Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - [4]

Люди читают, пишут и отправляют электронные письма очень быстро, часто на ходу и, конечно же, делают ошибки. Даже завзятый перфекционист может нажать кнопку «Reply», не исправив грамматическую ошибку, которая спряталась в четвертом предложении с конца. Не всегда помогает и проверка правописания. Хотя случайные ошибки нежелательны, они не редкость. Однако нескончаемый поток ошибок вызывает раздражение и говорит о том, что автор должен серьезно поработать над своими промахами.

Перечитайте написанное

В письме, которое уже послано, ошибки бросаются в глаза сразу. Как только кнопка «Reply» нажата, вы можете полюбоваться своим детищем во всей красе – или провалиться сквозь землю от стыда за позорные ляпы.

Когда мы стучим по клавишам, торопясь отправить e-mail, возникают одни и те же проблемы. Мы печатаем слишком быстро. Мы читаем слишком быстро. Мы проверяем слишком быстро. Нам мешают дислексия, неудобные линзы, утомление, недосып и последствия вчерашней вечеринки. И вот: о ужас! Но поздно. Ни грамматика, ни проверка орфографии уже не спасут нас. Поезд ушел.

Наверное, когда-нибудь почтовые клиенты научатся приостанавливать отправку письма, если автор испытывает стресс или не выспался. А пока нам придется справляться своими силами. Как это сделать:

• прежде чем проверять и редактировать текст, поменяйте шрифт: это поможет вам увидеть его свежим взглядом;

• измените размер шрифта – с той же целью;

• распечатайте текст;

• прочтите письмо вслух: ухо поможет отловить ошибки, которые пропустил глаз.

Потушите огонь

Грубость и оскорбления – это табу. Даже если полученное письмо привело вас в ярость, обидело или возмутило до глубины души, поборите искушение дать выход своим чувствам. Едкие злые слова редко достигают цели. Если вы хотите отомстить, будьте спокойны и невозмутимы. А порой добросердечный участливый тон помогает захватить противника врасплох. Вы же не хотите прослыть на работе скандалистом? Не бойтесь сплетен, ваши коллеги разберутся, что к чему.

Настроение не спрячешь

Эмоции ощущаются в письме куда сильнее, чем вы думаете. Если изображение проецируется на экран, его размер увеличивается. То же самое происходит с эмоциями – экран монитора усиливает их. Нередко безобидное замечание воспринимается как беспардонное хамство. Досада может показаться агрессией. Выражая свои чувства в деловой переписке, нужно знать меру.

Когда без телефона не обойтись

• Если вам нужно выразить свое отношение к происходящему.

• Если вам нужно сообщить дурные вести до отправки письма.

• Если переписка слишком затянулась.

Что останется от электронного письма, если выкинуть из него лишнее?

Мысль, выраженная предельно четко.

Поразительное наблюдение

Львиную долю деловых писем, которые отправлены в эту секунду, можно сократить вдвое. А некоторые можно сжать еще сильнее, особенно если автор четко знает свою задачу.

Если бы электронные письма были более лаконичными, их стало бы гораздо меньше. Люди перестали бы бесконечно выяснять недоразумения и возвращаться к недосказанному, а силы, потраченные на этот геркулесов труд, употребили бы на другие полезные дела.

E-mail: экономичность прежде всего

Основа экономики – это производство и продажа товаров и услуг. Вы хотите извлечь из своих денег максимум. Потратить как можно меньше и получить как можно больше. Все это относится и к e-mail. Минимум слов должен обеспечить максимальную отдачу. Эффективная коммуникация похожа на успешный бизнес.

Глава первая Начинаем с азов

Просьба о поддержке

Bree,

Предмет обсуждения

I need your urgent support on an issue regarding a nationwide rebate program. I don’t believe we should approve additional rebates for the southern region because of potential business partner issues.

История вопроса

A nationwide 1 % rebate program is scheduled to launch in February 2008. Because of storm damage, the time frame in the southern states has been extended. An additional 0.5 % rebate is to be offered in March and April in the southern region.

Проблема

Due to slack markets in disaster areas, the southern states want a 1.5 % rebate throughout the duration of the program. Business, including Sikibu, is behind it. In response to the pressure, Promotions and Discounts has come up with a “region-and-state-only promotions policy.”

Анализ

The extended 1.5 % rebate for the southern region doesn’t meet the region-specific promotions criteria – various functions are fighting against it. Our business partners will not understand preferential treatment given to the southern region. BP problems may impact the AWP deal.

Подтверждение доброй воли

The attached notes provide full details and discussion. Please let me know if you need additional information.

Regards,

Max Jacovitch

Director, LAT Unit

Vector, Inc.

[email protected]

Инструменты

Сразу дайте понять, что вам нужна поддержка

Если вы сразу скажете, чего хотите, вы облегчите жизнь своему боссу: это даст ему возможность ответить, не читая письмо до конца. Что?! Он ответит, не вникая в ваши соображения? После того как вы потратили уйму времени, ища аргументы? Когда вы так четко и логично изложили их, надеясь поразить его своим аналитическим даром?