Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера - [20]
Другой способ использования УРВ – взять в качестве объекта исследования не всех бухгалтеров сразу, а только одного. Ведь если рабочее время всей бухгалтерии можно сравнить с квартирой, то рабочее время каждого бухгалтера можно сравнить со шкафом в ней. Можно наводить порядок сразу везде, а можно – в отдельных шкафах, то есть с отдельными сотрудниками.
Начать лучше с самого, на ваш взгляд, проблемного шкафа, то есть с того сотрудника, у кого, по вашим ощущениям, существуют наибольшие проблемы с результативностью. Тогда эффект от ведения УРВ будет максимальным.
Очень часто, приступая к работе по УРВ, главные бухгалтеры начинают с себя. И это правильно по нескольким причинам. Во-первых, минута времени главбуха – самая дорогая в подразделении и эффект от наведения порядка в его рабочем времени будет больше, чем у любого из бухгалтеров. Во-вторых, если вы на себе испытаете и поймете, что такое УРВ, как его вести и чем он помогает, то ваша просьба к сотрудникам вести УРВ будет звучать гораздо убедительнее. И, главное, в-третьих, освободив свое время, вы сможете направить его на наведение порядка в работе своих подчиненных.
Итак, если речь идет об одном сотруднике, то он должен вести свой УРВ в течение месяца. Желательно, чтобы учет велся каждый день, без пробелов. Но если в какой-то из дней случится совсем уж сильный аврал, то не беда – на следующий день нужно снова продолжить. Бывает, что человек бросает курить, три дня держится, а на четвертый срывается, выкуривает одну сигарету, потом еще одну, и потом все, пошло-поехало. Такого быть не должно. Если, например, 4-го числа не было сил вести УРВ, это не значит, что нужно ждать следующего месяца, чтобы начать все сначала. Нужно 5-го обязательно продолжить ведение учета. А главный бухгалтер должен анализировать записи не сразу за весь месяц, а по возможности ежедневно, вслед за сотрудником, чтобы при необходимости корректировать его, предлагая какую-то работу расписывать более подробно, а какую-то – менее.
Следующий важный момент: если сотруднику тяжело сразу вести учет в формате «что и сколько сделано», можно начать с первого уровня детализации, то есть указывать хотя бы процесс – «что делал». И постепенно под контролем главного бухгалтера переходить к более и более качественному уровню описания своей работы.
Файлы с УРВ нужно поместить на файл-сервер, то есть общий компьютер в сети, чтобы в любой момент вам как руководителю можно было открыть файл с УРВ любого из сотрудников. Иначе может получиться так: вы захотите вечером, после окончания рабочего дня, заняться анализом УРВ, а файл хранится на компьютере бухгалтера, который уже выключен, потому что человек ушел домой.
Кроме того, если сотрудники будут знать, что вы в любой момент можете их проконтролировать, они станут собраннее и начнут вести УРВ как положено, в течение всего дня.
И, наконец, главное. Инвентаризация рабочего времени, проведенная в первый раз за много лет, даст наиболее ощутимый эффект, однако время нужно продолжать инвентаризировать постоянно, так как постепенно оно снова начинает обрастать ненужным хламом.
Оптимальный период – раз в год, идеальный – раз в полгода.
Как добиться качественного ведения УРВ
Можно директивно заставить сотрудников вести УРВ. Но если мы не хотим, чтобы эта работа превратилась в формальные отписки, следует действовать убеждением.
Как мотивировать – мы уже говорили. Вы обещаете либо увеличение зарплаты, либо снижение текущей нагрузки. Главное, чтобы бухгалтер понял все правильно – сам факт ведения УРВ автоматически не гарантирует увеличения зарплаты. Вот если УРВ выявит, что сотрудник перерос свой уровень дохода, тогда есть предмет для разговора.
Хорошие сотрудники, которые действительно перегружены работой, воспримут эту аргументацию с удовольствием (особенно если главный бухгалтер на собственном примере покажет, как ему помог УРВ) и будут вести учет своевременно и максимально точно. Тем более что делать это в течение всего одного дня не так уж и сложно.
Но есть работники, которые всеми правдами и неправдами пытаются избавиться от необходимости вести свой УРВ. Вот не хотят писать – и всё тут. Причина проста: человек знает, что работает неэффективно, но его все устраивает. Он привык не перегружаться, но при этом хорошо научился пиарить себя, изображая бурную деятельность. Любимая фраза таких сотрудников: «Скажите спасибо, что я за такие деньги вообще на работу прихожу!» Он чувствует, что УРВ вскроет реальную картину, поэтому начинает придумывать разные отговорки.
Главная из них – «Некогда! Своей работы полно, а вы еще УРВ даете! Когда я буду этим заниматься?» Бывает, что этот вопрос смущает и добросовестных сотрудников, так как опыта в ведении УРВ у них нет.
В таких случаях не надо спорить, лучше посчитать все в цифрах, используя норматив на печатание текста. С его подробного рассмотрения мы начнем следующую главу, в которой поговорим о разработке нормативов на бухгалтерские продукты.
А сейчас я просто приведу вам результат: в среднем на написание УРВ за день уходит не более 10 минут. А что такое 10 минут из восьмичасового рабочего дня? Это 1∕6 часа, а 1 час – ⅛ рабочего дня. То есть 10 минут – это 1∕48 рабочего дня, или примерно 2 %. Всего 2 %, учитывая, что на отвлечения от работы, как мы уже говорили, уходит минимум в 10 раз больше! И как бы ни был занят добросовестный сотрудник, он всегда найдет 10 минут в день на ведение УРВ. Он поймет, что это нужно прежде всего ему самому, так как в перспективе позволит экономить часы и вырваться из непрерывно аврального состояния. Так что разговоры о том, что «некогда», это разговоры ни о чем. Это просто отсутствие опыта или попытка манипуляции.
В пособии раскрыты сущность контроля, взаимосвязи видов контроля и ревизии, подготовка, планирование и проведение контроля и многие другие вопросы, необходимые для сдачи экзамена на «отлично», в рамках программного тематического плана дисциплины «Контроль и ревизия». Учебное пособие подготовлено в соответствии с требованиями действующего Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования для студентов, обучающихся по специальности 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».
Удобное практическое пособие по расчету выплат, производящихся на основании листков нетрудоспособности и прочих страховых выплат. Автор на наглядных примерах показывает алгоритмы исчисления размеров пособий по временной нетрудоспособности по причине заболевания, ухода за больным ребенком, беременности и родов, несчастного случая на производстве, пособия по уходу за ребенком до полутора лет и др. Уделяется внимание вопросам определения страхового и непрерывного трудового стажа, подсчета среднего заработка.
В сборнике статей, подготовленном преподавателями кафедр «Бухгалтерский учет в коммерческих организациях» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации и «Учет и аудит» Керченского государственного морского технологического университета, представлены статьи, посвященные вопросам гармонизации учетных правил и обоснованию оптимальных моделей адаптации Республики Крым к российской учетной системе.Сборник будет полезен практикующим бухгалтерам, работающим в условиях переходного периода Республики Крым, он также предназначен для специалистов, интересующихся современными проблемами бухгалтерского учета и отчетности, поможет студентам в изучении учетно-аналитических дисциплин, а также аспирантам и преподавателям в научной деятельности.Сборник научных статей подготовлен с использованием информационной системы «КонсультантПлюс».
После прочтения этой книги вы получите достаточный минимум знаний, благодаря которому сможете самостоятельно настроить программу «1С Управление торговлей 8.2», максимально адаптировать ее к своим потребностям и подготовить к эксплуатации. Помимо теории, книга содержит наглядные примеры, иллюстрирующие широкие функциональные возможности типового решения.Особое внимание в книге уделено операциям, актуальным для всех предприятий независимо от их формы собственности и иных факторов. Книга научит вас разбираться в структуре программы, освоить ключевые приемы и методы ее настройки, и применять свои знания на практике.
В издании анализируются положения действующего законодательства, определяющие отношения сторон по договору простого товарищества (договору о совместной деятельности). Особое внимание уделяется вопросам ведения бухгалтерского учета совместной деятельности, а также особенностям налогообложения осуществляемых в рамках такой деятельности операций.Отдельные разделы книги посвящены особенностям бухгалтерского учета и налогообложения хозяйственных операций в рамках договора долевого строительства, применения в расчетах давальческих материалов.
Издание, которое вы держите в руках, – подробное практическое руководство по бухгалтерскому и налоговому учету расходов. Ну, конечно, больший интерес представляет собой порядок признания расходов для целей налогообложения. Ведь ни для кого не секрет, что ошибки в учете затрат организации порой дорого обходятся организации. Ситуация еще более осложняется постоянно вносимыми изменениями и дополнениями в главу 25 Налогового кодекса РФ, которые зачастую вступают в силу «задним числом». Многочисленные положения главы 25 Налогового кодекса РФ урегулированы разъяснительными письмами Минфина России и налоговиков.В книге подробнейшим образом рассказано о порядке учета отдельных видов расходов.