Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [45]
ДОТ должна развиваться как открытая система, при помощи которой каждый информационный провайдер может доставлять документы любому пользователю. Желательно, чтобы в ДОТ использовались международные стандарты передачи данных.
Дальнейшие технические исследования необходимы, чтобы определить, как применить сущест-вующие технологические решения для построения ДОТ._
1. Можем ли мы оцифровывать напечатанные документы?
2. Можем ли мы централизованно хранить их?
3. Можем ли мы передавать их получателю? Каковы будут издержки в этом случае?
Казалось бы, теперь анализ будет определяться необходимостью ответов на эти вопросы. Ответы (да, да, нет), возможно, приведут вас к пирамиде смыслов со структурой на основе дедукции:
Это была ситуация, в которой читатель знал и понимал проблему, а составитель документа просто описывал решения. Однако зачастую вы будете описывать предполагаемое решение в таких условиях, когда читатель не знает и не понимает проблему. Поэтому вам придется учитывать каждую деталь. Такая ситуация представлена на рис. 35.
Этот меморандум был представлен на подпись главе отдела, который занимается подготовкой и выпуском графических справочников. Справочники состоят из графиков, отражающих деятельность компании в самых разных направлениях за предшествующий период: график изменения уровня продаж, график изменения издержек и прибыли и т.д. Они полезны для менеджеров среднего звена, активно использующих их при подготовке презентаций для топ-менеджеров.
Ситуация, которая была описана в меморандуме, складывалась крайне неудовлетворительно. Главу отдела замучили ошибки в графиках. Главным образом они возникали в ходе работы над составлением графиков, а именно:
1.-► 2. -► 3. -► 4.-► 5.-► 6.-► 7.-► 8.
Сбор Систематизация Ввод Работа на Компьютер Проверка Составление Архиви-
данных данных. данных в компьютере вычерчивает узловых справочных рование
Обработка компьютер графики точек книг для
их для графиков использования графиков в презентациях
Ошибки могли возникнуть во время сбора и ввода информации, исходные показатели часто были неполными или представлялись не вовремя. Графики обрабатывались с опозданием, так что не хватало времени исправить замеченные ошибки. Но даже если графики были абсолютно точны, когда подшивались в сводные справочники, новая проблема все же возникала. Ее порождали сами менеджеры-заказчики: по каким-либо соображениям они могли внезапно решить, что график необходимо изменить, чтобы он стал понятнее или изображал выгодную для презентации тенденцию. В этих случаях менеджеры даже не информировали отдел, работающий над графиками, о предполагаемых или внесенных изменениях.
Рассматриваемый нами отдел отвечал за выпуск четырех справочников. По скольку при выпуске одного из них для сбора информации использовался супермощный компьютер, руководитель отдела рассудил, что с этой же целью его можно использовать и для других справочников.
Система генерирования графиков
Передача Ввод
цветных дополнительной
графиков на информации
анутрисе геаые в эти локалшые
устройства компьютеры компьютеров отделов
В конце концов, руководитель решил, что наиболее удобной была бы сис тема вроде следующей:
-► 4.
Предполагаемая система
Передача данных нап[)пмую в корпортивный компьютер |  |
Изменения, вноси- L мыс менеджерами-!
заказчиками во время презентаций!
Ситуация = В данный момент мы отвечаем за выпуск справочников.
Затруднение = Существуют некоторые проблемы, с которыми мы сталкиваемся из-за передачи данных.
Вопрос =?
Ответ = Это существующий процесс выпуска справочников.
Этот блок - описание системы генерирования графиков (вывод на локальные компьютеры) и соответствующие проблемы.
Проблемы являются следствием неэффективности процесса, который необходимо улучшить, устранив лишние этапы. Когда вам будет удобно, можем ли мы обсудить лучшие варианты?
Глава отдела попросил своего лучшего помощника написать доклад высшему руководству, которое знало об этой проблеме, дабы убедить начальство в необходимости изменений. В итоге появился документ, приведенный на рис. 35.
В документе говорилось приблизительно следующее:
1.
-> 2.
3.-
5.
Компьютеры
создают
графики
Ввод информации
обработанной
компьютерами
отделов, в главный
компьютер
компании
Обработка а суперкомпьютере данных для построения графика
 |
Статистическая^ проверка точности графиков Сведение графиков в спрашнные| книги |
Кому:
От кого:
Как вы знаете, ответственность за производство четырех справочников с графическими материалами перешла от Департамента корпоративного планирования к Департаменту финансового анализа. Цель этого доклада — очертить основные задачи/проблемы, которые возникли вследствие передачи дел.
Чтобы отчетливо обрисовать эти задачи, коротко опишем этапы существующего ныне процесса подготовки и выпуска справочников. Они таковы:
1. Сбор данных. Основными источниками данных являются внешние доклады отфилиалов («отчетные формы»), внутренние документы подразделений и устная информация, поступившая по телефону.
