Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег - [21]
2. Оценка текущего положения дел
Оценка текущего положения дел – это важнейший шаг на пути к построению бережливого офиса, когда сотрудники уже знакомы с этапами развития команды. В этом разделе мы расскажем о том, как донести до сотрудников мысль о ценности времени. Объяснить необходимость и важность этого этапа – обязанность менеджера или другого линейного руководителя. В сборе данных должны участвовать все работники офиса. Как только информация будет собрана, станет ясно, чем занимаются ваши сотрудники на своих рабочих местах.
Цель оценки:
• привлечь внимание работников к важности времени;
• задействовать всех сотрудников в сборе требуемых данных;
• донести до каждого мысль о необходимости перемен;
• начать делиться организационными знаниями.
Преимущества, которые дает оценка текущего положения дел:
• позволяет повысить сосредоточенность и производительность труда;
• помогает повысить качество выполняемой работы;
• помогает сократить стресс на рабочем месте.
Информация, собранная с помощью инструментов, описанных в этом разделе, должна быть в дальнейшем проанализирована с тем, чтобы более точно сформулировать миссию команды и содержание устава (см. предыдущую главу). Помните, что устав – это документ, который следует корректировать по мере поступления новых данных или фактов.
Для оценки текущего положения дел используются следующие инструменты (т. е. формы):
1. Форма учета рабочих процессов
Представляет собой документ Microsoft Word, который применяется для выявления текущих рабочих процессов. Используйте данную форму в течение первого месяца построения бережливого офиса.
2. Журнал учета остановок и незапланированных заданий
Представляет собой документ Microsoft Word, в котором фиксируется, как часто и кем работа прерывается. Используйте данную форму в течение первого месяца построения бережливого офиса, а затем через каждые полгода.
3. Журнал учета звонков и сообщений
Документ Microsoft Word, в котором фиксируются все телефонные разговоры и/или электронные сообщения. Используйте данную форму на всех этапах создания бережливого офиса.
4. Вопросник «Необходимость перемен»
Помогает донести до сотрудников мысль о том, что стандарты, методы управления и оптимизации процессов можно улучшать. Используйте данную форму в течение первой недели построения бережливого офиса.
Все эти инструменты необходимы для учета текущих процессов и выполняемых персоналом офиса операций. Кроме того, с их помощью ваши сотрудники получат представление о том, на что уходит их рабочее время, поскольку все остановки, прерывающие выполнение процессов, будут фиксироваться.
Форма учета рабочих процессов
Форму учета рабочих процессов должен заполнять каждый член команды / работник отдела, без исключений. Таким образом, менеджеры и линейные руководители сами должны делать то, что они требуют от подчиненных. Эта форма применяется для учета процессов, но не отдельных заданий. Ее следует заполнять в течение 30 дней, чтобы выявить, какая именно работа выполняется в организации и чем занимаются сотрудники. Далее процессы следует разделить на критичные и некритичные важные.
Критичными являются такие процессы, которые напрямую затрагивают потребителя и/или финансовое положение организации.
Примеры критичных процессов
• регистрация заказа;
• выставление счета;
• прием пациента;
• открытие сберегательного счета;
• безналичный перевод средств;
• проведение разведывательной операции перед боевыми действиями;
• ведение боевых действий;
• рентгенологическое исследование пациента;
• прием ученика в школу;
• заключение договора о страховании жизни;
• спуск судна на воду;
• проведение хирургической операции.
Некритичные процессы
Некритичными считаются такие процессы, которые необходимо выполнить, но которые не затрагивают напрямую клиента или финансовое положение организации.
Примеры некритичных процессов:
• получение отчета о кредитоспособности;
• заполнение документов для получения страховки;
• оценка результатов деятельности сотрудников;
• подготовка бюджетного отчета;
• проведение совещания по поводу учебного плана;
• перенос визита к врачу;
• составление коммерческого предложения;
• подготовка отчета по итогам месяца;
• поиск/заказ канцелярских принадлежностей;
• проведение маркетингового исследования;
• открытие сберегательного счета.
Используйте приведенную ниже форму для того, чтобы зафиксировать текущие процессы. Постарайтесь вместе с другими членами команды составить список типовых процессов или потоков создания ценности в своем отделе (см. следующий раздел «Определение потока создания ценности и составление его карты»). Благодаря этому каждый сотрудник начнет рассматривать организацию работы офиса с точки зрения выполняемых в нем процессов. Вам вряд ли удастся учесть все процессы, однако постарайтесь перечислить как можно больше пунктов и оставьте в форме свободное место для новых процессов.
Перечислите все процессы вместе с процессами-поставщиками и потребителями в левой колонке формы. Классифицировать их как критичные или некритичные можно на общекомандном совещании или же, по предварительной договоренности, во время сбора остальной информации. Заполняйте форму как минимум в течение месяца.
