Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера - [16]
Причина 4-я, самая сложная: неэффективное использование рабочего времени
На этой причине стоит остановиться подробнее.
4.5. Инвентаризация рабочего дня бухгалтера – взгляд снизу
Авралы, так же как и нехватка кадров, начинаются с крайне неэффективного использования рабочего времени.
Знаете ли вы, что наиболее эффективные сотрудники работают на хорошем уровне от силы пять-шесть часов в день из восьми? И это самые добросовестные. Менее старательные трудятся (то есть не отсиживают срок, а производят те или иные бухгалтерские продукты) еще меньше. Ни один человек не может полноценно работать все восемь часов в день в течение длительного времени, и изменить это не в наших силах. Поэтому ценность пяти-шести активных часов еще больше возрастает. Мы не можем позволить себе, чтобы наши сотрудники работали в это драгоценное время неэффективно.
На одном из предприятий, где мне довелось заниматься оптимизацией работы бухгалтерской службы, я, подойдя к сотруднику, стал наблюдать, как он трудится. Этот бухгалтер вводил в Excel в столбик примерно 15–20 многозначных чисел, потом на калькуляторе их складывал и вбивал получившийся результат в строку «Итого».
Когда я рассказываю об этом случае на семинарах, мне часто не верят, говоря: «Да вы что? Такого уже давно нигде нет!» Главный бухгалтер предприятия, о котором идет речь, когда увидел это собственными глазами, был потрясен, так как тоже думал, что такого не может быть и уж тем более в его подразделении.
Другой пример, в другой компании. Тот же Excel и те же 20 чисел в столбце. Между 16-м и 17-м числами надо вставить еще одну строчку. Что делает работник? Он не добавляет строку, а стирает 17-е, 18-е, 19-е и 20-е числа и перебивает все заново. Сотрудники иногда не умеют делать даже самые элементарные вещи.
Третий пример. Я собственными глазами видел, как бухгалтер со степлером-«десяткой» мучительно пытался скрепить 10 страниц. За один раз «десятка» может пробить три, максимум пять страниц. И бухгалтер об этом знает, так как делает это не в первый раз! Он уже выработал целую технологию. Пробивает первый раз – скрепка ломается, он ее выковыривает. Потом второй раз очень медленно и аккуратно (это очень важно!) он пытается попасть в те же самые дырки. Скрепка опять ломается, и он снова ее выковыривает. Но после второго раза дырки стали глубже! И он продолжает. Опять прицеливается, и на третий раз – о счастье! – 10 страниц пробиваются полностью и документ скрепляется. На эту операцию уходит не менее 20 минут рабочего времени. Помните, если делать это хотя бы раз в день, во сколько дней в год это превращается? Вместо того чтобы подойти к руководителю и попросить степлер 24-го или 32-го размера, бухгалтер занимается изобретением «технологий». Самое интересное, что он не ленится, он искренне работает, но можно ли назвать эту работу эффективной? Конечно, нет. И при этом мы говорим, что у нас очень много дел и мы ничего не успеваем.
Таких примеров можно привести очень много. К ним же относятся, например, ручное формирование бухгалтерских проводок, регистров, ведомостей и отчетности, ответы на бесконечное количество бестолковых звонков. Потерянные минуты превращаются в потерянные часы, а часы – в потерянные дни.
И самое печальное, к сожалению, что сотрудники редко сами могут сформулировать для руководителя проблему неэффективности своей работы. Одна женщина-бухгалтер очень мучилась, работая на старой, потертой, разваливающейся клавиатуре, вместо того чтобы подойти и попросить новую.
Задача главного бухгалтера – постоянно находить подобные неэффективные потери времени и бороться с ними. Но как их искать? Не стоять же над душой у каждого бухгалтера целыми днями!
Для этого есть замечательный инструмент, который называется учетом рабочего времени (сокращенно УРВ), помогающий взглянуть на рабочее время бухгалтера снизу. Постоянного наблюдения не требуется – сотрудники сами напишут, что они делают в течение рабочего дня.
Рабочее время бухгалтерии можно сравнить со свободным пространством в квартире. Живем в однокомнатной квартире, мучаемся, некуда вещи складывать: новые вещи приобретаются, старые – накапливаются, лежат мертвым грузом. Переезжаем в двухкомнатную: «Слава богу, какой простор!» Этого простора хватает максимум на год. Через год опять становится непонятно, откуда все накопилось, и хочется переехать уже в трехкомнатную квартиру.
Что делать? Есть два варианта. Либо купить новую, более просторную квартиру, либо устроить инвентаризацию в старой, найти неиспользуемые вещи и выкинуть их, освободив место для нужных. Приобрести более просторную квартиру (то есть увеличивать штат бухгалтерии) не позволяет генеральный директор. Он говорит: «В прошлом году взяли еще одного бухгалтера, и опять вам мало! Сначала наведите порядок в своем хозяйстве, и у вас будет достаточно свободного места, то есть свободного времени у ваших сотрудников».
Учет рабочего времени (УРВ) – очень важный инструмент, потому что позволяет найти скрытые, незаметные при поверхностном анализе потери времени. А таких в бухгалтерии большинство. Бухгалтеры, как правило, одни из самых добросовестных и ответственных сотрудников компании. Они, безусловно, тоже иногда расслабляются, но потери времени при этом невелики. Основные потери кроются в неэффективной работе, когда человек трудится усердно, а результатов выдает мало. И приведенные выше примеры – наилучшее тому подтверждение.
В пособии раскрыты сущность контроля, взаимосвязи видов контроля и ревизии, подготовка, планирование и проведение контроля и многие другие вопросы, необходимые для сдачи экзамена на «отлично», в рамках программного тематического плана дисциплины «Контроль и ревизия». Учебное пособие подготовлено в соответствии с требованиями действующего Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования для студентов, обучающихся по специальности 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».
Удобное практическое пособие по расчету выплат, производящихся на основании листков нетрудоспособности и прочих страховых выплат. Автор на наглядных примерах показывает алгоритмы исчисления размеров пособий по временной нетрудоспособности по причине заболевания, ухода за больным ребенком, беременности и родов, несчастного случая на производстве, пособия по уходу за ребенком до полутора лет и др. Уделяется внимание вопросам определения страхового и непрерывного трудового стажа, подсчета среднего заработка.
В сборнике статей, подготовленном преподавателями кафедр «Бухгалтерский учет в коммерческих организациях» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации и «Учет и аудит» Керченского государственного морского технологического университета, представлены статьи, посвященные вопросам гармонизации учетных правил и обоснованию оптимальных моделей адаптации Республики Крым к российской учетной системе.Сборник будет полезен практикующим бухгалтерам, работающим в условиях переходного периода Республики Крым, он также предназначен для специалистов, интересующихся современными проблемами бухгалтерского учета и отчетности, поможет студентам в изучении учетно-аналитических дисциплин, а также аспирантам и преподавателям в научной деятельности.Сборник научных статей подготовлен с использованием информационной системы «КонсультантПлюс».
После прочтения этой книги вы получите достаточный минимум знаний, благодаря которому сможете самостоятельно настроить программу «1С Управление торговлей 8.2», максимально адаптировать ее к своим потребностям и подготовить к эксплуатации. Помимо теории, книга содержит наглядные примеры, иллюстрирующие широкие функциональные возможности типового решения.Особое внимание в книге уделено операциям, актуальным для всех предприятий независимо от их формы собственности и иных факторов. Книга научит вас разбираться в структуре программы, освоить ключевые приемы и методы ее настройки, и применять свои знания на практике.
В издании анализируются положения действующего законодательства, определяющие отношения сторон по договору простого товарищества (договору о совместной деятельности). Особое внимание уделяется вопросам ведения бухгалтерского учета совместной деятельности, а также особенностям налогообложения осуществляемых в рамках такой деятельности операций.Отдельные разделы книги посвящены особенностям бухгалтерского учета и налогообложения хозяйственных операций в рамках договора долевого строительства, применения в расчетах давальческих материалов.
Издание, которое вы держите в руках, – подробное практическое руководство по бухгалтерскому и налоговому учету расходов. Ну, конечно, больший интерес представляет собой порядок признания расходов для целей налогообложения. Ведь ни для кого не секрет, что ошибки в учете затрат организации порой дорого обходятся организации. Ситуация еще более осложняется постоянно вносимыми изменениями и дополнениями в главу 25 Налогового кодекса РФ, которые зачастую вступают в силу «задним числом». Многочисленные положения главы 25 Налогового кодекса РФ урегулированы разъяснительными письмами Минфина России и налоговиков.В книге подробнейшим образом рассказано о порядке учета отдельных видов расходов.