Kind Regards. Деловая переписка на английском языке - [2]
Белый фон не лишен содержания. Он полон смысла. Он говорит читателю, что тема меняется, далее последует другая мысль, будет приведен пример, сделано сравнение или выдвинуто возражение. Пустое пространство наряду с напечатанным текстом помогает адресату искать информацию.
Читательский опыт учит нас выделять в тексте главное. Первая фраза в деловом письме важнее четвертой в третьем абзаце. А начало абзаца важнее, чем его середина или конец.
Мы пробегаем глазами начало абзаца, чтобы решить, нужно ли читать его целиком. А взглянув на первое предложение, решаем, прочесть письмо сразу или отложить на потом.
Абзац делового письма часто начинается с общей или самой важной мысли и затем переходит к частностям или второстепенным вопросам. Самая значимая фраза идет первой. Другие фразы развивают и конкретизируют основную мысль, приводя сравнения или дополнительные аргументы в ее поддержку.
Разумеется, не каждый абзац письма подчиняется этим правилам. Изложение не всегда идет от общего к частному или от главного к менее важному. Но в любом случае адресат первым делом смотрит на начало абзаца. Ведь с того момента, как мы научились читать, нас приучают обращать внимание на первое предложение. И мы привыкли делать именно так.
Вы хотите заострить внимание адресата на конкретной детали? Упомяните ее в начале письма или первой фразе одного из абзацев. Если вам хочется завуалировать замечание, которого не избежать, спрячьте его в четвертом предложении третьего абзаца.
Самая важная фраза e-mail – та, что стоит в начале. Именно она пробуждает интерес или навевает скуку. Больше того, она может напрочь отбить у адресата желание читать письмо. Поэтому в первой фразе нужно сообщить основную тему. Читателю хочется побыстрее ухватить суть дела. Иногда, чтобы определить предмет обсуждения, нужна пара фраз, но лучше уложиться в одно предложение.
Начните с выводов, а потом дайте пояснения.
• Если вы отвечаете на письмо, сразу напишите, что вы решили, а потом приведите свои аргументы.
• Если вы сообщаете свежие новости, сначала обрисуйте ситуацию в двух словах, а потом излагайте подробности.
• Если у вас есть вопрос, задайте его сразу.
• Если адресат попросил вас дать ответ, напомните ему об этом в начале письма.
Чем пространнее вы излагаете свои мысли, тем меньше шансов, что вам удастся донести их до адресата.
Заголовки и подзаголовки помогают быстро пробежать текст глазами. Они служат для адресата путеводной нитью: показывают, что читать и в каком порядке, а на что не обращать внимания.
Можно, к примеру, снабдить абзацы заголовками, которые дают понять, о каких этапах процесса идет речь: «Problem», «Analysis» и «Solution». Или использовать парные заголовки: «Assets» и «Liabilities», «Action» и «Outcome». Иногда полезно указать даты или последовательность событий.
Электронная переписка порождает новые особенности эпистолярного жанра. Информация, которую выносили в шапку письма на бумаге, – адрес обычной почты и телефоны – теперь находится в самом конце. Точка с запятой, которая все реже использовалась и в бумажной корреспонденции, в e-mail стала настоящим раритетом, а тире, напротив, делается все более популярным. На рынок выходит поколение, которое выросло в эпоху Интернета, и оно продолжает адаптировать язык к растущим цифровым потребностям человечества.
Отправить e-mail – все равно что сунуть голову в дверь кабинета коллеги. Это не выступление на официальном заседании, поэтому здесь не место формальностям. Стиль остается вежливым и уважительным, но парадный мундир, в который часто рядились бумажные письма, больше ни к чему. Фразы или абзацы из одного слова теперь в порядке вещей. Римские цифры – «I.», «II.», «III.» – смотрятся слишком вычурно, их вполне можно заменить арабскими: «1.», «2.», «3.». А лучше вообще использовать маркированные списки.
Основной критерий писательского мастерства – способность излагать сложные вещи простыми словами. В деловой переписке толковый автор по возможности использует короткие фразы и общеизвестную лексику.
Короткие предложения помогают не сбиться с мысли – как автору, так и адресату. Длинные запутанные фразы часто порождают трудности с грамматикой. Краткость – отличное средство от подобных проблем. Легкие лаконичные фразы мчатся вперед, не отягощенные вычурными – или сбивающими с толку – конструкциями.
Чтобы электронное письмо было удобным для просмотра, текст должен умещаться на экране целиком. Длинное письмо лучше разбить на несколько небольших и емких. Дополнительную информацию, предысторию и сопровождающие документы следует приложить к письму в виде отдельных файлов – они не должны отвлекать получателя, маяча в активном окне. Краткое письмо бьет прямо в цель. Оно позволяет адресату сразу нажать кнопку «Reply», не тратя времени на прокрутку.
Изначально эта книга называлась «Из грязи в князи и назад, и так много раз подряд». За 12 предпринимательских лет, прежде чем вывести на федеральный уровень архитектурно-брендинговую компанию DeVision, основать главный форум для застройщиков СНГ и вместе с партнерами создать девелоперскую компанию в Тюмени, я познал много падений – провел убыточное федеральное мероприятие в Москве, открыл и закрыл несколько ресторанов, многократно банкротился, пережил увольнение, пятисекундную остановку сердца и серьезную драму в личной жизни.
Практическое руководство по эффективной презентации, которое поможет захватить, контролировать и удерживать внимание слушателей. Хеллман раскрывает 3 ключевых способа выражения мыслей быстро, кратко и ярко. Книга включает в себя лайфхаки, упражнения и авторские методы, помогающие в выгодном свете представить себя независимо от того, выступаете ли вы перед аудиторией, продаете продукт или пишете электронное письмо.
В книге рассказывается история главного героя, который сталкивается с различными проблемами и препятствиями на протяжении всего своего путешествия. По пути он встречает множество второстепенных персонажей, которые играют важные роли в истории. Благодаря опыту главного героя книга исследует такие темы, как любовь, потеря, надежда и стойкость. По мере того, как главный герой преодолевает свои трудности, он усваивает ценные уроки жизни и растет как личность.
В книге рассказывается история главного героя, который сталкивается с различными проблемами и препятствиями на протяжении всего своего путешествия. По пути он встречает множество второстепенных персонажей, которые играют важные роли в истории. Благодаря опыту главного героя книга исследует такие темы, как любовь, потеря, надежда и стойкость. По мере того, как главный герой преодолевает свои трудности, он усваивает ценные уроки жизни и растет как личность.
Непосредственной сдаче экзамена или зачета по любой учебной дисциплине всегда предшествует краткий период, когда студент должен сосредоточиться, систематизировать свои знания. Выражаясь компьютерным языком, он должен «вывести информацию из долговременной памяти в оперативную», сделать ее готовой к немедленному и эффективному использованию. Специфика периода подготовки к экзамену или зачету заключается в том, что студент уже ничего не изучает (для этого просто нет времени): он лишь вспоминает и систематизирует изученное.Предлагаемое пособие поможет студентам в решении именно этой задачи применительно к курсу «Финансы».Содержание и структура пособия соответствуют требованиям Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования.Предназначено студентам высших учебных заведений.
Непосредственной сдаче экзамена или зачета по любой учебной дисциплине всегда предшествует достаточно краткий период, когда студент должен сосредоточиться, систематизировать свои знания. Выражаясь компьютерным языком, он должен «вывести информацию из долговременной памяти в оперативную», сделать ее готовой к немедленному и эффективному использованию. Специфика периода подготовки к экзамену или зачету заключается в том, что студент уже ничего не изучает (для этого просто нет времени): он лишь вспоминает и систематизирует изученное.Предлагаемое пособие поможет студентам в решении именно этой задачи применительно к курсу «Статистика».Содержание и структура пособия соответствуют требованиям Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования.Издание предназначено студентам высших учебных заведений.