Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - [44]

Аппаратура, мебель и обстановка

Есть ли что-то, что вам хочется изменить, когда вы смотрите на офисное оборудование, мебель или просто оглядываетесь вокруг? Все работает? Вас устраивает освещение? Если есть что-то, то вы хотите сделать, напишите напоминание и положите в корзину.

Другие места

В зависимости от масштабов вашей деятельности по сбору данных, вы, возможно, захотите выполнить подобную процедуру всюду, где у вас накапливаются материалы. Если вы собираетесь полностью освободить сознание, то это нужно сделать всюду.

Не позволяйте коварным мыслям о том, что «это не так уж важно», поколебать вашу решимость внедрить методику дома.

Иногда люди приглашают меня к себе домой, чтобы я помог им выполнить процедуру сбора. Распространено заблуждение, что порядок дома — «это не так уж важно», тем самым люди не позволяют себе полноценно управлять своей жизнью дома и сами у себя отбирают энергию.

Сбор «мыслительного материала»: очистка разума

Как только вы почувствуете, что собрали все физические окружающие предметы, которые требуют вашего внимания, нужно будет также собрать все, что может находиться в оперативной памяти вашего мозга. Что еще поглощает ваше внимание, но пока не представлено в корзине «Входящие»?

Вот теперь пригодится стопка писчей бумаги. Я советую записывать каждую мысль, каждую идею, каждый проект или замысел, который поглощает ваше внимание, на отдельном листке бумаги. Можете составить один длинный список у себя в блокноте, но, учитывая необходимость индивидуальной обработки каждого пункта в дальнейшем, разумнее будет записывать идеи на отдельных листках. Вы вряд ли будете хранить у себя эти клочки бумаги (разве что решите, что при упорядочении данных удобнее всего обходиться без всякой автоматизации), но в процессе обработки сведений лучше иметь дело с дискретными предметами.

Вероятно, чтобы перенести содержимое своего сознания на отдельные листки бумаги, вам понадобится от двадцати до тридцати минут (разумеется, после того, как все остальное уже собрано). Мысли будут приходить вам в голову в произвольном порядке: существенные, несущественные, частного либо профессионального характера — идеи будут хаотично возникать в вашем сознании.

В данном случае следует думать о количестве идей. Лучше перестараться в процессе сбора идей, чем что-то упустить. Позднее вы всегда сможете отбросить всякую чепуху. Вашей первой мыслью может быть «спасение озонового слоя», следующая идея будет более приземленной: «нужно купить кошачьего корма!» Хватайтесь за каждую идею. Не удивляйтесь, если в ходе этой процедуры в корзине образуется изрядная стопка бумаги.

Список «спусковых крючков»

Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список «спусковых крючков», пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.

Незавершенные дела: список «спусковых крючков»

— Профессиональная деятельность

Начатые, но не завершенные проекты

Проекты, осуществление которых нужно начать

Обещания и обязательства перед другими людьми:

• Начальником/партнерами

• Коллегами

• Подчиненными

• Другими представителями организации

• «Посторонними» людьми:

• Клиентами

• Другими организациями

• Специалистами

Информация, которую необходимо получить/передать:

• Внешняя/внутренняя

Совершить (отослать, передать) или ответить на:

• Телефонные звонки

• Голосовые сообщения

• Электронные сообщения

• Сообщения на пейджере

• Факсы

• Письма

• Служебные записки

Другие документы, которые нужно оформить и подать:

• Доклады

• Заключения/отзывы

• Предложения

• Статьи

• Рекламные материалы

• Инструкции/указания

• Откорректированные и отредактированные документы

Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о которых стоит попросить

Кого следует ознакомить с теми или иными решениями?

Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:

а) Финансы

• Денежный поток

• Статистические данные

• Бюджеты

• Прогнозы/перспективные оценки

• Прибыли и убытки

• Балансовый отчет

• Кредитная линия

б) Планирование/организация

• Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)

• Текущие проекты (следующие шаги)

• Грядущие проекты

• Бизнес-планы и планы маркетинга

• Организационные замыслы

• Предстоящие мероприятия

• Встречи Презентации

• Организационная структура

• Изменения условий труда

• Установка новых систем/оборудования

• Поездки

в) Банковская сфера

• Дебиторская задолженность

• Счета к оплате

• Мелкие расходы

г) Административная сфера

• Юридические аспекты

• Страховка

• Персонал

• Стратегии/процедуры

д) Клиенты

• Внутренние

• Внешни

е) Маркетинг

ж) Продвижение продукции

з) Продажи

• Обслуживание клиентов

и) Системы

• Телефоны

• Компьютеры

• Офисная техника

• Другая аппаратура

• Коммунальные услуги

• Упорядочение данных

к) Хранение

• Товарных запасов

л) Ресурсы

м) Офис/рабочее место

• Организация офиса

• Мебель

• Обстановка

Ожидания:

• Информация

• Задания и проекты, которые нужно передать кому-то

• Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов