Делопроизводство компании - [27]

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.

Работник имеет право периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.

Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день его увольнения. В других случаях, по просьбе работника, ему выдается заверенная выписка сведений о работе из трудовой книжки.

Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.

По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.

2.4.5. Финансовые документы

Рыночные отношения и создание широкой сети негосударственных организаций превращают подразделения бухгалтерии из простого учетного органа в важнейшие подразделения, определяющие финансовую стратегию организации и влияющие на развитие ее хозяйственной деятельности.

Учетная политика организации, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – одно из главных направлений управленческой деятельности, обеспечивающее выживание организации в острой конкурентной борьбе.

Документирование хозяйственных операций организации осуществляется на основе Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.) и отражается в учете на основании оправдательных документов.

Финансовая документация закрепляет финансовую стратегию организации, документирует финансово-хозяйственную деятельность и взаимоотношения с органами государственной власти и персоналом в сфере финансовой и хозяйственной деятельности и является письменным доказательством действительного осуществления финансово– хозяйственных операций или права на их совершение. Эти документы обеспечивают формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовой деятельности организации; обеспечивают контроль за наличием и движением материальных средств, трудовых и финансовых ресурсов и, в конечном итоге, являются основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета.

Финансовые документы, обеспечивающие хозяйственную деятельность организации, классифицируются по следующим признакам.

1. По назначению:

• распорядительные – документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции;

• оправдательные – документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения;

• бухгалтерского оформления – документы, служащие для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе;

• комбинированные – документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления.

2. По содержанию хозяйственных операций:

• материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей;

• денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации;

• расчетные – документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по финансовым обязательствам.

3. По объему отраженных операций:

• первичные – документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

• сводные – документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени.

4. По способу использования:

• разовые – документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции;

• накопительные – используемые для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций.

5. По числу учитываемых позиций:

• однострочные – документы, содержащие одну учетную позицию;

• многострочные – документы, содержащие две и более учетные позиции.

6. По месту составления:

• внутренние – документы, составленные в организации, для оформления внутренних хозяйственных операций;

• внешние – документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами.

7. По способу заполнения:

• заполняемые вручную;

• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все финансовые документы в организации группируются в три группы:

1) организационно-распорядительные документы – документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью;

2) финансово-расчетные документы – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений;