Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - [31]
Короткие предложения воспринимаются легче, чем длинные. Читателю не приходится перенапрягать внимание в поисках главной мысли автора.
В одном коротком предложении должна содержаться одна мысль. Абзацы должны объединять мысли на одну тему.
Абзац, содержащий излишнее тематическое разнообразие
Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Потери производства за тот же период составляют $36 млн. Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Для того чтобы уменьшить текучесть клиентской базы, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов. Чтобы устранить производственные потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг. А чтобы добиться легального сокращения налогов, следует нанять финансовых консультантов.
Автор этого текста использует сравнительно короткие предложения. В каждом предложении содержится всего одна мысль. Однако информация все равно воспринимается тяжело, поскольку в одном большом абзаце соединены мысли на три различные темы: текучесть клиентов, потери производства и налоговая нагрузка. Их лучше разделить.
Абзацы, группирующие предложения на одинаковую тему
Проблема высокой текучести клиентов обходится компании в $15 млн ежегодно. Для того чтобы уменьшить эту текучесть, необходимо ввести накопительные скидки. Дополнительно следует проводить ежегодные опросы удовлетворенности клиентов.
Ежегодные потери производства составляют $36 млн. Чтобы сократить эти потери, следует внедрить систему поставок «точно в срок». Дополнительные возможности оптимизации может дать выведение ремонтов на аутсорсинг.
Возможность легальной оптимизации налоговой нагрузки в будущем году – $10 млн. Чтобы реализовать эту возможность, следует нанять финансовых консультантов.
Еще одна распространенная причина неясности заключается в том, как построены предложения.
Предложения, которым недостает прямоты
• Производится написание и корректировка отчета автором.
• Написание и корректировка отчета осуществляется автором.
• Отчет пишется и корректируется посредством усилий автора.
• Автором осуществляется написание отчета с последующей его корректировкой.
В чем проблема этих предложений? Почему они получились такими сложными, неудобоваримыми?
Прямое предложение
• Автор пишет и корректирует отчет.
В этом варианте используется наиболее прямой способ связи членов предложения:
Помните первый класс школы? «Мама – мыла – раму», а не «Рама – мылась – при – помощи – мамы».
В отчетах и предложениях первым лицам встречаются фразы и похуже:
Наблюдается постоянный дефицит товара на складе, приводящий к многочисленным задержкам в поставках клиентам, который является следствием принятого решения об изменении порядка оплаты заказов.
Распутаем логику и восстановим последовательность событий. Текущий порядок:
1. Событие: постоянный дефицит товара на складе.
2. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.
3. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.
Меняем его на:
1. Причина события: чье-то (чье?) решение об изменении порядка оплаты заказов.
2. Событие: постоянный дефицит товара на складе.
3. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.
Заменяем сложные связи внутри предложения на прямые:
Ищем субъект в первом предложении. Допустим, в данном случае решение об изменении порядка оплаты приняло правление компании.
Чтобы «распрямить» столь запутанную фразу, пришлось сделать не одну, а целых четыре операции:
1) восстановить последовательность «причина – событие – следствие»;
2) заменить сложные связи в предложении простыми;
3) найти субъект;
4) разделить одно предложение на три части согласно правилу «одно предложение – одна мысль»:
Правление компании приняло решение об изменении порядка оплаты заказов. Это решение привело к постоянному дефициту товара на складе. Дефицит товара влечет за собой многочисленные задержки в поставках клиентам.
Предложения короткие и содержат одну мысль. Абзацы объединяют в себе мысли на одну тему. Используется прямой язык. Достаточно ли этого для ясности? Да, достаточно – если, конечно, автор не злоупотребляет специальной терминологией, жаргоном и размытыми понятиями, о смысле которых могут долго спорить даже признанные эксперты.
Для разнообразия рассмотрим не отчет или предложение, а общение в ходе встречи, свидетелем которого я стал. Вот несколько запомнившихся мне отрывков.
Злоупотребление терминами и размытыми понятиями
Руководитель кадровой службы представляет генеральному директору идеи по внедрению современных методов работы с персоналом. Цель автора – получить согласие с выводами о текущей ситуации.
<…>
Качество человеческого капитала – один из главных факторов успеха нашего бизнеса. Однако мы до сих пор используем архаичные, устаревшие практики talent management.
У нас не выстроена система succession planning. Для выявления талантов не применяется компетентностный подход.
