Жизнь удалась! Как успевать полноценно жить и работать - [5]

Легких вам вспоминаний! Хорошего вам будущего!

Вы у руля

Легче и точнее свои дела помнят те, кто является хозяином своей жизни. Если дела задают вам, вы едва ли можете их прогнозировать. «Что сегодня будешь делать? – Не знаю, что скажут…» Если свои дела определяете вы, вы можете их запланировать и составить их список, вы можете знать их заранее.

Более крепкая память у более ответственных людей. Даже если список дел «дается сверху», то ответственный человек делает их своими, выполняет их как то, что планирует он сам, добиваясь результата. Менее ответственные люди загружают себя работой лишь настолько, чтобы начать ее делать. А помнить о задании, доводить его до конца… – ну, это как получится.

Крепкой вам памяти!

Конкретика и детализированность

Большое количество дел пишет не тот, кто делами перегружен, а тот, кто знает, из каких конкретных дел и деталей состоит его работа. Тот, у кого развита способность видеть те дела, которые он делает.

Этим способом при приеме на работу некоторые опытные кадровики оценивают деловые качества, а точнее – уровень организованности претендента: «Перечислите дела вашего обычного дня на вашей предыдущей работе!» – а дальше наблюдают, сколько и с какой скоростью вы дела вспоминаете.

Мы помним: длительность дела мы определили от 3 до 30 минут, средняя продолжительность – 15 минут. Рабочее время в среднем 500 минут. Сколько дел умещается в рабочее время? – 33 дела. Ладно, 30. Но не 10. Вы – не бездельник. У бездельника день состоит из: «Проснулся. Поел… А дальше не помню…» А чем детализированнее и конкретнее вы видите свой день, тем точнее вы ставите перед собой задачи, тем эффективнее вы работаете.

Возможно, кого-то подвели слишком общие описания. «Подготовить позицию к переговорам» – неплохая формулировка, но слишком общая. Конкретнее было бы:

Подготовить тезисы: формулировки и аргументацию.

Сделать презентацию в PowerPoint`е.

Согласовать с шефом.

Сделать презентацию на общей встрече.

Собрать обратную связь и уточнить формулировки.

Если учесть, что каждый пункт здесь занимает от 10 до 30 минут, именно такие, конкретные формулировки дел оказываются самыми точными. И именно такие, конкретные, формулировки позволяют каждое небольшое дело сделать максимально эффективно.

Другое дело, что для удобства запоминания имеют смысл частные дела, где можно собирать, упаковывать в основные Задачи дня. 30 дел в одной голове уложить в память затруднительно, но если их правильно скомпоновать, все становится проще. Память нормально удерживает около семи объектов, поэтому оптимально, если в расписании дня будет до 7 основных задач, а каждая задача может состоять из нескольких (до 7) дел. У вас даже оказывается запас…

Портрет недели

Чтобы хорошо сделать день, нужно видеть план предстоящего дня. Чтобы правильно построить свою неделю, нужно записать все основные дела недели и задуматься об их составе и расположении. Начните с простого: разграфите лист на блоки «понедельник», «вторник» и так далее, в каждый блок запишите все дела вашей обычной недели.

«В магазин за продуктами», «фитнес», «заправить машину», «гости» или «учеба» – дела недели.

У вас пять минут, вспомните и напишите не менее 20 дел. Скоро вам это очень пригодится…

Анализ рабочего времени: Дела, Сервис, Пустота

Есть время рабочее, есть время личное…

Ну, это не совсем правда. Чем более творческой жизнью живет человек, чем больше он любит и заботится, тем труднее ему определить, где – Работа, а где – Личное. Ведь если Работа – любимая, она становится уже Личным, а если всерьез относиться к Личному, это уже видится Работой.

Многие женщины так себе и формулируют: «У меня две работы – Работа и Дом». И работа дома бывает и более трудной, и ответственной.

Итак, в рамках вашего рабочего времени все записанные вами дела (сложенные вместе и дела дня, и дела недели) разложите на три группы:

Дела — собственно продуктивная деятельность, которая будет кем-то оценена и оплачена.

Например, выполнил заказ, обслужил клиента, провела урок, завершил переговоры…

Сервис – от этого вперед не продвигаемся, нам за это никто не заплатит, но без этого нельзя двигаться дальше.

Составили план дня. Поговорили с коллегой, обидевшейся на шефа, привели ее в чувство. Решили вопрос с пожарной инспекцией. Размялись, понаклонялись, восстановили затекшие спину и ноги. Еще раз пересчитали деньги. Убрали лишние вещи со стола.

Пустота — время провели, результат – ноль. На деловом языке такие дела иногда называют Времяпожирателями или Времяпоглотителями, в непосредственном общении – Пустотой или Фигней.

Чем занимался вчера полчаса после разговора с шефом? – Ну, фигней…

Пустотой оказываются иногда и неконструктивные переговоры, и чрезмерно разросшиеся совещания. Чаще это компьютерные игры в рабочее время, путешествия по бескрайним просторам Интернета, затянувшиеся перекуры, неторопливые и веселые беседы за очередной чашечкой кофе – все, чем вы успешно отвлекаете себя от работы.

Кстати, вы не забыли записать это в делах вчерашнего дня? Критерий помните? – более 3 минут…

Сложив все время по каждой из этих категорий, нарисуйте круговую диаграмму по использованию вами рабочего времени. Если ваш результат напоминает диаграмму № 1 (соотношение 7/1/2), поаплодируйте себе, если результат склоняется к диаграмме № 2 (соотношение 5/2/3), наверное, стоит что-то менять.