Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера - [19]
Задачи, которые решает УРВ
Учет рабочего времени снизу позволяет решить сразу несколько задач, первая из которых – выявить неэффективно расходуемое время.
Помните пример с «разложением по копиям»? Даже если бы сотрудница вместо 1 часа 48 минут написала «полчаса» или даже «17 минут», то есть все соответствовало бы нормативам, нам все равно было бы жалко, что столько времени потрачено впустую. В Excel есть замечательная функция – перед выводом на печать можно установить галочку «Разобрать по копиям», и компьютер сам печатает экземпляры в нужной последовательности страниц. Просто сотрудница не знала о такой возможности, а мы не подозревали, что она делает все вручную, пока не начали вести УРВ.
Этот учет позволяет нам увидеть, какие знания и навыки надо развивать у каждого конкретного бухгалтера. Это касается не только Excel и Word, но и 1С, и других бухгалтерских программ – там тоже существуют большие проблемы с эффективной работой. Также становится понятно, что и где нуждается в дополнительной автоматизации, механизации и разработке технологий работы.
В следующих главах мы подробно поговорим о главных навыках, о том, как их развивать в сотрудниках, а также как совершенствовать инфраструктуру бухгалтерии, обеспечивающую эффективную работу.
УРВ позволяет также увидеть реальную загрузку человека, получить статистику для разработки нормативов, обоснованно повысить зарплату тем, кто достоин, и не делать этого по отношению к тем, кто не заслуживает поощрения.
Например, в одной компании после проведенного учета рабочего времени одному из бухгалтеров не то что не повысили, а даже снизили зарплату на 20 %. Реальная загрузка этой сотрудницы оказалась существенно ниже нормативной. Как вы думаете, она уволилась? Нет, осталась, так как снижение зарплаты было скомпенсировано официальным установлением сокращенного графика работы.
Учет рабочего времени позволяет доказать генеральному директору необходимость увеличения штата бухгалтерии, то есть без эмоций, используя только факты, показать, что никто в бухгалтерии без дела не сидит, сверх меры не отвлекается, но при этом загрузка превышает нормативный рабочий день.
Как вариант главный бухгалтер может вместо увеличения штата аргументированно попросить генерального директора об инвестициях в свое подразделение. Например, оплатить услуги сторонних программистов, которые настроят автоматизированный обмен информацией между 1С и «Банком-Клиентом», в результате чего время бухгалтера по учету банковских операций заметно высвободится, а текущая нагрузка – снизится.
В конце концов ведение УРВ само по себе не позволяет излишне расслабляться в течение рабочего дня. Когда нужно постоянно записывать то, чем занимаешься, самодисциплина резко возрастает.
Как правильно построить работу с УРВ
Учет рабочего времени – замечательный инструмент. Но, к сожалению, часто приходится слышать, что опыт его использования был неудачным. Месяц-другой худо-бедно повели, а потом – бросили, так как результатов никто не почувствовал. Большинство неудач связано с тем, что УРВ просто неправильно используют, пытаются объять необъятное: охватить все и сразу и вести постоянно.
Давайте посчитаем. Как видно из табл. 4.4, описание одного дня занимает около 30 строк. Если штат бухгалтерии – 10 человек и каждый из них ежедневно в течение месяца ведет УРВ – сколько получается строк? 30 строк умножить на 20 дней – это уже 600 строк в месяц. И еще надо умножить на 10 человек. Итого по истечении месяца главному бухгалтеру нужно не просто внимательно прочитать, но еще и проанализировать 6000 строк.
Учитывая, что у главного бухгалтера много другой текущей работы, на тщательный анализ того, что написали сотрудники, времени не хватит. Получится, что мы заинтересовали бухгалтеров на написание УРВ, они старались, а мы ничего не сделали для них по результатам этой работы. Поэтому ко второму месяцу ведения УРВ мотивация потеряна, сотрудники начинают строчить формальные отписки, выражать недовольство дополнительной работой, и главный бухгалтер все приостанавливает.
Чтобы этого не произошло, надо брать на себя выполнимые вещи. Например, не весь месяц сразу, а только один день из жизни бухгалтерии. Это всего 300 строчек, которые главный бухгалтер в состоянии тщательно проанализировать в течение следующей недели, найти источники существенных потерь времени и начать бороться с ними.
После того как бухгалтеры почувствуют реальную отдачу от ведения УРВ (например, покупка нового принтера), можно попросить сотрудников прохронометрировать еще один день. Например, в первый раз они описывали неавральный, спокойный день, а во второй (когда бухгалтеры научились вести УРВ и чувствуют его пользу) – самый авральный, когда каждая минута дорога. В одной компании УРВ выявил, что в последние дни перед сдачей отчетности бухгалтеры, перед тем как приступить к формированию отчета, раскладывают первичку по датам и контрагентам. После того как главный бухгалтер распорядился сортировать первичные документы не в конце, а в течение месяца, авральность в последние дни перед отчетом существенно снизилась.
В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Аудит».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Аудит».
Данное издание представляет собой конспект лекций, подготовленный в соответствии с государственным образовательным стандартом по курсу «Налоговое право» и содержит основные вопросы по данной дисциплине.Работа с пособием поможет студентам и слушателям вузов освоить и успешно сдать зачеты и экзамен по данному предмету, она будет полезна государственным, муниципальным служащим и другим лицам, применяющим нормы НК РФ.
Актуальность проблем налогообложения и учета рекламных расходов в условиях жесткого налогового администрирования трудно переоценить. Ошибки в учете расходов на рекламу подчас стоят очень дорого, особенно если это касается маленькой фирмы.В книге проанализированы требования налоговых органов и арбитражных судов к экономическому обоснованию и документальному подтверждению различных видов рекламных расходов.На примерах из аудиторской практики автора рассмотрены ошибки, связанные с учетом и налогообложением рекламных расходов.
Одной из острых ситуаций современной России является проблема реализации социальной поддержки граждан, имеющих детей. В связи с этим в действующее законодательство вносятся изменения, которые затронули вопросы пособий на детей. Данная книга посвящена изменениям, связанным с размерами пособий на детей, указанием субъектов-получателей данных пособий, определением гарантий при регулировании данных отношений, учетом и налогообложением указанных выплат и т.д.В данном пособии автор рассматривает порядок оформления документов для выплаты данных пособий, указывает органы, ответственные за оформление и выплату пособий, и их обязанности в этой сфере отношений, освещает права лиц, имеющих детей и т.д.
Каждая организация в процессе осуществления своей деятельности может столкнуться с такими проблемами, как уход бухгалтера, утеря документов, допущение ошибок в ведении учета, либо вообще отсутствие всякого учета в течение какого-либо периода, пожар на предприятии и т. д. В результате таких проблем бухгалтерский учет нуждается в восстановлении. Во всей организации бухгалтерского учета его восстановление является наиболее трудоемким процессом, т. к. необходимо приводить в порядок все бухгалтерские документы, сдавать недостающую или уточненную отчетность в налоговые органы и фонды и т. п.Таким образом восстановление учета – своеобразная «реанимация» фирмы, выведение качества ее внутренней отчетности и учета на достойный уровень.
В данном издании, посвященном анализу дискуссионных вопросов налогового учета прочих расходов организации, даются разъяснения на основании писем Минфина России и ФНС России, а также судебной практики о том, как можно уменьшать налогооблагаемую прибыль на понесенные организацией расходы и при этом избегать разногласий с налоговыми органами.