Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше - [22]
Всегда проверяйте почту только в определенное время дня
Не позволяйте письмам отвлекать вас! Мы терпеть не можем, когда нам пытаются продать что-то по телефону во время ужина, так почему мы спокойно относимся к письмам, которые приходят, когда мы делаем что-то важное? Выключите автоматическую проверку почты и вручную проверяйте ее от одного до трех раз в день. Сообщите всем: если им нужно срочно с вами связаться, электронная почта не поможет. Всего лишь попросив людей приложить усилие – взять телефон и нажать несколько кнопок, чтобы позвонить, – вы одним махом избавитесь от 80 процентов входящих писем.
Те, кому действительно нужно связаться с вами, позвонят. Но если ваш автоответчик попросит их написать вам письмо, люди попадут в замкнутый круг, бесконечно названивая и отправляя письма. Избавьте их от этой участи, определив, как они действительно смогут с вами связаться – по телефону или через голосовую почту, – и откройте им этот путь.
Я использую голосовую почту в качестве крайней меры. По электронной почте люди узнают, что им стоит позвонить, если у них что-то срочное. Если они звонят, когда я занят, то общаются с автоответчиком. Но в приветствии на автоответчике я не прошу их писать мне на электронную почту! Я сообщаю, что перезвоню позже. Освободившись, я первым делом проверяю голосовые сообщения.
Так же как приветствие на автоответчике – инструкция для звонящих, автоматическая подпись в электронных сообщениях может стать инструкцией для тех, кто вам пишет. Вы проверяете свой ящик всего пару раз в день, так скажите об этом, чтобы никто не ждал сиюминутного ответа. Электронная почта позволяет настроить подпись, которая автоматически добавляется к исходящим сообщениям. В этой подписи вы можете рассказать о своих правилах. Моя гласит: «Я проверяю почту один раз в день. Если вам нужен срочный ответ, позвоните!»
Мгновенно отвечая на письма, вы приучаете людей незамедлительно получать ваше внимание, и они начинают ждать этого. На сайте книги вы найдете пошаговое руководство, которое поможет установить автоматическую подпись на большинстве популярных почтовых клиентов.
Отвечайте на электронные письма эффективнее
Частично проблема с электронными письмами заключается в том, что вы читаете их онлайн и после прочтения можете отвечать на каждое сразу. Каждые несколько секунд вы будете отвлекаться на проблемы того человека, от которого только что пришло письмо. Разорвите эту связь, не отвечая до тех пор, пока все вопросы, требующие внимания, не окажутся у вас перед глазами.
Возьмите линованный блокнот и озаглавьте его «Список ответов». Проверяя почту в заранее определенное время (от одного до трех раз в день), пробегитесь по входящим письмам. По поводу каждого сделайте заметку в блокноте: что вы должны сделать или кому должны позвонить. Не отвечайте сразу, даже если на это потребуется меньше двух минут. Сконцентрируйтесь на просмотре писем! Если встретите важную для себя информацию, переместите это сообщение в папку «Важное». Если информация не представляет интереса, удалите ее. Просмотрите все входящие до конца, чтобы составить список ответов. Потом просмотрите список писем, ожидающих ответа, и запланируйте время на обратную связь среди других ваших ежедневных задач.
Если люди используют электронную почту, чтобы переложить свою работу на ваши плечи, когда это в ваших силах, ведите себя так же и переложите свою потребность в вечерних суши на их плечи. CEO[21], с которой я работал, вычитала из зарплат своих сотрудников по пять долларов за каждое электронное письмо, которое от них получала. Удивительным образом поток писем уменьшился, а важность каждого полученного сообщения возросла. И сотрудники тоже были довольны, потому что необходимость напрягать ум привела к тому, что они чаще стали решать проблемы самостоятельно.
Если вас постоянно ставят в копию в письмах, которые вам ни к чему, начните отвечать на них двумя словами: «По адресу?» Конечно, вы объясните, что тем самым делаете одолжение отправителю. Ведь так он может выяснить, что имеет к вам отношение, а что нет. Предварительно объясните, что ваша цель – расставить все по местам, а не критиковать или заткнуть, и сообщите, что будете рады получать письма по вашей теме. Здесь используется тот же принцип, что и с жизненным планом. Мы работаем меньше, выбирая только то, что для нас важно.
Иногда люди отправляют слишком длинные письма. Когда вы получаете от кого-то послание на десяти страницах, ответьте тремя словами: «Да, классная идея». Вы работаете меньше, и пусть остальные привыкают не ждать от вас раздутых ответов. Когда у вас будет свободное время, вы можете ответить в том виде, какой предпочитаете. Мой излюбленный прием для длинных писем – диктовать их ассистенту, который печатает, пока я валяюсь в ванне с пеной, попивая шампанское и слушая Кейт Буш в живом исполнении. К сожалению, у меня нет ванны, я не могу позволить себе шампанское, а Кейт Буш живет в другой стране и не любит перелеты. Так что обычно я отправляю ответы в три слова.
