Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - [97]
Группы – самый важный механизм, позволяющей бизнесу измениться: осознать, как работаете, договориться об улучшениях, проработать конфликты, трансформировать культуру компании и пр.
• Руководитель группы – это и есть архитектор: бизнес-процесса, стратегии, оргструктуры и т. д. Как правило, это руководитель данной области в компании. Важно, чтобы он не вырабатывал решения единолично, а координировал работу группы, помогал людям включиться.
• Консультанты. То есть мы. По опыту многих компаний, профессиональная помощь в проекте изменений очень важна. Между сессиями с нами общаются Заказчик изменений и Руководитель проекта. Задают вопросы, присылают свои наработки, делятся сомнениями, спрашивают совета. Мы поддерживаем их: методически и душевно.
Как это работает. Штаб управляет проектом изменений. Рабочие группы решают задачи, которые стоят перед ними.
Когда группа готова, она показывает Штабу результаты работы. Происходит обсуждение – не защита. Лучше встречаться лично, глаза в глаза. Штаб смотрит на решение с разных сторон: утверждает или отправляет на доработку.
Если Штаб принял результаты работы группы, нужно утвердить их у Заказчика. По крайней мере, ключевые архитектурные решения. Постепенно, можно делегировать Штабу бóльшую их часть.
Порой встречаются крайности: группы выносят на Штаб сырые решения или, наоборот, пытаются достичь идеала. Соблюдайте здоровый баланс.
Очень важно видеть реальные успехи – пусть небольшие, но победы.
Как разумно и эффективно организовать проект:
1. Предварительное знакомство собственников и топ-менеджеров компании с методикой и с нами. Выбирайте и умом, и сердцем. В работе консультанта важен баланс между бизнес-методиками и психологической работой с командой.
2. При желании – живое знакомство.
3. Участие собственников и топов компании в Основном бизнес-лагере «Как навести порядок в своем бизнесе». Цель – подготовиться к изменениям в своем бизнесе. Хотя можно начинать работу в компании и до лагеря.
4. Если собственников несколько – предварительная сессия только с ними, чтобы достичь согласия.
5. Стартовая сессия проекта с основной управленческой командой компании, включая среднее звено и ключевых специалистов. Мы рекомендуем всегда начинать проект со стартовой стратегической сессии, чтобы грамотно его запустить.
6. Самостоятельная работа Штаба и рабочих групп. При необходимости – короткие консультации с нами: как правило, удаленные.
7. Поддерживающая сессия с управленческой командой через 2–3 месяца. Работа над ошибками, новые методики, психологическая поддержка команды.
8. Повторение пунктов 6 и 7 до устойчивых результатов и готовности команды двигаться вперед самостоятельно.
9. Иногда, если проект буксует – помимо обычных поддерживающих сессий, мы проводим особые, антикризисные. Выход на новый уровень происходит через кризис.
Такой алгоритм позволяет вам прийти к цели максимально прямым путем. Возникающие сложности вы будете оперативно решать с нашей поддержкой.
Если вы хотите изменить свой бизнес, то поменяться в первую очередь предстоит именно вам. Для этого мы работаем индивидуально с собственниками и топами.
Мы рекомендуем запускать одновременно немного рабочих групп: обычно 2–3, например по основным процессам. Энтузиастов, которые не вошли в группы, можно приглашать на отдельные встречи или разрешать им организовывать дополнительные добровольческие группы.
Группе лучше собираться дважды в неделю, минимум – раз в неделю. Иначе не будет продвижения вперед и успехов, проект не наберет темп, люди так и не научатся работать совместно, договариваться, вырабатывать качественные решения, обкатывать их и внедрять. Но и чаще не стоит: это забег на длинную дистанцию, нужны живые герои.
Мы рекомендуем группам работать по 1–2 часа. Лучше частично в рабочее, частично в личное время, например с 17 до 19 часов, или начинать за час до работы.
Группе нужно отдельное пространство для встреч, где никто не будет отвлекать от работы. Например, свободная переговорная комната.
Создайте неформальную атмосферу, помогает «чай с плюшками». Но не нужно и чересчур расслабляться – это не тусовка, а рабочая встреча.
Нужен флипчарт, бумага для него, маркеры типа permanent, бумажный скотч. Проектор не рекомендую.
Гаджеты – большое зло на встречах групп и совещаниях. Их можно запретить, но лучше, если группа постепенно сама придет к разумному и реалистичному решению. То же и с телефонными звонками.
Желательно, чтобы на рабочей группе и Штабе люди располагались полукругом возле флипчарта. Это позволит им видеть глаза друг друга и предмет обсуждения, глубоко и продуктивно общаться. Результаты обсуждения, мысли, идеи надо тут же заносить на большой лист бумаги.
Если у вас есть филиалы в других регионах, привлеките ключевых людей оттуда.
Они могут участвовать в рабочих группах по видеосвязи, однако иногда нужно встречаться лично.
Управляйте документацией. Постепенно документов становится много. Ваша цель – сделать легкую и удобную систему, а не бюрократического монстра.
