Идеальный порядок за 8 минут: Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения - [37]

Определите, какие квитанции следует сохранить

Теперь, когда вы разобрали счета, избавившись от ненужных и сложив нужные в файл «Сделать» или «Счета», вы, возможно, спрашиваете себя, нужно ли вам хранить оплаченные квитанции. Правильный ответ на этот вопрос: смотря по обстоятельствам. Необходимость хранения квитанций определяется, например, тем, предполагаются ли по этим расходам налоговые вычеты или нет. Если расходы подлежат обложению налогом, создайте папку для отслеживания платежей, сделанных в течение года. В конце года подсчитайте общую сумму налоговых вычетов и отложите папку, чтобы хранить ее в течение срока, определенного законодательством. Если вы будете продолжать выплачивать налоги с этих расходов, то начните новую папку со следующего года.

Налоговое законодательство меняется, и лучше всего вам поможет разобраться с вопросом хранения квитанций специалист налоговой службы. Этот вопрос зависит, в частности, от того, подаете ли вы декларацию как физическое или как юридическое лицо. Жизнь налогоплательщика всегда очень непроста, и вам следует получить конкретные рекомендации по инвестиционным бумагам и юридическим документам, связанным, к примеру, с покупкой дома. Опять же, лучшие советчики в таких вопросах — это специалист налоговой службы или юрист по налогообложению. Это один из них, а не дзен-организатор, будет сопровождать вас в случае проверки.

Что вы будете делать в течение этих восьми минут? Возьмите выписку о платежах через банк, сделанных с вашего счета, и отчеты по банковским картам и посмотрите, какие платежи вы осуществляете в обязательном порядке каждый месяц: арендная плата или выплаты по ипотеке, оплата коммунальных услуг, медицинское страхование, платежи за машину и т. п. Подготовьте папку для каждого вида платежа. (Храните квитанции в файле «Незавершенные дела» до тех пор, пока не придет счет за следующий месяц, после чего проверьте, засчитан ли ваш платеж, а затем выбросите квитанцию.)

Создание этих файлов займет у вас не больше восьми минут. Ваша файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль

♦ Банковские операции

♦ Кредитные карты

♦ Хозяйственные расходы

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Если ваша жизнь более разнообразна, вы, возможно, захотите разделить эти категории на подкатегории. Каждый пункт в приведенном выше списке будет использоваться в качестве названия для ярлыка, имеющегося на подвесной папке, а внутри каждой подвесной папки будет лежать несколько бумажных канцелярских папок. Эта более детальная файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль (подвесная папка с ярлыком)

Седан (бумажная папка)

Минивэн (бумажная папка)

♦ Банковские операции

Citibank Raiffeisen bank

♦ Кредитные карты

Visa: для рабочих целей

MasterCard: для личных целей

♦ Хозяйственные расходы

Ипотечный кредит

Ремонтные работы

Коммунальные платежи

Благоустройство и озеленение

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Страховые возмещения Медицинское обслуживание, Мария

Медицинское обслуживание, Макс

Люди позволяют бумагам подавлять себя. Однако бумаги делятся на категории точно так же, как одежда в вашем шкафу. Вы ведь не хотите увидеть, что ваши джинсы оказались вместе с вечерними платьями? Точно так же вы не хотите, чтобы ваши медицинские счета смешивались с квитанциями на оплату коммунальных услуг. Категории, даже самые широкие, позволяют вам быть организованным человеком. Однако помните о том, что созданная вами сегодня файловая система с течением времени будет изменяться: в ней будут появляться новые файлы, а другие будут из нее исчезать. Но это перемены к лучшему! Если файловая система не меняется, значит, ваша жизнь словно бы застыла.

Вам не нужно создавать все файлы сразу. Делайте за один восьмиминутный этап столько, сколько сможете, а затем повторяйте эти этапы до тех пор, пока не закончите всю работу.

Своевременно оплачивайте счета

В вашем распоряжении есть несколько способов контроля оплаты счетов. Далее приведены некоторые из них; вы можете свободно смешивать их или объединять в случае необходимости.

♦ Подключите услугу автоматической оплаты счетов напрямую поставщику или через банк. Этот вариант оплаты экономит ваше время, но требует ежемесячной проверки счета на предмет возможных компьютерных ошибок или неожиданного повышения тарифов поставщиком услуги. Обязательно отмечайте оплату в своем реестре платежей!

♦ Подключите услугу оплаты счетов через Интернет. Просто входите в систему каждый месяц и устанавливайте сумму и дату платежа. Счета будут поступать к вам по электронной почте. Многие поставщики товаров и услуг позволяют устанавливать напоминания, так что вы не забудете срок платежа. Опять же не забудьте отметить его сумму в реестре платежей.

♦ Оплачивайте счета с 1 и 15 числа каждого месяца в зависимости от срока платежа. Установите напоминание на вашем компьютере или сделайте специальную пометку в ежедневнике, чтобы не забыть об этих важных датах.

♦ Отметьте в вашем ежедневнике, когда вы должны оплатить счет, прежде чем положите талон для оплаты в файл «Счета» или «Сделать» в разделе файлов действий. Вы можете поместить платежную квитанцию в файл «Незавершенные дела», если она нужна вам только до следующего месяца, или в соответствующий файл, если ее нужно хранить дольше.