Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера - [15]
Если подписание первичных документов можно только ограничивать, то детальный контроль нужно полностью исключить.
Проверка качества работы сотрудников
Возьмем для примера функцию главного бухгалтера по проверке бухгалтерской или налоговой отчетности. Если процесс ее формирования не выстроен четко и в нем принимают участие несколько бухгалтеров, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает. При этом существенно увеличивается время, которое главный бухгалтер тратит на проверку того, все ли правильно сделано и не забыли ли чего.
Выход – регламентация процесса закрытия отчетного периода, желательно с дальнейшей автоматизацией. Контролировать регламентированный и автоматизированный процесс гораздо проще и быстрее. А главное – качество результата выше.
Единственно правильный и при этом универсальный способ борьбы с любым «убийцей» рабочего времени – постоянный контроль времени, которое вы на него расходуете. То есть иногда (не реже одного раза в год, а лучше каждые полгода) надо делать срез, а именно набросать бюджет своего рабочего времени и анализировать, куда и на что оно тратится. И на каждого «убийцу» устанавливать жесткий лимит, например: «Я не готова тратить более получаса в день на подписание первичных документов».
Только так можно удержать ситуацию под контролем. Без этого эффективной работы, приносящей моральное (да и материальное) удовлетворение, не получится. А освободившееся время вы сможете потратить на более важные дела, до которых раньше «все никак руки не доходили». Или, в конце концов, просто отдохнуть.
4.4. Природа периодических авралов и как ее обуздать
Аврал – это работа, выбивающаяся из привычного плана. А привычный план – это стандартный рабочий день (с 9:00 до 18:00), рабочая неделя с понедельника по пятницу и выходные в субботу-воскресенье.
В одной компании на дверях бухгалтерии висит шутливое объявление: «Часы работы: ежедневно с 8 до 17, кроме воскресенья». При этом красным маркером зачеркнуто «до 17» и надписано «до 20» и тем же красным маркером зачеркнуто «кроме воскресенья». Но, как известно, в каждой шутке только доля шутки: при таком графике эффективно работать невозможно.
В чем же причины не случайных, а повторяющихся из месяца в месяц переработок? Таких причин несколько.
Причина 1-я, профессиональная: попытка сделать абсолютно точную отчетность
Так как это сделать, как мы уже говорили, практически невозможно, отсюда и аврал – стремление до 24:00 28-го числа успеть максимально хорошо составить декларацию по налогу на прибыль. И чем ближе отчетная дата, тем интенсивнее работа, так как 20 % оставшегося результата (оставшейся точности) даются нам за счет 80 % усилий (помните принцип Парето?). Как устранить эту причину, мы уже обсуждали – нужно обязательно договориться с генеральным директором о допустимом уровне качества.
Причина 2-я, объективная: специфика бизнеса
В одной компании самый важный клиент представляет первичные документы в самый последний момент: ему так удобнее. Отказаться от этого клиента в силу его важности и объемов продаж компания не может себе позволить, поэтому бухгалтерия вынуждена работать в последние дни перед каждой сдачей отчетности буквально круглосуточно. И главный бухгалтер обреченно с этим мирится – что поделаешь? Надо – значит надо. Но и тут не стоит опускать руки. Если мы не можем изменить обстоятельства, мы должны к ним приспособиться.
Можно, например, ввести в рабочий график бухгалтеров, принимающих непосредственное участие в подготовке отчетности, следующие изменения: с 26-го по 28-е число рабочий день установить с 9:00 до 21:00, а 29-е и 30-е сделать выходными днями. То есть официально дать людям отдохнуть после нескольких тяжелых дней, сделав привычный план (с 9:00 до 18:00) более гибким. И тогда это перестанет быть авралом, а будет восприниматься как часть плановой работы.
Просто представьте: после трех напряженных дней сдачи отчетности наступает первый послеавральный день. Как вы думаете, с какой эффективностью трудятся сотрудники в этот день? Если нормальная эффективность составляет 70–80 % рабочего времени, то первый день после сдачи отчетности проходит с эффективностью максимум процентов 20. Максимум, ведь постоянно работать на пределе возможностей нельзя.
Не лучше ли дать бухгалтерам официальный выходной, чем обманывать самих себя? Пусть люди отдохнут и морально, и физически.
Если в организации существуют свои особенности ведения бизнеса, то и рабочий день сотрудников (в том числе бухгалтеров) должен быть не формальным, а учитывающим эту специфику.
Причина 3-я, субъективная: неконтролируемые отвлечения
Как мы уже говорили, сотрудники и сами отвлекаются, и их отвлекают. Если запланировать бухгалтеру полную восьмичасовую загрузку, то отвлечения никуда не денутся, а человек, чтобы успеть все выполнить, вынужден будет трудиться сверхурочно. План работы обязательно должен оставлять резервы времени как на непредвиденные задачи, так и на личные дела. О том, в каком именно объеме устанавливать для бухгалтеров эти резервы, мы обязательно поговорим в следующих главах.
В пособии раскрыты сущность контроля, взаимосвязи видов контроля и ревизии, подготовка, планирование и проведение контроля и многие другие вопросы, необходимые для сдачи экзамена на «отлично», в рамках программного тематического плана дисциплины «Контроль и ревизия». Учебное пособие подготовлено в соответствии с требованиями действующего Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования для студентов, обучающихся по специальности 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».
Удобное практическое пособие по расчету выплат, производящихся на основании листков нетрудоспособности и прочих страховых выплат. Автор на наглядных примерах показывает алгоритмы исчисления размеров пособий по временной нетрудоспособности по причине заболевания, ухода за больным ребенком, беременности и родов, несчастного случая на производстве, пособия по уходу за ребенком до полутора лет и др. Уделяется внимание вопросам определения страхового и непрерывного трудового стажа, подсчета среднего заработка.
В сборнике статей, подготовленном преподавателями кафедр «Бухгалтерский учет в коммерческих организациях» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации и «Учет и аудит» Керченского государственного морского технологического университета, представлены статьи, посвященные вопросам гармонизации учетных правил и обоснованию оптимальных моделей адаптации Республики Крым к российской учетной системе.Сборник будет полезен практикующим бухгалтерам, работающим в условиях переходного периода Республики Крым, он также предназначен для специалистов, интересующихся современными проблемами бухгалтерского учета и отчетности, поможет студентам в изучении учетно-аналитических дисциплин, а также аспирантам и преподавателям в научной деятельности.Сборник научных статей подготовлен с использованием информационной системы «КонсультантПлюс».
После прочтения этой книги вы получите достаточный минимум знаний, благодаря которому сможете самостоятельно настроить программу «1С Управление торговлей 8.2», максимально адаптировать ее к своим потребностям и подготовить к эксплуатации. Помимо теории, книга содержит наглядные примеры, иллюстрирующие широкие функциональные возможности типового решения.Особое внимание в книге уделено операциям, актуальным для всех предприятий независимо от их формы собственности и иных факторов. Книга научит вас разбираться в структуре программы, освоить ключевые приемы и методы ее настройки, и применять свои знания на практике.
В издании анализируются положения действующего законодательства, определяющие отношения сторон по договору простого товарищества (договору о совместной деятельности). Особое внимание уделяется вопросам ведения бухгалтерского учета совместной деятельности, а также особенностям налогообложения осуществляемых в рамках такой деятельности операций.Отдельные разделы книги посвящены особенностям бухгалтерского учета и налогообложения хозяйственных операций в рамках договора долевого строительства, применения в расчетах давальческих материалов.
Издание, которое вы держите в руках, – подробное практическое руководство по бухгалтерскому и налоговому учету расходов. Ну, конечно, больший интерес представляет собой порядок признания расходов для целей налогообложения. Ведь ни для кого не секрет, что ошибки в учете затрат организации порой дорого обходятся организации. Ситуация еще более осложняется постоянно вносимыми изменениями и дополнениями в главу 25 Налогового кодекса РФ, которые зачастую вступают в силу «задним числом». Многочисленные положения главы 25 Налогового кодекса РФ урегулированы разъяснительными письмами Минфина России и налоговиков.В книге подробнейшим образом рассказано о порядке учета отдельных видов расходов.