Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - [34]

3.1. Пример с описанием производственного процесса и распределением ответственности.

3.2. Пример с критикой руководства бывшего работодателя – «управление в пожарном режиме».

4. Много внимания уделяет развитию людей.

4.1. Пример с производственным учебным центром.

5. Рекомендации.

5.1. Отказ в рекомендациях с предыдущей работы без объяснения причин.

5.2. Предположительно ушел из-за конфликта (хотя на интервью отрицает это).

6. Хобби.

6.1 Чтение классической литературы.

6.2. Охота и рыбалка.

Очевидно, пункт 6 можно целиком исключить из отчета. Наличие того или иного хобби любопытно, но не является критерием для оценки соответствия должности. Все остальные пункты верхнего уровня, имеющие отношение к цели письма, можно сгруппировать более компактно:

1. Опыт управления производством.

1.1. 12 лет.

2. Управленческие навыки.

2.1. Склонность к анализу и планированию в ущерб действиям.

2.2. Создает системы, правила. Хорошо умеет работать лишь в структурированной среде. Не любит неопределенности.

2.3. Много внимания уделяет развитию людей.

3. Рекомендации.

3.1. Отказ в рекомендациях с предыдущей работы без объяснения причин.

3.2. Предположительно ушел из-за конфликта (хотя на интервью отрицает это).

Обратите внимание на то, что раздел «рекомендации» приведен полностью. Сохранены все подпункты, поскольку эти подробности относятся к важным, существенным для оценки кандидата.

Поскольку в этом примере речь идет о выборе, в начале письма следует отразить самую главную мысль – ответ на вопрос, кого из кандидатов рекомендует автор отчета. Всю содержательную информацию полезно представить в виде сравнительной таблицы. Помимо этого, стоит добавить в отчет измеримости – например, ввести простейшую систему оценок: +, +/—, —.

Рекомендации без воды

<…>

Рекомендую сделать предложение о работе Андрею Петрову. Второй кандидат, Дмитрий Васильев, меньше подходит на должность руководителя производственного департамента.

Резюме с подробным описанием опыта обоих кандидатов у Вас в почте.

Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или в графической форме – при помощи схемы или диаграммы. Что предпочесть? Общий принцип таков: выбирайте ту форму, которая наиболее прямо и быстро доносит вашу мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.

Рассмотрим еще один пример сокращения лишнего.

Руководитель строительного проекта хочет получить согласие генерального директора с выбором материалов для нового здания завода.

Есть семь возможных вариантов:

1. Металлический каркас с алюминиевыми утепленными панелями.

2. Металлический каркас с пластиковыми утепленными панелями.

3. Металлический каркас со стеклянными вакуумными панелями.

4. Кирпичный каркас с бетонными плитами-перекрытиями.

5. Монолитный железобетонный каркас с пеноблоками.

6. Монолитный железобетонный каркас с кирпичной кладкой.

7. Сборный железобетон (как в панельных жилых домах).

Теоретически завод можно построить даже из дерева. Каждый из этих вариантов имеет массу нюансов, непонятных людям, далеким от строительства. Документ, подробно описывающий все мыслимые варианты и содержащий их сопоставление по всем возможным критериям, будет занимать сотни страниц. Первому лицу такой документ не нужен. Ему важно, чтобы выбор соответствовал следующим критериям:

• здание позволит разместить и эксплуатировать заводское оборудование;

• здание будет построено в установленный срок;

• строительство уложится в бюджет;

• цена эксплуатации здания уложится в бюджет;

• здание прослужит установленный предельный срок;

• срок службы здания до капитального ремонта (требующего остановки завода) будет приемлемым.

В этой ситуации следует предлагать к рассмотрению первого лица не все возможные, а только проходные варианты. Прежде чем составлять такой документ, руководитель строительного проекта должен обсудить с первым лицом и установить граничные требования по каждому из критериев (например, здание должно прослужить не менее 25 лет), а затем провести предварительный отсев вариантов.

Предположим, что проходными оказались лишь варианты 1 и 5. Тогда документ должен быть посвящен их сравнению по заданным критериям (а не по всем возможным). Такой документ – это короткая, простая таблица, которую можно разместить на одной странице.

Ваша выжимка этой главы: ________________

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

Несмотря на все усилия, предпринимаемые для сокращения веса, в некоторые сложные походы путешественникам приходится брать с собой тяжелые рюкзаки. Многодневный запас пищи и воды, аптечка, палатка и снаряжение для обустройства лагеря понадобятся при полном отрыве от цивилизации и невозможности организовать снабжение. В этом случае необходим НАЗ – носимый аварийный запас снаряжения, который у туриста всегда находится под рукой и не будет утрачен даже в случае потери рюкзака.

При написании некоторых отчетов и предложений возникает похожая ситуация. Например, на подпись первому лицу необходимо представить положение, регламент, концепцию, политику или стратегию. Данных много, и все они важны. Страниц тоже много. И ничего уже нельзя сократить без ущерба для цели и смысла документа. Аналогом НАЗ в данном случае выступает выжимка документа, или executive summary (резюме для первого лица, от англ. executive – первое лицо, summary – резюме). Она поможет занятому адресату понять главные мысли автора, не читая весь документ целиком.