Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [45]

• Ответы на:

— Письма

— Служебные записки

— Звонки

— Предложения

— Требования

— Возмещение затрат

— Средства на мелкие расходы

— Страховые взносы

— Заказы

— Починка оборудования

— Билеты

— Решения других людей

Профессиональный рост

• Обучение/семинары

• Чему стоит научиться

• Ориентиры

• Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере:

— Программных продуктов

• Аудио- и видеокурсы

• Резюме

Внешнее развитие

Исследования — нужно узнать о…

Профессиональный гардероб

Частная жизнь

Начатые, но не завершенные проекты

Проекты, осуществление которых нужно начать

Обещания и обязательства перед другими людьми:

• Женой/мужем

• Детьми

• Семьей

• Друзьями

• Коллегами

Предметы, которые вы взяли во временное пользование

Проекты: другие организации

• Сфера обслуживания

• Общественные

• Добровольные

Информация, которую нужно получить или передать:

• Семья

• Друзья

• Коллеги

Совершить (отослать) или ответить на:

• Телефонные звонки

• Письма

• Открытки

Предстоящие события:

• Торжества

• Дни рождения

• Годовщины

• Свадьбы

• Выпускные

• Праздники

• Путешествия

• Поездки на выходные

• Каникулы

• Встречи с друзьями

• Культурные мероприятия

• Спортивные мероприятия

Исследования и развития — шаги, которые нужно предпринять:

• Куда следует поехать

• С кем нужно встретиться, кого пригласить

• Местные развлечения

Административная сфера:

• Финансы

• Счета

• Банки

• Капиталовложения

• Ссуды

• Налоги

• Страховка

• Юридические аспекты

• Сортировка данных

Ожидания:

• Почтовый заказ товара

• Починка

• Возмещение затрат

• Возврат предметов, взятых во временное пользование

• Данные медицинских обследований

• Ответные послания

Дом/семья

• Домовладельцы

• Собственность

Юридические аспекты

• Недвижимое имущество

• Районирование

• Налоги

Строители/подрядчики

• Отопление/кондиционирование

• Сантехника

• Электричество

• Крыша

• Ландшафт

• Заезд

• Стены, полы, потолки

• Обстановка

• Мебель

• Коммунальные службы

• Приборы

• Лампочки/провода

• Кухонные принадлежности

• Мойка, сушка, пылесос

• Места, где нужно убрать

Компьютеры

• Программное обеспечение

• Аппаратное обеспечение

• Связь

• CD-ROM

• Электронная почта и подключение к сети

• Телевидение

• Видеомагнитофон

• Музыка, диски, кассеты

• Наушники

• Автоответчик

Спортивное снаряжение

Шкафы/одежда

Гараж/склад

Ремонт и содержание машины

Инструменты

Багаж

Домашние животные

Здравоохранение

• Врачи

• Стоматологи

• Специалисты

Увлечения

• Книги, записи, кассеты, диски

Выходы

• Магазин промышленных товаров

• Аптека

• Рынок

• Банк

• Химчистка

• Канцтовары

Сообщество

• Соседи

• Школы

• Местные органы власти

Общественные аспекты

Содержимое корзины для входящих материалов

Если вы выбросили из головы все частные и профессиональные проблемы, то ваша корзина, вероятно, наполнилась до отказа. В дополнение к документам и физическим предметам, находящимся в корзине, ее содержимое должно включать все пришедшие голосовые и электронные сообщения, находящиеся в электронном почтовом ящике. Также следует отнести ко входным материалам все списки намеченных задач в блокноте, особенно если вы еще не определили дальнейших действий.

Сбор материалов завершается, когда вы можете без труда увидеть пределы содержимого корзины.

Обычно я советую клиентам распечатывать голосовые сообщения на бумаге и класть в корзину вместе блокнотами, которые, кстати, тоже требуют основательного пересмотра. Если у вас есть цифровой секретарь Palm или программы Microsoft Outlook или Lotus Organizer и вы использовали указанные средства не только в качестве календарей, телефонных или адресных книг, рекомендую распечатать все задачи, хранящиеся на этих носителях, и тоже положить в корзину. Электронные сообщения лучше не трогать, поскольку их слишком много и с ними лучше разбираться непосредственно в самой системе.

А если проблемы не хотят оставаться в корзине?

Итак, вы собрали все проблемы и готовы к следующему шагу. Естественно, не хочется ничего оставлять в корзине на неопределенный период, поскольку в таком случае проблема обязательно снова завладеет вашим сознанием — вы будете знать, что не уделяете ей внимания. Одна из основных причин, по которой люди сопротивляются сбору рутинных проблем в «корзину», состоит в отсутствии эффективных методов обработки сортировки данных, позволяющих решать накопившиеся задачи.

Наконец, мы подошли к следующей главе: «Опустошение корзины».

Глава 6. Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание, теперь ваша задача — добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осуществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назначение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы сможете:

• избавиться от всего ненужного;

• выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

• передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

• упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

• наметить более серьезные задачи и проекты, основываясь на входной информации.