Этикет бизнесмена: официальный, дружеский, международный - [37]

ИСКУССТВО НАПИСАНИЯ ПИСЬМА

Почерк одновременно и природный дар, и искусство. Если вы не родились с этим даром, ничто не поможет вам его обрести, но любой может овладеть искусством эпистолярного жанра. Эта дисциплина, как всякая другая, требует изучения и практики.

Четкий почерк — результат ясного мышления, и, наоборот, путаница в мыслях отражается в неразборчивом почерке. Так что первое правило можно сформулировать так: «Подумай, прежде чем написать». Это звучит настолько банально, что кажется почти оскорбительным; однако многие руководители оправдываются тем, что у них не хватает времени подумать, прежде чем выплеснуть свои мысли на бумагу. Мысленно приведите в порядок материал, прежде чем продиктовать его. Попытайтесь свести его к нескольким пунктам и затем изложите их по возможности коротко и ясно. Наконец, дайте своему адресату четкое указание, чего вы ожидаете от него. Если вам нужны его инструкции о том, что делать дальше, тогда просто напишите: «В свете изложенного выше я надеюсь получить от вас дальнейшие инструкции». Как вариант: «:.. мне хотелось бы получить от вас совет по этой проблеме».

Если, с другой стороны, вы каким-то образом уже разрешили этот вопрос, дайте ему знать: «В свете изложенного я решил поступить так-то и так-то». Если вы хотите повлиять на решение вашего партнера, вам следует написать совершенно определенно: «Поэтому я рекомендую поступить следующим образом». Или вы можете высказаться более решительно: «Поэтому я считаю, что нам очень важно сделать то-то и то-то».

Написанное вами должно быть убедительным и четким, предпочтительны короткие английские слова вместо длинных латинизмов. Используйте begin или start вместо commence («начать»). Используйте get up («увеличить»), get down («снять»), get better («взять верх»), get about («распространяться») вместо соответствующих им заимствованных из латыни глаголов. Комбинация глаголов и наречий характерна для английского языка и звучит намного энергичнее. Существуют сотни таких комбинаций, и ваш английский только выиграет, если вы поставите целью отыскать и использовать наиболее адекватную содержанию письма лексику.

Остерегайтесь длинных слов с префиксами и суффиксами, такими как pre-, re-, de- или — ousness и — ization. Их часто можно заменить двумя короткими словами или даже одним коротким английским словом: вместо «быть в затруднительном положении» — «беспокоиться», а вместо «иметь пристрастие» — «нравиться».

Наряду с короткими, однозначными по смыслу словами следовало бы быть лаконичным, поскольку доказано, что короткие слова и немногословные предложения делают текст более понятным.

Английское предложение с веками становилось короче и короче, так что, используя короткое предложение, вы сделаете свои письма не только более легкими для понимания, но придадите своему английскому больше энергетики и современных интонаций. «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». Поработайте для начала над этими необходимыми навыками краткого, точного и ясного изложения. Постепенно, когда с прошествием месяцев и лет вы обнаружите, что предложения немного удлинились, не утратив ясности, вы передвинетесь на следующую ступень, почувствовав, что вы можете писать на хорошем английском. Ваша конечная цель — разнообразить размер предложений, чередуя более или менее краткие — в зависимости от значения высказывания.

Затем, выбирая слова, вы приобретете устойчивый навык употребления более краткого слова и менее пространных предложений. Вдобавок вы научитесь выбирать энергичную и разнообразную лексику, ограничите использование страдательного залога только случаями необходимости. Слишком часто руководители пишут «Было решено» — вместо более убедительного «Мы решили», «Правление решило». Использование страдательного залога в предложении подобного рода вызывает предположение, что пишущий хочет что-то скрыть. Безличная конструкция всегда неопределенна. Всегда есть человек или группа, которые делают, считают, решают, думают и так далее, представьте этого человека или группу людей как активных участников рабочего процесса.

Культивируйте привычку искать в словаре слово, которое вы хотите использовать. Вы будете удивлены, обнаружив, как часто слово не означает точно того, что вы хотите сказать. Например, «словесный» означает «на словах, словами», как в предложении: «Он не дал словесного согласия, но просто кивнул». Его часто используют неправильно в значении «устный», то есть «высказанный», в отличие от «написанный».

Некоторые слова предельно заезжены. Мы привязываемся к слову, а затем используем его как заблагорассудится. Удачный пример — сочетание «узкое место». Мы читаем об «узких местах», которые «уменьшены», «разрешены», «преодолены» или даже «сглажены». Если помнить о том, что «узкое место» является понятием пространственным, то использование его в переносном смысле следует строго ограничить.

При выборе определения попытайтесь найти такое, которое передаст точный оттенок выбранного вами значения. «Хороший» не означает абсолютно ничего, поскольку мы говорим о «хорошем куске мяса», «хорошей девушке», «хорошем парке» и даже о «хорошем приказе».