Делопроизводство компании - [28]

3) документы по снабжению и сбыту – материальные документы.

Правила оформления финансовых документов, составляемых в большинстве случаев по трафаретным формам, регламентируют унифицированные системы банковской, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации. Образцы финансовых документов и в данном пособии не приводятся.

2.4.6. Документы по снабжению и сбыту

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Такой документацией являются документы по снабжению и сбыту, документирующие коммерческую деятельность организации, связанную со снабжением материальными ресурсами и сбытом выпускаемой продукции.

Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами Российской Федерации, а также рядом специальных нормативных актов министерств и ведомств Российской Федерации..

Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.

На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.

Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а договор – это индивидуальный акт, требующий специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1) преамбула (или вводная часть), содержащая:

• наименование договора;

• дату подписания договора;

• место подписания договора;

• полное фирменное наименование контрагентов (сторон);

• название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «арендатор», «покупатель»);

• подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа;

2) предмет договора. Права и обязанности сторон:

• обязанности и права первой стороны по договору;

• обязанности и права второй стороны по договору;

• срок выполнения своих обязательств сторонами;

• место исполнения обязательств каждой из сторон;

• способ исполнения обязательств каждой из сторон;

3) дополнительные условия договора:

• срок действия договора;

• ответственность сторон;

• способы обеспечения обязательств;

• основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке; действия сторон при одностороннем расторжении договора;

• условия о конфиденциальности информации по договору;

• порядок разрешения споров между сторонами по договору;

4) прочие условия договора:

• регулирование отношений сторон другими, кроме договора нормативными (законодательными) актами;

• условия о согласовании связи между сторонами;

• преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;

• реквизиты сторон;

• количество экземпляров договора;

• порядок исправлений по тексту договора;

• подписи представителей сторон.

Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

Основными документами, разрабатываемыми организацией при решении вопросов коммерческой деятельности являются: относят договора; протоколы; акты, претензии; исковые заявления; доверенности; накладные; наряды и другие документы, образцы которых приведены в приложении.

По договору бытового заказа организация (предприятия бытового обслуживания населения) выполняет для заказчиков определенную работу. Работа может выполняться из материала предприятия или заказчика. Организация (предприятие) отвечает за сохранность вещей, качество и своевременность выполнения работ. Договор бытового заказа оформляется письменно.

Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наименование, адрес и телефон организации (предприятия) службы быта, наименование и краткое описание заказа (сложность, фасон и т. д.), фамилия, инициалы и адрес заказчика, наименование материала заказчика и его стоимость, стоимость работы (с выделением суммы полученного аванса), срок исполнения заказа.

Квитанция подписывается обеими сторонами и удостоверяет оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи индивидуальных заказов. Так, при приеме заказа на пошив одежды из материала заказчика подкладка, меховые детали (воротник, манжеты) и другие отделочные материалы должны быть сданы заказчиком не позднее дня первой примерки. Материалы заказчика промеряются в его присутствии по длине и ширине жестким метром на столе.