Имидж и самопрезентация в бизнесе - [18]
Общие принципы работы с документами следующие: составление, согласование, визирование, утверждение и подписание, регистрация, контроль исполнения, подготовка к передаче в архив и архивное хранение. Они соответствуют этапам их прохождения.
Выделяется ряд требований к технологии работы с документами, к их внешнему виду, языку и стилю. Наряду с этим необходимо соответствие документа принципам технической эстетики, принятым стандартам, его доступность в работе.
Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.
Нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. Допустимо употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций.
Подпись помещается слева под текстом. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Когда документ подготовлен несколькими организациями, подписывают его соответственно их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же учреждения их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Служебная переписка, или деловая корреспонденция, без которой не может осуществляться эффективное деловое общение, включает письма, телеграммы, телефонограммы, факсовую и телетайпную связь. Деловую корреспонденцию подразделяют на входящую, т. е. получаемую учреждением от своих партнеров, вышестоящих организаций; нисходящую, формируемую непосредственно в учреждении. Последняя, в свою очередь, подразделяется на внутреннюю (для управления подразделениями, филиалами) и внешнюю (для ответа на входящую корреспонденцию).
По видам выделяются письма циркулярные, директивные, информационные, гарантийные, претензионные, рекламационные, коммерческие, договорные, сопроводительные, а также письма-ответы, письма-запросы, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, просьбы.
Служебные письма печатаются без помарок и исправлений, складываются текстом внутрь. Особо важные письма не сгибают, а посылают в плотном конверте. Формальной стороне корреспонденции, изяществу оформления во многих странах придается большое значение. Об этом необходимо помнить деловым людям, отправляющим письма зарубежным коллегам или партнерам. Этикет здесь особо важен – письмо выступает визитной карточкой учреждения, его руководителя.
Следует соблюдать в корреспонденции вежливость в обращении. Имя, отчество адресата называются без ошибок. Стиль письма – деловой, корректный, слова и выражения – точные.
В письмах-просьбах излагается содержание предельно ясно и доступно, отмечая заинтересованность учреждения в скором выполнении просьбы.
В письмах подобного рода нередко к изложению сути просьбы приходится давать некоторые разъяснения, гарантии и другую информацию.
Гарантийные письма составляются для подтверждения данных ранее обещаний. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, трудоустройство, оплата труда, качество работ, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. п. Гарантийное письмо выполняет не только юридическую, но и моральную функцию, так как выражает готовность оказать поддержку партнеру делового общения. При этом слово «гарантия» в тексте может и не употребляться.
Договорные письма считаются разновидностью сопроводительного письма, так как они подтверждают факт отправки договоров.
Письма-извещения, информационные письма своевременно информируют участника делового общения о свершившемся факте. Нередко эти письма используют для рекламы своей деятельности.
Письма-приглашения могут адресоваться лично или коллективному адресату, например, членам комиссии или Ученого совета. При большом количестве адресатов используются изготовленные типографским способом тексты, в которых заполняются от руки лишь фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат: заседание, совещание, ярмарка, выставка, презентация и т. д.
Телеграммы используются при необходимости установления срочной связи с участником делового общения. Они характеризуются предельной лапидарностью языка.
Количество глагольных форм в телеграмме должно быть минимальным, прилагательные не употребляются, а наречия – лишь в случае крайней необходимости. Знаки препинания ставят только тогда, когда их отсутствие меняет смысл написанного.
Для приема и записи оперативной информации используются телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону, факсовые и телетайпные материалы. Обязательными реквизитами телефонограммы являются указания «от кого» и «кому» делается сообщение, фамилия, имя, отчество должностных лиц, номер, дата и время передачи и приема, должность и фамилия передавшего и принявшего информацию, номера телефонов учреждений, текст и подписи. Деловая корреспонденция требует аккуратности в оформлении и хранении. При отправке документов необходимо регистрировать их в журнале исходящей корреспонденции, проставляя дату отправки, регистрационный номер, кому адресовано, краткое содержание документа, исполнителя. По такой же форме ведется журнал регистрации входящих документов. Это позволяет экономить время на поиски того или иного документа.
Учебное пособие по психологической культуре деловой деятельности. В книге представлены современные знания и эффективные человековедческие технологии, необходимые менеджерам любого уровня для ежедневного использования в процессе профессиональной деятельности.
Работа менеджера – это прежде всего постоянная активная умственная деятельность, постоянное напряжение всех систем человеческого организма. Основная тяжесть в ней приходится на головной мозг, который, находясь в напряжении, подчиняет себе все ресурсы организма.Естественно возникает вопрос: как защититься от всего, что вредит здоровью?Природа одарила наш организм могучими механизмами саморегуляции. Умение использовать возможности этих механизмов – великая сила в борьбе с дистрессовыми факторами, и это умение необходимо взять на вооружение каждому менеджеру.
Во многих организациях на пути внедрения Agile оказывается традиционный менеджмент. Командам тяжело применять гибкие методологии, если их лидеров заклинило на устаревших управленческих подходах. Цель этой книги – дать понять, как работают Agile-команды. В ней нет кейсов, простых решений и банальных советов. Чего в ней в избытке, так это интересных идей, результатов экспериментов и поводов для размышления. В ней есть то, что действительно необходимо современным менеджерам: понимание общих подходов, с помощью которых вы сможете создать собственные рецепты, соответствующие именно вашим потребностям.
В книге достаточно популярно изложена мультидисциплинарная общая теория управления, основанная на униве́сумной методологии описания объектов окружающего мира, позволяющая представить в неразрывном единстве как естественнонаучные, так и философские категории окружающего человека Мироздания. Посредством универсумного подхода к процессам управления можно решать практические задачи в самых различных областях научного знания: в производственной сфере, экономике, социологии и других сферах деятельности, по мере необходимости переходя с уровня систематизации фактов к моделированию процессов, затем к целенаправленному прогнозированию и управлению ими.
Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.
Издание предназначено для специалистов – занимающихся подготовкой и размещением заказов на проведение капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений для государственных и муниципальных нужд. В издании рассматриваются вопросы обследования зданий, подготовки дефектных ведомостей, составления технического задания, подготовке и проверке (экспертизе) проектно – сметной документации.Особое внимание уделено основным аспектам составления проекта государственного (муниципального) контракта на выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений, в том числе порядку составления форм КС-2, КС-3 при бюджетном финансировании ремонтных работ.
Монография является обобщающим исследованием теоретических и методических основ внешнего государственного аудита в современных экономических условиях развития мировой экономики, представлены результаты влияния внешнего государственного аудита на фактический уровень достижения целей экономического развития Российской Федерации, даются рекомендации по использованию новых технологий внешнего государственного аудита российскими контрольно-счетными органами на основе современной методологии и лучшей мировой практики.Издание рассчитано на научных и практических работников, государственных служащих, лиц, обучающихся по программам повышения квалификации управленческих кадров и экспертов-аналитиков, преподавателей, магистрантов, аспирантов и студентов экономических специальностей вузов.
В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.
Как писать так, чтобы вас ЧИТАЛИ? С чего начинать практически и чем заканчивать текст? Как можно сделать его настоящим «живым продавцом»? Как сделать так, чтобы читатель не мог оторваться от чтения до самого конца? Как завоевать доверие клиента, и кто такой ваш клиент? Секреты форматирования, редактирования и личной эффективности человека пишущего. Как писать так, чтобы ваши слова звучали в голове читателя? И примеры, примеры, примеры!.. Итак, напиши себе еще больше денег!
В этой небольшой книге приводятся уникальные правила ведения бизнеса, созданные древними мудрецами много лет назад, которые удивительно современны и как никогда актуальны для бизнеса XXI века.Так может быть, именно эти правила, передающиеся на генном уровне от одного поколения евреев к другому, позволяют создавать огромные финансовые состояния? Об этом не пишут в учебниках по маркетингу, но подавляющее большинство мировой бизнес-элиты соблюдает те золотые правила, которые изложены в этой книге.