Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие - [3]

Если вам повезет использовать такой шанс, вы можете смело рассчитывать на дальнейший успех. Именно поэтому важно, чтобы у вас всегда были под рукой данные с афиш города и рекламных площадок, а также список фамилий знаменитых тренеров.

Основные затраты организатора

Основные затраты организатора таковы:

♦ гонорар тренера или процент от прибыли;

♦ трансфер: самолет или поезд;

♦ проживание;

♦ организация самого тренинга: конференц-зал, раздаточные материалы и т. д.;

♦ реклама мероприятия.

На чем можно сэкономить?

♦ Райдер. Нередко спикеры предъявляют весьма обширный райдер, многие пункты из которого исполнять совсем не обязательно. В райдере должны быть прописаны условия проживания тренера: обычно это гостиница или квартира. Иногда бывает уместен бартер: участие на мероприятии в обмен на предоставление квартиры или комнаты тренеру. Во избежание недоразумений обязательно обсудите этот вопрос с самим тренером.

♦ Гонорар. В зависимости от уровня квалификации и популярности спикера, сезонности планируемых мероприятий и прочих факторов можно добиться значительного снижения запрашиваемого изначально гонорара.

♦ Трансфер. Основной способ уменьшения затрат на перелет – это покупка билетов заранее, за несколько месяцев. Необходимо также отслеживать акции и спецпредложения, дающие возможность приобрести авиабилеты едва ли не за полцены. Менее популярный, но от этого не менее эффективный вариант – попросить у тренера контакты потенциальных организаторов из соседних городов, договориться с ними о совместной оплате перелета тренера и организации тренингов одного за другим в близлежащих городах. Кроме того, в этом случае можно получить скидку за организацию двух мероприятий подряд.

Письменный договор с тренером

Формат договора зависит от характера взаимоотношений с тренером. Если вы берете его на постоянную работу и платите зарплату, то здесь можно обойтись договором трудоустройства.

Если же вы намерены продавать его выступления и инфопродукты, выплачивая процент от прибыли, – необходим договор о партнерстве. Этот вариант подходит для продюсирования тренера, особенно если вы на уровне стартапа.

В договоре должны быть прописаны такие пункты, как:

♦ порядок организации мероприятий в различных регионах;

♦ гонорар;

♦ тема мероприятия, объем выдаваемой информации и запрет на ее распространение по иным каналам, вне мероприятия;

♦ место и время проведения занятий;

♦ условия, на которых спикер имеет право предоставлять индивидуальные консультации;

♦ обязанности сторон.

Желательно составить универсальный общий договор, который вы сможете заключить с любым тренером.

Как выбрать надежного организатора?

Важно, чтобы тренер и организатор мероприятий находили общий язык и имели схожие позиции относительно организационных моментов. Условно всех организаторов, берущихся устраивать мероприятие, можно разделить на три типа, и каждый тренер самостоятельно определяет, кто ему подходит более всего:

♦ организатор-новичок;

♦ организатор среднего звена;

♦ организатор-звезда.

Организатор-новичок

Начинающий организатор и начинающий тренер – идеальная пара, они понимают друг друга с полуслова и при этом не понимают ничего. Впрочем, это нисколько не мешает им добиваться успеха.

Начинающий организатор смел и дерзок. Возможно, он имеет опыт в организации одного-двух мероприятий или не имеет опыта вообще. Трудолюбие и упорство начинающего организатора могут сыграть решающую роль, и ваше мероприятие пройдет на ура, главное, чтобы тренер не подкачал.

Организатор среднего звена В данную категорию попадают организаторы, имеющие опыт в реализации десяти и более мероприятий. Это золотая середина. Работать с такими организаторами легко и приятно, они достаточно опытны, чтобы все делать правильно, но недостаточно популярны, чтобы отказываться от небольших проектов.

Организатор-звезда

Сложный тип. Берется за организацию трудных крупных мероприятий. Его рекомендуют другие, он знает себе цену и сам решает, кого и как организовывать. Начинающий тренер едва ли может рассчитывать на поддержку такого организатора.

При выборе организатора прислушайтесь к отзывам коллег, но помните о том, что хороший менеджер буквально горит желанием сделать выдающееся мероприятие и приложит все усилия, чтобы оно состоялось. Кстати, для этого вовсе не обязательно искать крутого парня. Амбиции, находчивость и целеустремленность способны творить чудеса.

Оптимальное время для проведения мероприятия

При организации какого-либо мероприятия важно учитывать время суток.

Лучшие дни для проведения мероприятий – вторник и четверг. Почему? Практика показывает, что эти дни недели наиболее свободные у большинства людей. Понедельник – день, как известно, тяжелый. Вторник – человек включается, активирует деятельность. Среда – человек начинает думать о выходных, четверг – он уже не выкладывается на работе и планирует следующую неделю, а в пятницу, особенно вечером, – полный релакс.

Если речь идет об организации какого-либо грандиозного мероприятия, лучше выбрать субботу.

Для живых мероприятий предпочтительное время – с 13:00 до 18:00, для онлайн-мероприятий – 19:00 или 19:30. Время проведения онлайн-мероприятий зависит от местоположения и города, из которого происходит вещание. В Санкт-Петербурге, например, мы начинаем в 19:00, в Москве – в 19:30 либо 20:00. Виной всему пробки на дорогах. Важно правильно рассчитать, когда люди приезжают домой, чтобы им не приходилось бежать сломя голову на тренинг.