе цель, скажем, познакомиться там с пятью новыми людьми (подробнее об этом — в главе 5).

Харрис тоже старается найти время на некоторые вещи, которые, не будучи слишком эффективными, все же имеют значение. В долгосрочной перспективе она хочет диверсифицировать сферу благотворительности — привлечь к занятию ею разных людей — и поэтому выделяет время на обучение молодых женщин или представителей национальных меньшинств, которые выходят на нее с вопросом: с чего начать? Однако поскольку на этих информационных встречах ей приходится отвечать на одни и те же вопросы, она подготовила списки ресурсов, которые эти люди могут просмотреть для начала, и просит подопечных заранее присылать ей вопросы или список людей, с которыми она может их познакомить. После этого на встречах обсуждается, чем может помочь конкретно она, и гораздо реже приходится рассказывать, какие именно резюме ожидают благотворительные фонды.