Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 - [17]
Вставка в письма готовых блоков текста
Кроме автоматической раскраски сообщений полезно автоматизировать создание текстов некоторых писем. Например, стандартный ответ на резюме соискателя с приглашением на собеседование. Для того чтобы вставлять готовый типовой текст, можно использовать функцию подписи.
1. Зайдите в меню Сервис/Параметры.
2. В открывшемся окне щелкните вкладку «Сообщение», а на ней – кнопку «Подписи».
3. В открывшемся окне нажмите «Создать» и введите в верхнем поле название вашего стандартного сообщения, а в нижнем – его текст.
4. При ответе на письмо, в котором требуется этот текст, нажимаем на вкладке «Вставка» кнопку «Подпись» и выбираем подпись с нужным текстом (в Outlook 2003 – выбираем в меню «Вставка» пункт «Подпись»).
Информационное «чувство локтя»
Электронная почта – очень сильный инструмент координации усилий в командной работе, если уметь эффективно ею пользоваться. Вот несколько простых правил коллективной работы с почтой.
1. Определите единые стандарты для поля «Тема» письма. Часто люди просто не пишут тему либо оставляют в этом поле что-то вроде «Re: Прошлогодний снег», хотя речь идет уже о весеннем пикнике. Правило хорошего тона – актуальная тема письма, соответствующая его содержанию. Договоритесь о ключевых словах, например названиях проектов.
2. Примите общий стандарт использования флажка высокого приоритета письма. Слишком многие ставят его на все свои письма, что обесценивает этот значок. Договоритесь о том, с какой частотой и по каким именно вопросам можно его использовать. Например, в одной компании установили правило: «Флажок «приоритет» можно использовать только для писем, связанных с серьезными проблемами во взаимоотношениях с клиентами».
3. Определите типовые сроки и «этикет» ответов. Например, иногда адресат предполагает, что, не ответив на письмо, он выражает свое согласие с тем, что в нем написано. Должно быть общим правилом: на любое рабочее письмо обязательно следует отвечать в определенный срок, например в течение дня. Формулировка может быть такой: «Ваше письмо получил, смогу принять решение и ответить не позднее четверга».
Эти простые правила создают очень важное информационное «чувство локтя». Сообщения не зависают в воздухе, информация не теряется. Все ощущают свое пребывание в едином информационном пространстве.
Полезности для руководителя
При использовании электронной почты в Outlook вы можете:
– автоматизировать назначение друг другу встреч и задач;
– более эффективно корректировать взаимные планы при командной работе и управлять делегированными задачами..
– анализировать переписку с клиентами и партнерами, получать полную историю взаимодействия с ними по разным вопросам;
– стандартизировать типовые письма, отправляемые сотрудниками вашим клиентам и контрагентам.
– организовывать автоматизированные голосования по электронной почте, когда необходимо собрать позицию ваших коллег по различным вопросам.
Краткие итоги
1. Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.
2. Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.
3. Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.
4. Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10—15 писем.
5. Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» – еженедельно.
6. Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.
7. Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т.п.
8. Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.
5. Направленное усилие
«Еще в далеком прошлом мореходы вели судовые журналы. Были ли замечены по курсу острова, слышен ли ропот среди членов экипажа, каковы погода и „небесные знамения“ – все это должно быть тщательно зафиксировано. Только благодаря этим записям в следующий раз можно будет проложить более удачный курс, не повторяя прошлых ошибок».
Сохраняйте выполненное с помощью Дневника
Мудрые люди разных эпох и цивилизаций независимо друг от друга, каждый в свое время, сформулировали следующий тезис: «Тот, кто сумел изменить мир, – великий человек. Тот, кто сумел изменить себя, – человек во много раз величайший».
В любом самом сложном деле главные препятствия к его выполнению находятся не во внешнем мире, а внутри нас. Самое трудное не в том, чтобы поставить высокую цель и определить путь ее достижения, а в том, чтобы заставить себя ежедневно делать небольшие, но реальные шаги к этой цели. Особенно если учесть, что кроме приятных и интересных шагов обязательно есть неприятные, рутинные, требующие больше всего усилий.
