Фокус: Достижение приоритетных целей - [20]

Когда я готовлю для себя список дел, проблема состоит в том (думаю, не только для меня), что в него вносятся дела, которые нужны, так сказать, чтобы держаться на плаву. Это своего рода программа выживания. Но список оказывается очень большим, и в него редко попадает что-то действительно важное.

Теперь, разобравшись с планированием на неделю, мы уже изменили первую часть проблемы – обозначили приоритеты. И сейчас, планируя отдельные дни и распределяя время, я не упускаю из виду «крупные камни». Мой перечень дел реален. Весь день расписывать не нужно. Если из восьми часов рабочего дня три часа занимают встречи, не стоит как-то заполнять оставшиеся пять часов.

Практика показывает, что мы можем планировать не более 65 % имеющегося у нас времени. Наши планы не должны выходить за указанные границы. Это предел. Если работа (например, координаторов в отделе обслуживания клиентов) подразумевает контакты с людьми, заранее распределить можно еще меньше времени. Известно, что у специалистов, занимающихся такого рода деятельностью, на разговоры уходит 50 % времени.

Пусть ваши планы будут реалистичными.

Последний шаг в работе с планом на день – ранжирование дел по степени важности. У вас есть перечень дел, и нужно определить очередность их выполнения в соответствии с тем, насколько они значимы. Сначала поставьте около каждого дела буквы А, Б или В, а потом перегруппируйте и пронумеруйте их в своем списке.

Определяя значимость дел (А, Б или В), не забудьте, что мы говорим о важности выполнения чего-либо именно сегодня. Не просто о значимости цели, а о необходимости ее реализации в данный конкретный момент. К категории А можно отнести дела, имеющие наибольшее значение, а к Б и В соответственно менее важные для вас. Проводите сортировку быстро и не относите все намеченное к категории А. Если категории Б и В останутся незаполненными, значит, по-настоящему для вас ничего не важно, вы не видите различий между своими целями. К категории А можно отнести очень немногое. Основные дела, намеченные на день, входят в категорию Б. Но дела первостепенной важности, которые вы отнесли к категории А, могут отвлечь на себя основные ресурсы времени. Итак, распределите свои планы по трем категориям: А, Б и В.

Теперь обратитесь к делам с пометкой А и пронумеруйте их, например: А1, А2, А3 и А4. То же самое сделаем с отнесенными к категориям Б и В. Наконец, пронумеруйте дела в той последовательности, в которой предполагаете их выполнять.

Когда вы планируете день: утром или накануне вечером? Делайте, как вам удобнее; я поступаю в зависимости от обстоятельств. Если у меня намечены занятия, обычно я планирую день накануне, иначе назавтра пришлось бы слишком рано вставать. Работая в офисе, составляю план утром. Просто нужно найти на пять-десять минут какое-то тихое место.

21 день

Остался последний, четвертый вопрос. Я, как правило, составляю дневные планы на три недели вперед. Итак, планирование 21 дня.

Здесь стоит запомнить вот что. Составить план – одно, а выполнить его – совсем другое. Энтони Роббинс в своей книге «Беспредельная власть»[3] пишет, что сила – это способность действовать, т. е. выполнять намеченные пункты плана. Вы оценили их значимость для себя, распределили по категориям А, Б и В и даже пронумеровали. Однако понятно, что каждый день может произойти что-то непредвиденное. Наши планы нарушаются; звонят клиенты; кому-то что-то нужно; приходят электронные письма. Вы отвлекаетесь. Образно говоря, в этом случае приходится искать пути объезда. Если вы когда-нибудь с этим сталкивались, значит, вам известно, о чем идет речь. Вы находите новый путь, но когда хотите вернуться на свою дорогу, на вашем пути встречаются только запретительные знаки. Не так ли? Для мужчины ничего хуже быть не может. Мы генетически запрограммированы на движение вперед, для этого нам не нужны никакие указания.

План на день напоминает карту. Он вернет вас к исходной точке, если вы вынуждены идти в обход. Конечно, за эти отвлечения приходится платить. Но самое важное здесь – возможность снова сфокусироваться на поставленных задачах с помощью плана. Если он отсутствует, объезды уведут вас далеко от намеченного пути. Но если план существует, возвратиться в исходную точку будет гораздо легче.

Знаете, в чем заключается основная проблема? Она не в других людях, а в нас самих. Ситуация развивается следующим образом. Вы составляете список дел и готовы к ним приступить. Вы смотрите на пункт А1 и говорите себе: «О господи, этот зануда отнимет у меня час времени. Займусь-ка я лучше А2. Нет, лучше начну с А3». Так за три секунды вы доходите до пункта В12: «Позвонить Скотту насчет тенниса». Вы берете трубку, набираете номер и начинаете: «Привет, Скотти. Что новенького? Ты хочешь поиграть в теннис? На этой неделе я не могу. Давай в следующую пятницу? Хорошо? Ну, пока». Вы даете отбой. Выполнен один из пунктов плана. Таким же образом проходит весь день, и что в итоге остается в списке? А1, А2, А3 – все то, что вы считали особенно важным. Вы пожертвовали этими пунктами ради развлечений, несложных дел или дружеских отношений. Сначала заниматься тем, что полегче, – опасная ловушка. Серьезная ловушка. Это может казаться привлекательным, но содержит в себе опасность.