Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие - [4]

Форматы мероприятий

Вечерний или субботний семинар

Вечерний семинар проводят с 18:00, 19:00 или 20:00 с понедельника по четверг, в субботу – в 13:00 (лучшие дни – вторник и четверг).

Вечерний семинар – формат для известного спикера (тренера) и большого количества слушателей (от 100 человек).

Семинар – это небольшое мероприятие продолжительностью 2–4 часа, посвященное разбору конкретной темы. Задача спикера – дать исчерпывающую информацию по определенному вопросу. Теоретический материал дополняется схемами, пошаговыми инструкциями, алгоритмами. Чаще всего семинары проводятся с целью привлечения клиентов на крупные дорогостоящие мероприятия. Семинар – это своего рода дегустация. Он может быть платным и бесплатным (полуплатным).

Тренинг

Тренинг проводят с 10:00, 11:00 или 12:00. Продолжительность – 6, 8, 10, 12 часов. Суббота, воскресенье – ВИП-пакеты.

Тренинг предполагает работу с небольшой группой (в среднем до 50 человек, в редких случаях – до ста) и продается на бесплатном мастер-классе. Тренинг может включать несколько индивидуальных консультаций один на один с тренером.

Тренинг – это метод активного обучения, в отличие от семинара. Он направлен на закрепление определенного навыка и предполагает тесное взаимодействие с тренером. И здесь именно работа тренера играет решающую роль. Его задача – информировать, направлять, исправлять ошибки учащегося. Знания и навыки, полученные на тренинге, должны быть воспроизводимыми, а результаты учащихся – очевидными (измеряемыми). Тренинг является достаточно востребованной формой обучения, особенно если цель – не только получение новой информации, но и применение полученных знаний на практике.

Конференция

Конференция проводится с 10:00, 11:00 в течение целого дня в выходные либо вечером (см. подраздел «Вечерний семинар»). Предполагается выступление нескольких спикеров. Особенностью этого формата является то, что все продукты участвующих спикеров продаются на конференции с большой скидкой.

Конференция – это собрание представителей определенного бизнес-направления с целью обмена опытом. Как правило, обсуждаются результаты сотрудничества, проблемы, возникающие при реализации тех или иных бизнес-идей, пути решения этих проблем, а также инновационные технологии рекламы и маркетинга. Дополнительные возможности: обмен контактами, привлечение новых партнеров, приватные беседы.

Такие собрания обычно проводятся в специально оборудованных конференц-залах с использованием проекторов, экранов, системы синхронного перевода и пр.

Воркшоп

Воркшоп. Время проведения с 18:00, 19:00 или 20:00 с понедельника по четверг, в субботу – в 13:00 (лучшие дни – вторник и четверг). Это учебное мероприятие высокой интенсивности, направленное на освоение и закрепление каких-либо навыков. Эффективность процесса определяется активностью самих участников, которые тренируются в группах по три – пять человек. Задача тренера – направлять, подсказывать, исправлять ошибки, одним словом – контролировать.

Теоретические вкрапления, как правило, минимальны. В фокусе внимания – именно самостоятельная работа и интенсивное групповое взаимодействие. Акцент делается на получении динамических знаний. Участники могут самостоятельно определять цели обучения. Они разделяют с ведущим ответственность за течение учебного процесса.

Продолжительность воркшопов различна. Иногда проводятся мини-воркшопы, длящиеся всего 1 час, иногда – недельные, но стандартный вариант – два-три дня по 2–4 часа.

Важнейшее качество любого воркшопа – многообразие. Правильно организованный воркшоп предполагает совокупность различных методов, которые активизируют участников, делая их не просто слушателями, а непосредственными действующими лицами процесса.

Место проведения мероприятия

У хорошего организатора всегда есть список залов для проведения каких угодно мероприятий – на 5, 10, 100, 1000 человек.

В качестве места проведения мероприятий используются:

♦ специализированные конференц-залы;

♦ гостиничные конференц-залы;

♦ бизнес-центры;

♦ кинотеатры;

♦ университеты;

♦ арт-галереи (картинные галереи);

♦ дома культуры;

♦ консерватории;

♦ театры.

Выбор места определяется спецификой и тематикой мероприятия, бюджетом, масштабностью.

Это должен быть не просто конференц-зал, находящийся где-либо, а зал в центре города. Если речь идет о Москве – помещение в районе Садового кольца, если о Санкт-Петербурге – в районе Невского проспекта. Желательно, чтобы здание, в котором вы организуете мероприятие, располагалось как можно ближе к станции метро: 5, 10, максимум 15 минут ходьбы.

Подбирать зал необходимо заранее. Недопустима ситуация, когда вы в пятый раз набираете номер телефона, вам отвечают, что на сегодня занято, а в вашем списке больше не осталось вариантов. В итоге вы заказываете дорогой, неудобный, неуютный зал просто потому, что другие на это время забронированы.

Такие, на первый взгляд несущественные, мелочи могут очень сильно навредить вашей репутации и испортить настроение посетителям мероприятия. Помните также о том, что люди могут попросту потребовать деньги назад и покинуть помещение.