Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками - [61]

Регламенты платежей удобно также изображать в виде диаграммы Ганта, на которой отдельные этапы платежного графика представлены в форме отрезков пропорциональной длины (рис. 5.2).

Диаграмма Ганта – широко распространенное средство наглядного отражения протекания бизнес-процессов во времени и позволяет регламентировать оптимизацию управления финансовыми потоками, детализируя график прохождения заявок.

В дальнейшем оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в организационных документах, например, под названием Регламента осуществления платежей в компании. Проработанный регламент предотвращает сбои в управлении платежными системами. Для этого он должен в первую очередь однозначно трактовать действия всех участников управления денежными потоками. Практика показывает, что добиться этого можно только в процессе отладки регламента в реальной рабочей обстановке. В связи с этим регламент корректируется с учетом реальных условий функционирования системы и утверждается заново. Процесс внесения изменений в регламент, в свою очередь, должен быть проработан заранее.

Таблица 5.1. График прохождения платежей

Рис. 5.2. Диаграмма Ганта прохождения платежей в системе управления финансовыми потоками

Моделируя подобным образом бизнес-процессы для каждой предметной области, можно впоследствии построить на основе разработанной концептуальной модели рабочий прототип системы управления финансовыми потоками и реализовать его в виде информационной системы на базе выбранного программного обеспечения.

Требования к программному обеспечению

Программное обеспечение для автоматизированного управления финансовыми потоками должно обеспечивать:

• формирование электронных учетных регистров для организации платежной системы;

• создание электронной отчетности, предназначенной для контроля исполнения платежей, выполнения стандартов платежной системы, регламентов движения денежных средств (например, платежный календарь);

• поддержку процедур согласования бюджетных планов и заявок на оплату путем визуализации и пересылки финансовому менеджеру акцептованных заявок;

• разграничение прав доступа для различных категорий компетентности в компании, когда каждый руководитель направления видит заявки только по своему бизнес-направлению.

Внедрение систем управления финансовыми потоками

Когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, разработано соответствующее организационное обеспечение, начинается самое сложное – внедрение системы в практику работы компании.

Перенос бумажной системы в практику является наиболее трудоемким этапом организации автоматизированного управления финансовыми потоками. Часто компании сталкиваются с необходимостью искоренения внеплановых платежей и реанимацией незапланированных, но типичных и необходимых платежей. Приходится также вести борьбу с платежами, инициированными с нарушением внутренних правил.

Подобные ситуации свидетельствуют о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления финансовыми потоками, упущениях в регламентации использования системы либо проблемах с финансовой дисциплиной на участках внедрения. Полезные свойства внедряемых систем порой неочевидны, и результат в виде увеличения прогнозируемости и скорости прохождения заявок проявляется постепенно. Управление финансовыми потоками тем результативнее, чем четче соблюдаются платежные регламенты внутри организации.

Проектирование информационной системы управления финансовыми потоками

Проектирование информационных систем традиционно связано с построением системы моделей, каждая из которых в формализованном виде отражает характерные особенности автоматизируемых бизнес-процессов. Количество таких моделей, их сложность, степень детальности и форма представления определяются главным образом видом и масштабами деятельности, сложностью информационной инфраструктуры и институциональным уровнем, который занимает объект моделирования в экономической иерархии. При необходимости вся совокупность моделей объединяется в единое целое и выступает в форме интегрированной модели организации.

Концептуальная модель

Для создания информационных систем любой предметной области необходимо прежде всего построить концептуальные схемы или модели обработки информации в каждом конкретном сегменте деятельности. В свою очередь концептуальные модели в дальнейшем конкретизируются с помощью различных компьютерных инструментальных средств, позволяющих в итоге создать предметно-ориентированные методики построения любой требуемой информационной системы.

Концептуальная модель – это наиболее общая схема информационной системы, которая, тем не менее, отражает главные принципы ввода, обработки и вывода информации для решения определенного предметно-ориентированного круга задач. В зависимости от степени абстракции концептуальные модели имеют многоуровневое представление. При этом за основу абстракции разного уровня берется понятийный аппарат исследуемой предметной области. Как известно из системного анализа, любая модель представляет собой систему, состоящую из множества элементов и взаимосвязей между ними.